Für viele von uns bedeutet ein neues Kalenderjahr auch gleichzeitig ein neues Geschäftsjahr. Glücklicherweise ist Teamleader Focus darauf vorbereitet, damit Sie so wenig Arbeit wie möglich haben. Falls Sie der näherrückende 1. Januar dennoch etwas verunsichert sind, dann keine Panik, wir haben hier einige Fragen und Antworten vorbereitet.

Rechnungen & Buchhaltung

(Wenn Sie das SMART-Paket haben, sind Rechnungen nicht verfügbar)

• Muss ich mein eigenes Geschäftsjahr für 2024 anlegen?
• Beginnt die Nummerierung der Rechnungen wieder bei 1? Und die Nummerierung meiner Deals? Und die Nummerierung all meiner anderen Dokumente?
• Was mit den Gutschriften?
• Kann ich mein eigenes Geschäftsjahr anlegen?
• Kann ich noch immer Rechnungen für das alte Geschäftsjahr buchen?
• Mein Teamleader Focus-Konto ist mit einem Buchhaltungsprogramm verbunden. Muss ich hierbei auf etwas achten?
• Die Synchronisierung mit meinem Buchhaltungsprogramm ist fehlgeschlagen. Warum? 

Frage: Muss ich mein eigenes Geschäftsjahr für 2024 anlegen?

Antwort: Nein, wenn Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, dann erstellt Teamleader Focus an dem Punkt, an dem Sie Ihre erste Rechnung von 2024 buchen, automatisch ein neues Geschäftsjahr. Dies geschieht auch, falls die Rechnung aus einem Abonnement generiert wird. Wenn Sie Teamleader Focus mit einem Buchhaltungsprogramm verbunden haben, dann werden dort automatisch dieselben Journale wie im Vorjahr angelegt.

Hinweis: Das ist übrigens auch der Fall, wenn Ihr Geschäftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Wenn Ihr Geschäftsjahr nun beispielsweise am 31. März endet und Sie am 1. April eine Rechnung buchen, dann erstellt Teamleader Focus auch hier automatisch ein neues Geschäftsjahr.

Frage: Beginnt die Nummerierung der Rechnungen wieder bei 1?

Antwort: Genau. Die Nummerierung Ihrer Rechnungen beginnt erneut ab Ihrer allerersten Rechnung im neuen Geschäftsjahr. Das Präfix ist auch der Name Ihres Geschäftsjahres. Im Geschäftsjahr 2024 bedeutet dies, dass die Nummer der ersten Rechnung 2024 / 1 ist.

Frage: Und die Nummerierung der Deals?

Antwort: Nein, die Nummerierung der Deals aus den Vorjahren wird fortgesetzt.

Frage: Und die Nummerierung aller anderer Dokumente?

Antwort: Nein, wenn Sie möchten, dass wir Ihre Nummerierung anpassen, schauen Sie sich diesen Artikel an. Bitte lesen Sie diesen sorgfältig und folgen Sie den Anweisungen.

Frage: Was mit den Gutschriften?

Antwort: Hierbei wird dasselbe Prinzip angewandt. Die Nummerierung von Gutschriften beginnt wieder bei 1 oder bei einem von Ihnen eingegebenen Wert. Die Nummerierung von Rechnungen und Gutschriften laufen unabhängig voneinander. 

Frage: Kann ich mein eigenes Geschäftsjahr anlegen?

Antwort: Das können Sie allerdings. Dazu gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Geschäftsjahre > +. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dann erstellt Teamleader Focus die folgenden Geschäftsjahre nicht mehr automatisch. Wenn Sie Ihre eigene Rechnungsnummerierung einstellen möchten, dann raten wir Ihnen eigene Geschäftsjahre zu erstellen.

Frage: Kann ich noch immer Rechnungen für das alte Geschäftsjahr buchen?

Antwort: Das können Sie auf jeden Fall, Sie müssen lediglich auf das Datum achten. Nehmen wir nun einmal an, dass Sie Ihre letzte Rechnung am 20. Dezember erstellt haben, dann können Sie noch weiterhin Rechnungen mit einem Rechnungsdatum vom 20. Dezember bis einschließlich 31. Dezember buchen. Wenn Ihre letzte Rechnung jedoch vom 31. Dezember datiert, dann können Sie lediglich Rechnungen mit demselben Datum, also dem 31. Dezember buchen.

Frage: Mein Teamleader Focus Konto ist mit einem Buchhaltungsprogramm verbunden. Muss ich hierbei auf etwas achten?

Antwort: Die meisten Buchhaltungsprogramme erstellen am Ende eines Geschäftsjahres automatisch ein neues. Jedoch raten wir Ihnen, dies nochmal zur Sicherheit zu überprüfen.

Frage: Die Synchronisierung mit meinem Buchhaltungsprogramm ist fehlgeschlagen. Warum? 

Antwort: Um genau zu wissen, warum es fehlgeschlagen ist, können Sie überprüfen, ob Sie eine Fehlermeldung erhalten haben. Navigieren Sie zu Ihren Rechnungen und klicken Sie auf die Doppelpfeile in der oberen rechten Ecke, um eine manuelle Synchronisierung mit Ihrem Buchhaltungsprogramm durchzuführen. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Glockensymbol:

Die Fehlermeldung informiert Sie darüber, wo die Synchronisierung fehlschlägt, oder fordert Sie auf, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Bitte teilen Sie uns mit, welche Fehlermeldung Sie genau erhalten. Es kann auch hilfreich sein, die Spalte "Buchhaltungsnummer" zu Ihrer Rechnungsübersicht hinzuzufügen, indem Sie auf das Zahnrad in der unteren rechten Ecke klicken. Die erste Rechnung, die nicht synchronisiert werden kann, ist die Rechnung ohne Buchhaltungsnummer. Das Problem bezieht sich wahrscheinlich auf diese Rechnung.

Produkte

• Wie kann ich eine Indexierung meiner Produktpreise durchführen?
• Ich habe meine Produktpreise erhöht, was geschieht mit meinen Abonnements? 

Frage: Wie kann ich eine Indexierung meiner Produktpreise durchführen?

Antwort: Zuerst müssen Sie Ihre Produkte exportieren, den Preis in Excel anpassen und die Datei in Teamleader Focus importieren. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie. Wenn Sie die aktuellen Preise in Teamleader Focus verwenden und die Preiserhöhung nur für bestimmte Kunden berechnen möchten, können Sie mit Preislisten arbeiten. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. 

Frage: Ich habe meine Produktpreise erhöht, was geschieht mit meinen Abonnements? 

Antwort: Die Preise der Produkte in Ihrem Abonnement werden nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen zum entsprechenden Abonnement navigieren, den / die Preis(e) des Artikels bearbeiten und das Abonnement erneut speichern. Die danach erstellten Rechnungen haben die aktualisierten Preise.

Benutzereinstellungen

• Einige ehemalige Mitarbeiter werden zum Jahresanfang durch neue Kollegen ersetzt. Welche Schritte sollte ich unternehmen?
• Sollte ich zum Jahresanfang neue Abwesenheitsgründe erstellen? 
• Wie kann ich mir einen Überblick über die Abwesenheit meiner Mitarbeiter in diesem Jahr verschaffen?

Frage: Einige ehemalige Mitarbeiter werden zum Jahresanfang durch neue Kollegen ersetzt. Welche Schritte sollte ich unternehmen?

Antwort: Deaktivieren Sie das Benutzerkonto des ehemaligen Kollegen. Dadurch wird eine Lizenz für die Erstellung eines neuen Benutzerkontos eröffnet, und der Kollege kann einen Neuanfang machen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Frage: Sollte ich zum Jahresanfang neue Abwesenheitsgründe erstellen? 

Antwort: Ja. Wir empfehlen Ihnen dringend, dies zu tun, anstatt das Gültigkeitsdatum zu verlängern. Die Wiederverwendung desselben Abwesenheitsgrundes kann zu Fehlern führen. Zum Beispiel, die Feiertage des vorherigen Jahres könnten verschwinden, und dies würde dazu führen, dass sie im aufgezeichneten Urlaub des neuen Jahres hinzugezählt werden.

Frage: Wie kann ich mir einen Überblick über die Abwesenheit meiner Mitarbeiter in diesem Jahr verschaffen?

Antwort: Gehen Sie zu Einstellungen > Urlaub > Klicken Sie auf die drei Punkte neben "Freie Tage", und wählen Sie "Export".

Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen

Frage: Wie kann ich die verbleibende, nicht abgerechnete Zeit im Jahr 2023 für meine Kunden in Rechnung stellen? 

Antwort: Navigieren Sie zu Rechnungen > Nicht abgerechnete Zeit in Rechnung stellen. Sie können auch auf "Weitere Optionen" klicken, damit Sie nur Zeiterfassung vor oder an einem bestimmten Datum in Rechnung stellen.

Vielleicht ist es ein bisschen früh, aber trotzdem: Frohes neues Jahr!