Bisher haben Sie Ihre Rechnungen wahrscheinlich immer als PDF an Ihren Kunden geschickt. Es ist jedoch auch möglich, dass ein Unternehmen oder eine Behörde, mit der Sie Rechnungen austauschen, plötzlich eine elektronische Rechnung (eine „E-Rechnung“ oder eine Rechnung im XML- oder UBL-Format) verlangt. Aber was bedeutet das genau? Und ist das über Teamleader Focus möglich?
Haftungsausschluss: Spezifische Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien finden Sie im folgenden Artikel.
Was ist PEPPOL?
Hauptzweck
Es gibt online eine Menge Informationen über die elektronische Rechnungsstellung und PEPPOL, daher fassen wir den ursprünglichen Zweck hier schnell zusammen:
Ab den 90er Jahren litten Unternehmen, die miteinander Geschäfte machten und Rechnungen elektronisch austauschten, oft unter einer großen Heterogenität zwischen Anbietern und Branchen. Dies führte dazu, dass der Prozess des Austauschs von Informationen (z. B. Rechnungen) sehr zeitaufwändig und ineffizient war. PEPPOL war eine Lösung für dieses Problem, die 2008 von einem europäischen Verband vorgeschlagen wurde. Sein Hauptziel war es, elektronische Verbindungen mit Partnern (z. B. elektronische Rechnungsstellung) schneller und einfacher zu machen, indem es universelle Formate für eine Vielzahl von Dokumenten bereitstellt.
PEPPOL stellt sowohl die formalen Anforderungen, die verschiedene Dokumente (z. B. Rechnungen) erfüllen sollten, als auch das Netzwerk bereit, über das sie ausgetauscht werden sollen. Die formalen Anforderungen sind in jeder UBL-Version beschrieben, das Netzwerk besteht aus Zugangspunkten, die von der PEPPOL-Organisation offiziell zertifiziert sind.
Länderspezifische Umsetzung
PEPPOL war eine europäische Initiative, aber die länderspezifische Umsetzung war je nach den Gesetzen der einzelnen Länder sehr unterschiedlich.
In einigen Ländern (z. B. Italien) hat die Regierung die Verwendung des PEPPOL-Netzwerks zum Austausch von Rechnungen sowohl im B2G- (Business-to-Government) als auch im B2B-Kontext (Business-to-Business) vorgeschrieben. Das bedeutet, dass jede Rechnung, die an einen Lieferanten gesendet wird, über das PEPPOL-Netzwerk gesendet werden sollte.
In den anderen europäischen Ländern ist die Nutzung des PEPPOL-Netzwerks derzeit nur im B2G-Kontext erforderlich. In diesen Ländern müssen Sie das PEPPOL-Netzwerk nur verwenden, wenn Sie eine Rechnung an eine Regierung/öffentliche Organisation senden (obwohl Gesetze ausgearbeitet werden, um dies auch im B2B-Kontext vorzuschreiben).
Wie kann ich Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk versenden?
Teamlader Focus
Wie bereits beschrieben, besteht das PEPPOL-Netzwerk aus etwa 300 zertifizierten Zugangspunkten in ganz Europa. Sowohl Absender als auch Empfänger der Rechnung sind an einem eigenen Zugangspunkt angebunden (diese Struktur wird als „4-Corner-Modell“ bezeichnet).
Teamleader Focus ist derzeit nicht mit einem solchen Zugangspunkt verbunden, was es unmöglich macht, eine Rechnung direkt von Teamleader Focus an den Endkunden zu senden. Glücklicherweise haben wir mehrere Partner, die sich mit unserer Plattform verbinden und die wiederum mit einem Zugangspunkt verbunden sind. Durch die Synchronisierung Ihrer Rechnungen mit dem Tool des Partners werden diese in das erforderliche UBL-Format konvertiert und über einen zertifizierten Zugangspunkt an den Endkunden gesendet.
Länderspezifische Informationen
Wenn eine Regierungsorganisation verlangt, dass Rechnungen über PEPPOL an sie gesendet werden, verwenden sie auch eine Plattform, die mit einem Zugangspunkt verbunden ist. Die Namen dieser Plattformen sind je nach Land unterschiedlich, ebenso wie die Integrationen (Partner), die wir für jedes Land empfehlen:
| Land | Regierungsplattform | Empfohlener Partner/Integration |
|---|---|---|
| Belgien | Mercurius | Ixordocs (Bezahlung per Rechnung) Billit (monatliche Lizenz) |
| Die Niederlande | Digipoort | Ixordocs (Bezahlung per Rechnung) Billit (monatliche Lizenz) |
| Frankreich | Chorus Pro | Billit (monatliche Lizenz) |
| Spanien | FACe | Billit (monatliche Lizenz) |
| Deutschland | E-Rechnung | Billit (monatliche Lizenz) |
Billit
Wenn Sie häufig Rechnungen an die Regierung senden, empfehlen wir die Installation der Billit-Integration. Wenn Sie Fragen zur Integration haben (oder Hilfe bei der Installation benötigen), können Sie sich direkt an Billit wenden. Dies kann erfolgen über:
- +323/283.09.09
- support@billit.be
Ixordocs
Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen an die Regierung senden (z. B. einige Male im Jahr), empfehlen wir Ihnen, IxorDocs zu verwenden, da Sie nur eine Gebühr pro Rechnung und keine feste Gebühr pro Monat zahlen. Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier.
Bei Fragen zu diesem Tool können Sie sich direkt an IxorDocs wenden. Dies kann erfolgen über:
- info@ixordocs.be
Hinweis: In Teamleader Focus-Konten mit mindestens ener belgischen Einheit können Rechnungen auch (separat) als UBL/XML-Datei heruntergeladen werden (nach Aktivierung über Einstellungen > Rechnungen > Präferenzen > UBL-Download für Rechnungen aktivieren). Diese Datei kann nicht zum Versand auf der PEPPOL-Plattform verwendet werden (sie entspricht noch nicht der neusten UBL-Version), sondern wird von (privaten) Endkunden verwendet, die Ihre Rechnungen als Einkaufsrechnungen in ihr eigenes Buchhaltungstool hochladen.