Una pequeña nota para empezar: estas funcionalidades no están activas de forma predeterminada en Teamleader Focus. Para tenerlas solo debes pedir a un usuario administrador que active para tu usuario las diferentes pestañas (Confirmaciones de pedido, Pedidos y Albaranes de entrega) entrando en Parametrización > Usuarios y activando las respectivas pestañas.
- Lo siguiente que debes hacer es crear una oportunidad y un presupuesto mediante la página de la oportunidad.
- En el apartado 'Haz seguimiento de tu oportunidad abierta', haz clic en el botón +. Aquí encontrarás las opciones para crear confirmaciones de pedido y albaranes de entrega. Para crear pedidos, necesitas que el presupuesto se haya aceptado, es decir, que la oportunidad se encuentre en fase 'Aceptado'.
Confirmaciones de pedido
- Al hacer clic en el botón Acciones, la primera opción nueva que vas a encontrar es 'Confirmación de pedido'. En esta pantalla puedes rellenar las fechas de vencimiento de la entrega, es decir, cuándo planeas entregar las diferentes mercancías que tu cliente ha pedido.
*Nota: Cuando tengas varios presupuestos, primero tendrás que elegir de qué presupuesto quieres crear una confirmación de pedido. - Al hacer clic en 'Guardar', se creará una confirmación de pedido que se guardará en el apartado 'Archivos' de la oportunidad. Una vez tengas el PDF podrás enviárselo a tu cliente. Para hacerlo, haz clic en el PDF y luego en el sobre en la esquina superior derecha.
- Puedes encontrar un listado con todas las confirmaciones de pedido en Oportunidades > Confirmaciones de pedidos.
- Como con cualquier otro documento de Teamleader Focus, también puedes crear tu propio diseño para confirmaciones de pedidos. Para ello ve a Parametrización > Formato de documento > Confirmaciones de pedido.
Sin embargo, para continuar con tu proceso comercial, es posible que no tengas el producto del cliente en stock por lo que tendrías que realizar un pedido a tu propio proveedor. Es por eso que también tienes la opción de crear pedidos en Teamleader Focus, pero vamos a hacerlo paso a paso.
Pedidos
Existen tres opciones para crear un pedido:
- Puedes crearlo desde cero
- Puedes crearlo desde una oportunidad ganada
- Puedes crearlo desde un proyecto
Desde cero
Puedes crear un pedido desde cero yendo a Oportunidades > Pedidos > Añadir pedido.
Desde una oportunidad ganada
- Para crear y después hacer un pedido, navega a la página de la oportunidad. Simplemente ve a 'Haz seguimiento de tu oportunidad ganada' después de que una oportunidad haya sido ganada y haz clic en el botón + > Pedido.
- En la pantalla que se abre* verás todos los productos del presupuesto, y también podrás borrarlos o añadir nuevos. Cuando se crea un pedido desde cero (a través de proyectos o mediante el botón de pedido), tienes que rellenar tú mismo los productos necesarios, pero los siguientes pasos son los mismos.
*Nota: Cuando tengas varios presupuestos, primero tendrás que elegir de qué presupuesto quieres crear una confirmación de pedido. - Una vez hagas clic en Guardar, podrás definir otros parámetros respecto al pedido que vas a enviar. Uno de estos parámetros es la posibilidad de poder elegir el formato de plantilla que quieras utilizar. Para personalizar estos formatos puedes ir a Parametrización > Formato de documento > Pedidos.
- Una vez hagas clic en Guardar, se habrá creado el pedido. Puedes encontrar el pedido en el apartado 'Haz seguimiento de tu oportunidad ganada' > Pedidos como 'Costes generales'.
Puedes encontrar un listado de todos los pedidos en Oportunidades > Pedidos.
El estado te da una actualización clara sobre las acciones que deben tomarse en relación con tu pedido.
- Al hacer clic en 'Acciones', primero tienes la opción de enviar tu pedido a tu proveedor y después tendrás la opción de indicar qué artículos de tu pedido han sido entregados.
- Cuando confirmes la entrega, el stock de tu producto se actualizará automáticamente en caso de que trabajes con la función de stock. La función de stock te permite completar el stock de tus productos y definir un mínimo de stock. En caso de que el número caiga por debajo del stock mínimo se te notificará para que puedas hacer un pedido.
Desde un proyecto
La tercera opción para crear un pedido es añadiendo un coste externo a un proyecto.
- Para ello, navega a la pestaña "Información del proyecto" en el encabezado de tu proyecto.
- Haz clic en los tres puntos en la parte superior de un proyecto y selecciona "Añadir coste externo".
- A continuación puedes añadir el producto que quieras. También tienes la opción de crear directamente un pedido activando la pestaña 'Crear pedido como PDF'.
Esto te llevará a la misma ventana que hemos visto en las opciones anteriores, por lo que solo debes seguir los mismos pasos que hemos explicado anteriormente.
Como puedes observar en la captura de pantalla anterior, puedes añadir el precio unitario (justo debajo del título 'Precio'), y el coste unitario (en la casilla al lado de 'Coste unitario'). Teamleader Focus calculará automáticamente la diferencia entre ambos y lo añadirá al apartado de Pérdidas & Ganancias del proyecto. Así podrás saber qué beneficio o pérdida has obtenido de este pedido. Puedes encontrar más información sobre la funcionalidad de margen de beneficio en proyectos en este enlace.
Albaranes de entrega
Después de haber confirmado el pedido y ordenado el material necesario, el pedido está listo para entregar y para ello necesitas un albarán de entrega.
Por supuesto, también puedes crear albaranes de entrega sin haber pasado por los pasos mencionados anteriormente.
- Lo único que necesitas es tener un presupuesto.
- En la página de la oportunidad ve a 'Haz seguimiento de tu oportunidad abierta. A continuación, haz clic en el botón + y selecciona 'Albarán de entrega'.
- En la siguiente pantalla* se mostrarán los parámetros que puedes definir.
*Nota: Cuando tengas varios presupuestos, primero tendrás que elegir de qué presupuesto quieres crear una confirmación de pedido. - Al hacer clic en 'Guardar', el albarán de entrega se guardará en 'Archivos' de la oportunidad. También puedes encontrarlo en la sección de seguimiento de tu oportunidad en 'Albaranes de entrega'.
A continuación, puedes enviarlo a tu cliente haciendo clic en el signo de PDF y después en el dibujo del sobre en la esquina superior derecha.
- Encontrarás un listado de todos los albaranes de entrega en Oportunidades > Albaranes de entrega.
- Al igual que con otros documentos, el diseño se puede ajustar en Parametrización > Formato de documento > Albaranes de entrega.