Dieser Artikel enthält hilfreiche Tipps und einen möglichen Arbeitsprozess für Kreativagenturen im Programm Teamleader Focus. Wir gehen hierbei davon aus, dass das Projektmodul das Herzstück der Organisation ist und daher wird dies auch die Basis für diesen Artikel.

Es versteht sich von selbst, dass alle Firmen natürlich anders arbeiten und daher sind dies auch nur Hilfestellungen, um Ihnen weiterzuhelfen. Sollten Sie andere Fragen haben, so schauen Sie sich doch einfach auf unserem Support Center um, um spezifische Informationen zu Modulen zu erhalten oder kontaktieren Sie unseren Support.

Hier eine Übersicht über die verschiedenen Teilbereiche:

• Planung
• Projekte
• Dokumente
• Zeiterfassung

Planung

Wiederkehrende Aufgaben und Besprechungen

Um soviel wie möglich zu automatisieren möchten Sie wahrscheinlich so wenig Zeit wie möglich mit der Planung verbringen. Stellen Sie Ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben oder Besprechungen einfach als sich wiederholend ein.

Projekte

Kreativeagenturen haben oft einen klaren Prozess vor Augen sobald ein neues Projekt mit einem Kunden ansteht. In Teamleader Focus werden diese Teilschritte als Phasen unter ein Projekt angeordnet. Aufgaben und Besprechungen fallen dann wiederum unter eine Phase. Im Folgenden finden sich interessante Dinge, die Ihnen hierbei weiterhelfen könnten:.

Projektstrukturplan

Wenn Sie zu planen anfangen, verwenden Sie bei der Planung in Teamleader Focus am Besten Phasen, um Ihr Projekt in verschiedene Teile zu unterteilen, vom konzeptionellen Teil bis hin zur Präsentation Ihrer Arbeit beim Kunden und zur Veröffentlichung. Um weitere Phasen zu erstellen und diesen Phasen Aufgaben und Besprechungen hinzuzufügen, klicken Sie auf ein Projekt und Sie werden zur Projektstrukturseite weitergeleitet.

Dies kann in etwa so aussehen:

Die Verteilung auf die Phasen hängt natürlich sehr stark von der Art der Projekte in Ihrer Firma ab. Das Wichtigste hierbei ist es immer genau zu wissen was von wem innerhalb einer jeden Phase erwartet wird. Eine Phase ist immer einem verantwortlichen Kollegen zugeordnet aber die darunter erstellten Aufgaben und Besprechungen können auch anderen Kollegen zugeordnet werden.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Phase schließen, wenn alle darin enthaltenen Aufgaben und Besprechungen abgeschlossen sind. Das können Sie einfach machen indem Sie über die Phase schweben und auf Phase schließen klicken. Wenn am Ende noch eine Phase offen ist, gilt das Projekt als offen:

Abhängige Phasen

In manchen Fällen können Sie erst mit einer Phase beginnen sobald der vorherige abgeschlossen ist. Sie können beispielsweise kein Front-End Development starten wenn Sie den Wireframe noch nicht haben. Hier finden Sie alle Informationen darüber, wie Sie Phasen voneinander abhängig machen können.

Verbrauchtes Budget

'Verbrauchtes Budget' zeigt das Budget Ihres Kunden und die abrechenbaren Stunden an. Mit der Budgetverwaltung für Projekte können Sie das festgelegte Budget verfolgen, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben. Durch die Zuweisung von Ressourcen und die Schätzung der Zeit für abrechenbare Aufgaben und Besprechungen wissen Sie, ob das Budget überschritten wird. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts.

Gewinn

Behalten Sie Ihre Kosten und potenziellen Einnahmen über die Gewinn-Funktion in jedem Projekt im Auge. Schauen Sie sich die Details an, um zu sehen, woher die meisten Ihrer Kosten stammen, damit Sie wenn nötig Anpassungen machen können. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts.

Projektzeitliste

Über die Projektlistenübersicht können Sie problemlos zur Projektzeitleiste wechseln. Die Projektzeitleiste bietet Ihnen eine visuelle Zeitleistenübersicht aller Ihrer Projekte. Sie können ständig bewerten, wie beschäftigt Ihr Unternehmen ist, und Ihnen zeigen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Projektplanung

Nutzen Sie die Projektplanung, um Ihre Arbeit möglichst effizient unter Ihren Kollegen zu verteilen.

Dokumente

Kreativagenturen haben meist viele Dokumente, Visualisierungen, etc. die mit dem Kunden geteilt werden müssen. Hier  geben wir Ihnen Tipps wie Sie solche Dokumente am Besten intern und extern miteinander teilen können.

Externer Zugang zu einem Projekt

(Funktion in unserem Boost-Paket verfügbar)

Um mit ihrem Kunden in Kontakt zu bleiben, um deren Fragen und Stimmungsumschwünge zu kennen, kann es von Vorteil sein, wenn Sie Ihren Kunden externen Zugang zu Ihrem Projekt gewähren. Dadurch können sie den Fortschritt einsehen und auch alle hochgeladenen Dokumente können eingesehen und heruntergeladen werden. Sie finden diese Funktionalität unter dem 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile des Projekts. 

Dropbox

Sie können bei jedem Modul Dokumente hochladen, wenn Sie dies aber zentralisieren möchten, dann empfehlen wir Ihnen die Integration mit Dropbox.

Zeiterfassung

Wenn Sie genau wissen wollen, wie viel Ihre Arbeit eigentlich wert ist, dann ist akkurate Zeiterfassung ein Muss. In Teamleader Focus gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten Ihre Zeit zu erfassen, aber diese sollten Sie sich genauer anschauen:

• Time-Tracker-Funktionalität: Starten Sie die Erfassung direkt von Ihrem Teamleader Focus-Konto aus.
• Mobile App: Sie arbeiten ohne Laptop? Erfassen Sie Zeit mit der Mobile App von Teamleader Focus.

Was ist Ihr bester Tipp für die Arbeit mit Teamleader Focus? Kontaktieren Sie einfach unser Supportteam.