La conexión con la contabilidad de Exact Online es una integración avanzada. Tanto los datos de pago como los contactos se sincronizarán entre Teamleader Focus y Exact. 


La conexión con Exact Online consiste en que Teamleader Focus exportará las facturas y abonos (facturas rectificativas) de tu cuenta y las pasará automáticamente a tu cuenta de Exact Online, para que puedas hacer la contabilidad en esta segunda herramienta.


Con ese propósito, las empresas que estén vinculadas con estas facturas se exportarán primero a Exact, para que también queden registradas allí. Cuando una factura aparezca como pagada en Exact Online, se marcará como "pagado" también en Teamleader Focus. De esta forma podrás administrar las cuentas del libro mayor en Exact Online, y para cada sincronización que se haga, podrás obtener la información de las facturas en esa plataforma.


Dependiendo de tu situación, debes seguir uno de los 3 pasos siguientes antes de poder llevar a cabo la sincronización entre Exact Online y Teamleader Focus como tal. 


A. Mi cuenta de Exact Online está vacía (y mi cuenta Teamleader Focus puede estar vacía o no):


Aunque tu cuenta de Exact On-line todavía no contenga datos, debes hacer primero un par de cosas:


• Crear los ejercicios fiscales (en periodos de mes / día).

• Crear un diario de facturas.

• Crear un diario de facturas rectificativas (diferente al de facturas).

• Debes definir las cuentas del libro mayor.


Todos estos elementos se pueden encontrar haciendo clic en el nombre de la empresa en la parte superior derecha > selección de los "datos maestros". La configuración está disponible en la sección "Financiero". Te daremos detalles adicionales más adelante. 






Los diarios deben ser de tipo "Ventas"; Teamleader Focus sólo puede guardar documentos en este tipo de diario. Cuando crees un diario, también debes introducir una cuenta contable. Y debes conectar esta cuenta con una cuenta de ingresos.



Todas las cuentas de ingresos se cargan con cada sincronización que se haga de Exact a Teamleader Focus. Por lo tanto, la gestión de las cuentas contables se hace desde Exact Online. Si no utilizas cuentas contables, puedes crear una única cuenta predeterminada y utilizar esta cuenta para todas las líneas de factura.



B. Mi cuenta Teamleader Focus está vacía y mi cuenta de Exact contiene mi base de datos de clientes:


Al hacer la integración con Exact Online, puedes importar de forma rápida y fácil tu base de datos de clientes de Exact Online a Teamleader Focus. Para ello solo debes activar la pestaña 'Importar empresas de Exact Online'. En este caso puedes comenzar de inmediato con la sincronización entre Exact Online y Teamleader Focus ya que no necesitas realizar ninguna preparación previa. 




C. Tanto mi cuenta Teamleader Focus como mi cuenta de Exact contienen mi base de datos de clientes:


Si tienes una base de datos de clientes, tanto en Exact como en Teamleader Focus, la importación es algo más compleja. Para evitar la creación de empresas duplicadas en Exact, todas las empresas deben primero importarse a Teamleader Focus. Esto se hace mediante la importación a través de la pestaña "Importación de empresas de Exact Online" que verás al hacer la integración. Explicamos este proceso en el tercer paso al realizar la sincronización entre Teamleader Focus y Exact Online.


Tras la importación, es probable que tengas clientes duplicados en Teamleader Focus. Como administrador, puedes ver qué clientes tienen asignado un ID externo a través de su página de contacto/empresa y cuáles no. Esta columna también se puede añadir a las columnas de la vista general de tus Facturas. 



Una vez hecho esto puedes combinar las entradas duplicadas bien de forma manual o automáticamente en Teamleader Focus:


  • Manualmente: Introduce el nombre de una empresa en el buscador de Empresas, y si aparecen 2 resultados, puedes hacer clic en Acciones > Combinar. También puedes optar por realizar esta combinación entrando en la ficha de una empresa  haciendo clic en los tres puntos que verás al lado de 'Información de la empresa', en la parte superior. Teamleader Focus por tanto combinará automáticamente todos los campos, incluyendo el número de cliente. Si hay un conflicto, se te dará la opción de seleccionar uno de los dos valores.


  • Automáticamente: Si tienes más de 50 registros duplicados, para que no te lleve tanto tiempo, vale la pena combinarlos de forma automática utilizando el siguiente sistema: Realizando una importación de las empresas ya existentes, puedes optar porque se combinen si ambas tienen ciertos campos en común (es obligatorio que al menos el nombre de la empresa coincida a la perfección), sino deberás realizar estas combinaciones manualmente. Para hacerlo de forma automática a través de una importación sigue estos pasos:


1. Crea un filtro que contenga todas las empresas que se acaban de importar al realizar la integración con Exact. A todas estas empresas que se han importado automáticamente se les ha asignado la etiqueta "Importación Exact Online” por lo que es mejor crear un filtro con la regla Etiquetas > Contienen > Importación Exact Online. Si necesitas más aclaración sobre cómo utilizar las etiquetas, haz clic aquí.


2. Exporta este filtro a Excel.


3. En Teamleader Focus, aún con el filtro seleccionado, haz clic en Acciones > Eliminar, para eliminar de una sola vez todas las empresas que se encuentran en este filtro.


4. Elimina las columnas innecesarias en el archivo Excel que te has descargado de Teamleader Focus para evitar que cualquier dato anterior sobrescriba los nuevos registros de Teamleader Focus. Las columnas obligatorias que debes dejar son 'Nombre' y 'Número de cliente paquete de contabilidad'. También se aconseja dejar la columna con el número de NIF.


5. Puedes guardar el archivo Excel y hacer la importación a través de nuestra herramienta de importación. De nuevo, solo serán obligatorios los campos 'Nombre', 'Número de cliente para el paquete de contabilidad' y 'NIF', pero puedes importar también otros campos si deseas actualizar otros datos.


6. Si durante el proceso de importación Teamleader Focus pide un criterio para la combinación, puedes hacer esta combinación en base al nombre (si el nombre de las empresas por lo general sí se repite con exactitud) o en base al número NIF (si en la mayoría de los casos sí se ha introducido este número). Puedes probar diferentes criterios y ver la cantidad de empresas que se añaden a través de la función de vista previa. La idea es que este número sea lo más bajo posible.


7. Importa los datos. 


8. Todas las empresas editadas habrán recibido ahora el número de cliente correcto.


9. Todas las empresas añadidas como empresas nuevas, son empresas que no han podido ser editadas porque no se ha encontrado su duplicado en Teamleader Focus, por tanto tendrás que revisarlas y fusionarlas una a una de forma manual, como hemos descrito anteriormente.

Si todo se ha realizado correctamente, verás que la columna "Número de cliente del paquete de contabilidad" se ha rellenado con respecto a todas sus facturas. Si este no es el caso en todos los registros, compara ese cliente con el archivo de Excel que exportaste. Si el cliente no se encuentra en el Excel, se creará en Exact durante la siguiente sincronización.