Aunque Teamleader Focus sea una herramienta con la que acabes de empezar a trabajar, no significa que no puedas introducir rápidamente todos tus proyectos. Afortunadamente, puedes importarlos de forma muy sencilla con pocos clics.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con un consentimiento por escrito y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas importantes: 

  • Cada línea del archivo de importación corresponde a un proyecto, mientras cada fase del proyecto debe corresponder a una columna.
  • A la hora de importar proyectos, solo puedes añadir proyectos nuevos. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir proyectos ya existentes. Al margen de esto, la importación de proyectos funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader Focus.
  • La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada proyecto debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de proyectos al final de este tutorial.
  • Es obligatorio que en cada proyecto haya al menos 1 fase  y como máximo 10 fases.
  • No es posible añadir usuarios a proyectos mediante una importación de proyectos. Tras la importación puedes crear un filtro con los nuevos proyectos y añadir compañeros como participantes o responsables finales con sus precios por usuario a través del botón 'Acciones'.


Estructura del archivo Excel o CSV

El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada proyecto que desee ser importado.


a) Campos del proyecto en sí:

Columnas obligatorias:

  • Nombre: Es el nombre o el título del proyecto.
  • Presupuesto: Si el proyecto no tiene un presupuesto fijado, introduce 0 en este campo.
  • Fecha de inicio: Es la fecha de inicio del proyecto. Recomendamos el formato AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).
  • Cliente: Nombre del cliente.
    • Cuando un cliente de tu archivo de Excel o CSV todavía no existe en Teamleader Focus, una nueva empresa será creada por Teamleader Focus después de la importación.
    • Cuando el mismo nombre de empresa/contacto ya existe dos veces en Teamleader Focus, después de la importación el proyecto será vinculado a la última empresa añadida/ el último contacto añadido a Teamleader Focus.


Columnas opcionales:

  • Responsable: Nombre del usuario de Teamleader Focus que esté encargado del proyecto
  • N° del proyecto: Es el número que corresponda a cada proyecto. No se pueden introducir letras, sólo números.
  • Campos personalizados: Los campos personalizados a nivel proyecto también se pueden rellenar con una importación. Para ello te recomendamos que los crees antes de realizar la importación.
  • Estado: puedes utilizar los valores siguientes para cada proyecto:
    • active: (activo) este es el valor por defecto
    • done: (listo) si el proyecto ya está finalizado
    • cancelled: (cancelado) si el proyecto se ha cancelado
    • on hold: (en espera) si el proyecto se ha pausado
    • Notas: 
      • Debes escribir estos valores en inglés en el fichero Excel. Si traduces o modificas los nombres de los estados, Teamleader Focus no los reconocerá.
      • Asegúrate de añadir los estados en letra minúscula. No uses las mayúsculas para la primera letra de cada estado. Toda la palabra debe ser escrita en minúsculas.
  • ID de empresa: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo 'Texto de una sola línea' o tipo 'Número' y rellenarlo con un número para cada empresa.


b) Campos para fases

Columnas obligatorias:

  • Fase 1- Nombre: Nombre o título de la fase 1.
  • Fase 1 - Presupuesto: Si el proyecto no tiene un presupuesto fijado, introduce 0 en este campo. Nota: La suma de los presupuestos de las fases no puede ser mayor que la planificación del presupuesto del proyecto en general.
  • Fase 1 -Método de facturación:Hay tres opciones posibles (en caso de que se importe una opción inválida, será sustituida por 'time_and_materials'):
    • time_and_materials: Tiempo y material
    • fixed_price: Precio fijo
    • non_invoiceable: No es facturable
  • Fase 1- Vencimiento: Es el vencimiento de la fase. Tiene que ser posterior a la fecha de inicio del proyecto. El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).


Columnas opcionales:

  • Fase 1- Responsable: Si se deja en blanco, se utilizará para esta fase el responsable del proyecto en general.
  • Fase 1 - Cerrada: Debes indicar el número 0 el número 1. Debes indicar 0 si la fase aún estuviera abierta (es el valor por defecto). Y debes indicar el número 1 si la fase estuviera ya cerrada. Para los proyectos cuya fase sea 'Lista', el valor por defecto será el 1.


 Ejemplo proyectos