Al comenzar a trabajar con Teamleader Focus, es posible que te interese importar todo el seguimiento temporal realizado en tu antiguo sistema, para tener de forma conjunta toda la información que necesitas. ¡Con Teamleader Focus puedes hacer esto de forma sencilla!

Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.

Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con un consentimiento por escrito y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.

Notas: 

• A la hora de importar seguimiento temporal, solo puedes añadir seguimiento temporal nuevo. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir seguimiento temporal ya existente. Al margen de esto, la importación de seguimiento temporal funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader Focus.
• Sólo se puede importar seguimiento temporal general. Es decir, no se puede importar seguimiento temporal asociado a una tarea, llamada etc.
• La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
• El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada registro de seguimiento temporal debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de seguimiento temporal al final de este tutorial.

Estructura del archivo Excel o CSV:

El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada registro de seguimiento temporal que desee ser importado.

Columnas obligatorias:

• Fecha de inicio: Es la fecha de inicio del seguimiento temporal. El formato recomendado es AAAA-MM-DD hh:mm (por ejemplo 2018-01-15 14:15).
• Fecha de finalización: Es la fecha de finalización del seguimiento temporal, y es obligatorio que se encuentre en el mismo día que la fecha de inicio (por ejemplo 2018-01-15 14:30).
• Descripción: Descripción de la tarea o acción que se ha llevado a cabo.
• Columna para relacionar el seguimiento temporal a un cliente o proyecto.Se tiene que utilizar una de las siguientes 3 opciones:
  • Cliente: Este campo es el nombre de la empresa o del contacto. Si se trata de empresas, debes incluir el nombre exacto de la empresa. Si se trata de contactos, el nombre tiene que coincidir exactamente con el nombre completo del contacto: Nombre Apellido (con un espacio entre ambos). Si el nombre de la empresa o contacto no existe en tu cuenta de Teamleader Focus, se creará como empresa a la hora de hacer la importación. (Te lo notificaremos si fuera el caso). Puedes incluir en la misma columna en el Excel, seguimiento temporal para contactos y empresas juntos.
  • ID de empresa o contacto: Si a la hora de importar seguimiento temporal para empresas o contactos, no quieres utilizar su nombre sino un número de identificación único, necesitas crear un campo personalizado para el módulo Empresas o Contactos (según donde quieras hacer la importación) de tipo texto de una sola línea o tipo número, y rellenarlo con un número único para cada empresa o contacto.
  • ID de proyecto: Este debe ser el número de proyecto generado automáticamente por Teamleader Focus, o un campo personalizado a nivel del proyecto. 
  • Si decides relacionar el seguimiento temporal con proyectos,
    • se recomienda añadir una columna con el nombre de la fase. Si no el seguimiento temporal se añadirá de forma automática a la primera fase del proyecto.
    • las conexiones con las empresas o contactos se ignorarán, ya que se utilizará automáticamente el nombre del cliente del proyecto.

Nota: Nos hemos dado cuenta de que muchos archivos generalmente sólo contienen la fecha de realización de la tarea o acción y su duración, pero no la fecha de finalización. Sin embargo, en Teamleader Focus es obligatorio indicar la fecha de finalización, es decir, necesitamos tanto la fecha y hora de inicio, como la fecha y hora de finalización (recuerda: la fecha de finalización del seguimiento temporal tiene que ser la misma fecha que la fecha de inicio)

Esto puede solucionarse muy fácilmente siguiendo estos pasos en el archivo Excel o CSV:

1. Copia la columna con la fecha de inicio, y pégala de nuevo en otra columna con el formato AAAA-MM-DD hh:mm.

2. Añade una columna nueva, llamada 'Fecha de finalización' y cambia el formato por AAAA-MM-DD hh:mm. En esta columna es donde introducirás la fórmula.

3. Asegúrate de que haya otra columna, llamada 'Duración' con el tiempo en que se ha trabajado (por ejemplo 2,5 son dos horas y media). La fórmula utiliza un reloj de 24 horas.

4. Utiliza la fórmula del ejemplo que te indicamos a continuación:

Columnas opcionales:

• Usuario: Nombre del usuario activo de Teamleader Focus que ha registrado el tiempo.
• Facturable: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si el seguimiento temporal no es facturable, o indicar el número 1 si el seguimiento temporal sí es facturable. El valor utilizado por defecto es siempre 0.
• Tipo de trabajo: Puedes elegir el tipo de trabajo del seguimiento temporal realizado, pero ten en cuenta que debes crear los diferentes tipos de trabajo por adelantado en Parametrización > Planificación > Tipos de trabajo. Si no especificaste un tipo de trabajo para tu seguimiento temporal se usará el tipo de trabajo por defecto.

 Ejemplo seguimiento temporal