Warum Vorlagen benutzen?

Vorlagen oder Standard-E-Mails sind vorformulierte Nachrichten, die mit einigen wenigen Klicks verschickt werden können. Das hilft Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie oft dieselbe Art Nachrichten schreiben müssen. Vorlagen können für Besprechungen, den Versand von Angeboten und Rechnungen, automatische Erinnerungen und Dankesschreiben erstellt werden. Es gibt in Teamleader schon einige vorgefertigte Vorlagen, aber Sie können sie immer anpassen, um eine persönlichere Kommunikation zu erzielen.

E-Mail-Variablen

Für jede E-Mail-Vorlage in Teamleader gibt es mehrere Variablen, die Sie für eine persönliche Gestaltung Ihrer Nachricht verwenden können. Zum Beispiel die Variable #CLIENT_FORENAME wird immer durch den Vornamen des Kontakts, dem Sie eine E-Mail schicken, ersetzt, wenn diese Information im CRM vorhanden ist. Wenn Sie Jeroen De Wit eine E-Mail schicken, wird die Variable #CLIENT_FORENAME durch „Jeroen“ ersetzt.


Diese Variablen können immer unten im Bildschirm gefunden werden, wenn Sie eine Vorlage nutzen.

Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Arten E-Mail-Vorlagen, die Teamleader bietet.

  1. Vorlagen für Angebotstexte
  2. E-Mail-Vorlagen für Angebote
  3. E-Mail-Vorlagen für Rechnungsversand 
  4. Allgemeine E-Mail-Vorlagen
  5. Besprechungsvorlagen
  6. Automatische Erinnerungen


1. Vorlagen für Angebotstexte

Navigieren Sie für die Erstellung einer Vorlage eines Angebotstexts zu „Einstellungen“ > „Deals“. Scrollen Sie nach unten zu "Angebotstext - Vorlagen". Diese Vorlagen werden auf der ersten Seite des Angebots verwendet, außer wenn Sie es anders in Ihrer Angebotsvorlage definiert haben.

Um selbst einen Text zu erstellen, klicken Sie auf das „+“-Zeichen. Im folgenden Pop-up können Sie Ihren Text schreiben. Sie können hier auch verschiedene Variablen zur persönlichen Gestaltung Ihres Texts verwenden. Indem Sie zum Beispiel die Variable #NAME verwenden, können Sie in jedem Angebotstext den Namen Ihres Kunden anpassen, egal zu welchem Kunden Sie das Angebot schicken. Sie können verschiedene Vorlagen je nach Art des Angebots einrichten.


2. E-Mail-Vorlagen für Angebote

Zusätzlich zum Angebotstext können Sie E-Mail-Vorlagen für Angebote erstellen.

Hier ist vor allem die Variable #LINK wichtig. Wenn Sie diese Variable in Ihrer Vorlage verwenden, wird dies für Ihren Kunden als ein Link zu Cloudsign sichtbar, wo das Angebot abgerufen und online unterschrieben werden kann. Die #LINK-Variable wird in Ihrer E-Mail durch den Satz „Angebot online ansehen“ ersetzt


Wenn über Cloudsign ein Angebot akzeptiert wird, bekommen Sie eine Benachrichtigung in Teamleader. Ein akzeptierter Deal ändert die Dealphase automatisch zu „Akzeptiert“.


3. E-Mail-Vorlagen für Rechnungsversand

Sie können Rechnungsvorlagen über „Einstellungen“ > „Rechnungen“ nach Ihren Wünschen anpassen. Scrollen Sie nach unten zu „E-Mail-Vorlagen für Rechnungsversand“ und bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage oder erstellen Sie eine neue, indem Sie auf das „+“ -Symbol klicken.


Sie können Rechnungsvorlagen verwenden, um Rechnungen ein erstes Mal zu schicken, oder als Erinnerung, wenn eine Rechnung überfällig ist.


4. Allgemeine E-Mail-Vorlagen

In Teamleader ist eine Kontakt- oder Firmen-E-Mail-Adresse immer anklickbar. Wenn Sie an diese Adressen E-Mails schicken, können Sie auch vordefinierte Vorlagen verwenden. Das kann praktisch sein, zum Beispiel für eine Verkaufsorganisation, die an potenzielle Kunden viele gleiche E-Mails geschickt hat.

Zur Erstellung dieser E-Mail-Vorlagen navigieren Sie zu Einstellungen > „E-Mail Vorlagen“. Klicken Sie auf das „+“-Zeichen neben „E-Mail-Vorlagen“ und entwerfen Sie eine Standardnachricht. Anhand von Variablen können Sie diese Nachrichten immer personalisieren.


Sobald Sie mit dem Entwurf fertig sind, finden Sie sie beim Schreiben von E-Mails, nachdem Sie im CRM auf eine E-Mail-Adresse geklickt haben.


Bemerkungen: Wenn Sie die E-Mails schreiben, möchten Sie eventuell neue Absätze verwenden. Um mit einem neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie auf Enter. Um an einer neuen Zeile zu beginnen, drücken Sie auf Shift + Enter.



5. Besprechungsvorlagen

(Diese Funktion ist in unserem Move-paket oder höher verfügbar) 

Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Kalender“. Scrollen Sie nach unten zu „Besprechungsvorlagen“ und erstellen Sie selbst eine Vorlage oder Standardnachricht, indem Sie auf das „+“-Zeichen klicken.


Möchten Sie die Standardnachricht einem Kontakt schicken? Erstellen Sie eine Besprechung in Teamleader und fügen Sie den Kontakt der Besprechung hinzu. Jetzt bekommen Sie die Möglichkeit, die E-Mail zu schicken. Dort können Sie wählen, welche Vorlage Sie verwenden wollen.


6. Automatische Rechnungserinnerungen

(Diese Funktion ist in unserem Move-paket oder höher verfügbar) 

Manche dieser Nachrichten können Sie als automatische Erinnerungen schicken, wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt. Das können Sie unter „Automatische Erinnerungen“ machen. Hier können Sie die von Ihnen erstellten Nachrichten wählen und das Zeitfenster, in dem die Erinnerung zu schicken ist, bestimmen. Sie können dies mehrmals tun, mit mehreren Nachrichten.