Mit Teamleader Focus können Sie alle Arten von E-Mails versenden: regelmäßige E-Mails, Rechnungen, Angebote, Arbeitsaufträge, Ticket-Antworten und so weiter. Es ist jedoch möglich, dass eine dieser E-Mails nicht zugestellt wird. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über häufige Ursachen und wie Sie diese beheben oder verhindern können.
Damit Sie den Status dieser E-Mails nicht aus den Augen verlieren, verfolgen wir sie in Ihrem E-Mail-Protokoll. Hier sehen Sie die ausgehenden E-Mails der letzten 2 Wochen und deren jeweilige Status. Als Admin-Benutzer sehen Sie hier alle ausgehenden E-Mails. Als Nicht-Administrator sehen Sie nur die E-Mails, die Sie selbst gesendet haben.
Auch wenn die meisten E-Mails problemlos bei Ihrem Korrespondenten ankommen, kann es doch immer sein, dass eine E-Mail nicht zugestellt wird oder - in einem Fachbegriff - 'bounces'. Sie finden diese bounced E-Mails im E-Mail-Protokoll und erhalten darüber hinaus eine Benachrichtigung (in App und/oder per E-Mail, je nach Ihren Präferenzen). Auf diese Weise können Sie jedes vorhandene Problem beheben.
Ursachen
Ein Bounce kann viele Ursachen haben, von denen die meisten bereits im Benachrichtigungs- und E-Mail-Protokoll angegeben sind. Um Ihnen eine Vorstellung zu geben, hier ist eine (nicht erschöpfende) Liste von Gründen, warum eine E-Mail möglicherweise nicht zugestellt wird:
Der Posteingang des Empfängers ist voll
Die E-Mail-Adresse des Empfängers enthält einen Tippfehler
Die E-Mail-Adresse existiert zum Zeitpunkt des Senden (noch) nicht
Ihre E-Mail wurde vom Spamfilter des Empfängers zurückgehalten
….
Wie kann ich verhindern, dass meine E-Mails im Spamfilter meiner Kunden landen?
Wie Sie sehen, können Sie den Bounce einer E-Mail nicht immer verhindern, da die Ursache des Bounces auch beim Empfänger liegen kann.
Die vierte Ursache (die Zurückhaltung durch den Spamfilter) ist jedoch etwas, gegen das Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen können. Um dieses Szenario zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen:
Richten Sie Ihre eigene Domain in Teamleader Focus ein. Wenn Sie uns erlauben, Ihre E-Mails im Namen Ihrer eigenen Domain zu versenden, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, vom E-Mail-Anbieter des Endkunden als 'Spam' eingestuft zu werden.
Denken Sie daran, wie Sie Ihren E-Mail-Text und -Betreff erstellen (insbesondere in Ihren E-Mail-Vorlagen). Dieser Blogpost ist ein guter Anfang.
Tipp: Vermeiden Sie verkürzte URLs in Ihren E-Mails, E-Mail-Vorlagen und Signaturen. Gekürzte URLs (z.B. bit.ly-Links) werden oft von E-Mail-Anbietern wie Gmail blockiert.
Teamleader Focus trägt auch seinen Teil dazu bei, eine tadellose Reputation des Absenders zu gewährleisten: Alle E-Mails, die von Teamleader Focus gesendet werden, enthalten auch eine einfache Textversion; was für mobile Kunden praktisch ist und von Spamfiltern geschätzt wird. Alle E-Mails werden auch von IP-Adressen mit gutem Ruf gesendet, die täglich überwacht werden.
Die Wichtigkeit von DMARC
Selbst wenn Sie Ihre Teamleader-Domänenverifizierung erfolgreich eingerichtet haben, kann es sein, dass Sie immer noch Probleme beim Versenden von E-Mails an einige Kunden haben. Dies liegt daran, dass bestimmte E-Mail-Anbieter (Gmail, Yahoo usw.) seit Februar 2024 strengere Anforderungen an die Überprüfung Ihres DMARC-Eintrags stellen.
Ein DMARC-Eintrag ist wie eine „Notiz“, die an Ihre E-Mails angehängt wird und den E-Mail-Anbietern klare Anweisungen gibt, was zu tun ist, wenn bei der Authentifizierung der E-Mail etwas nicht stimmt. Ohne diesen DMARC-Eintrag könnten einige E-Mail-Anbieter etwas vorsichtig werden und Ihre E-Mails sogar generell ablehnen.
Um dies zu verhindern, empfehlen wir Ihnen, den Einstellungen Ihrer Domain einen DMARC-Eintrag/eine DMARC-Richtlinie hinzuzufügen. Beachten Sie, dass dies nicht unbedingt mit Teamleader Focus zusammenhängt, sondern die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails im Allgemeinen verbessert.
Wenn Ihrer Domain noch kein DMARC-Eintrag hinzugefügt wurde, können Sie die folgenden einfachen Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain (wo Sie die CNAME-Einträge hinzugefügt haben).
- Erstellen Sie einen neuen DNS-Eintrag.
- Wählen Sie als Eintragstyp „TXT“.
- Geben Sie im Namensfeld „_dmarc.yourdomain.com“ ein (ersetzen Sie „yourdomain.com“ durch Ihre tatsächliche Domain).
- Geben Sie im Wertfeld „v=DMARC1; p=none;“ ein.
Wie entferne ich einen Bounce?
Nachdem eine E-Mail mehrmals nicht zugestellt werden konnte, versucht das System möglicherweise nicht, neue E-Mails an diese E-Mail-Adresse zuzustellen. Wieso den? Um unseren eigenen Ruf als Absender zu schützen (siehe oben). Häufige Versuche, unzustellbare E-Mail-Adressen zu erreichen, werden als Spam angesehen. In diesem Fall muss die E-Mail-Adresse manuell 'unbounced' werden. In den meisten Fällen können Sie dies tun indem Sie auf die E-Mail in Ihrem E-Mail-Protokoll klicken:
Wenn Sie dies nicht können, kann unser Support-Team dies im Hintergrund für Sie erledigen. Zögern Sie nicht, die unzustellbare E-Mail-Adresse anzugeben. Nachdem die E-Mail-Adresse aufgehoben wurde, kann eine neue E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet werden, um zu überprüfen, ob das Problem behoben wurde.