Nota: Debido a un cambios en la legislación, costes y demanada, Twilio solo ofrece una variedad limitada de números de teléfono. No podemos garantizar que un determinado número esté disponible para tu región. Esta integración solo está disponible para clientes que ya han adquirido un número de teléfono antes del 1/1/2020.


¿Estás a menudo ocupado/a con llamadas telefónicas, y cansado/a de tener que coger el teléfono y marcar el número? ¿Estás cansado/a de tomar notas con una mano y de mirar a la pantalla de tu ordenador a la vez? ¿Estás pagando demasiado por llamadas internacionales? Si has respondido sí a alguna de estas preguntas, tenemos la solución para ti:


Se llama Twilio, y es uno de nuestros servicios de voz sobre IP. Twilio te permite realizar llamadas de tipo Click-to-dial (marcar mediante clic) y recibir llamadas directamente en Teamleader. Además, puedes comprar números extranjeros que te permitirán mantener tus llamadas internacionales baratas. Y no sólo eso, sino que podrás comunicarte internamente de forma muy sencilla y de manera gratuita, con el resto de tus compañeros de trabajo.


En este tutorial vamos a explicar:

  • Cómo contratar y configurar el servicio de Voz Sobre IP de Twilio:
    • Cómo configurar un grupo de llamada
    • Cómo configurar el buzón de voz
    • Cómo establecer el horario de oficina
    • Cómo establecer tu disponibilidad
  • Cómo funciona Twilio:
    • Llamadas salientes
    • Llamadas entrantes
    • Grabar llamadas
    • Transferir llamadas
    • Llamadas internas
  • Precio
  • Eliminar la integración


Cómo contratar y configurar el servicio de Voz Sobre IP de Twilio


Ten en cuenta que todos los usuarios deben cumplir la regulación local relativa a la numeración de teléfono. Para comprar un número necesitas tener una dirección en el país, región o provincia a la que corresponda el prefijo del número de teléfono. Por favor comprueba los requerimientos para el número que deseas adquirir.


Antes de nada, es necesario crear una subcuenta de Twilio y enlazarla con tu cuenta de Teamleader:


  1. Haz clic en el icono de tu usuario arriba a la derecha y ve a 'Integraciones'
  2. Busca Twilio en la barra de búsqueda
  3. Haz clic en el icono de Twilio y en Añadir. 
    Nota: Necesitas tener una tarjeta de crédito enlazada con Teamleader para poder contratar estos servicios. 
  4. Tu subcuenta de Twilio está ahora enlazada con tu cuenta de Teamleader


En segundo lugar, nuestro equipo de soporte añadirá los números y la documentación a tu subcuenta de Twilio

  1. Rellena este formulario y envíalo junto con la documentación requerida a nuestro departamento de soporte.
    Haznos saber los prefijos que prefieres. La primera parte de tu número de teléfono consiste en un prefjonacional y un código de provincia. Por ejemplo: +34 91 = España (+34), Madrid (91)
  2. Nuestro equipo de soporte comprobará la disponibilidad de los número en Twilio y pedirá tu confirmación antes de contratar los números. 
  3. Una vez confirmado, añadiremos los números a tu subcuenta para que puedas empezar a llamar.
    El periodo de espera puede llegar a las dos semanas, te mantendremos informado.


La compra de un número de teléfono tiene un coste de 25€/mes y solo es posible con tarjeta de crédito. El primer mes del primer número es gratuito. Puedes añadir números a un precio de 1€/mes.



Configura un grupo de llamada

Para cada número de teléfono que compres, puedes crear un grupo de llamada. En un grupo de llamada, puedes decidir si solo una persona es responsable de las llamadas, o si lo es un grupo entero de usuarios. Si decides que lo sea un grupo entero de personas, en el momento de recibir una llamada entrante, todos los miembros de ese grupo la recibirán a la vez. Explicaremos en detalle esto más adelante en este mismo tutorial.


Configura el buzón de voz

Si nadie responde una llamada, la persona que llama es redirigida a un buzón de voz. Puedes utilizar la función ‘text-to-speech’, (conversión de texto a voz), para que el mensaje que escribas, sea leído por una voz adaptada para ello. Además puedes elegir entre diferentes idiomas.


Establece el horario de oficina

Una vez hayas configurado el buzón de voz, puedes proceder a elegir el horario de oficina, de manera que sólo recibas llamadas dentro de ese horario. Todas las llamadas que se reciban antes o después, se redirigirán de forma automática al buzón de voz. Una vez lo hayas configurado, solo tienes que hacer clic en ‘Guardar’ y podrás comenzar a utilizar Twilio.


Establece tu disponibilidad

Tan pronto comiences a trabajar con Twilio, tendrás acceso a una serie de nuevos iconos dentro de tu menú personal, en la parte superior derecha de la página. Estos botones muestran tu disponibilidad, y hay tres opciones:

  • Disponible: puedes recibir y responder llamadas
  • Ocupado: tu estado se muestra ocupado para tus compañeros, pero aun así puedes recibir llamadas. En este caso puedes elegir si quieres o no responderlas. Si tienes una reunión planeada en tu agenda de Teamleader, tu estado pasará automáticamente a ‘Ocupado’, mientras dure la misma.
  • Fuera de línea: no puedes recibir llamadas. Si no estás contectado a Teamleader, tu estado aparecerá como ‘Fuera de línea’.




Cómo funciona Twilio

Llamadas salientes

Como con Twilio no se provee un aparato físico, Teamleader ha creado un teclado donde puedes fácilmente teclear los números de teléfono. Para hacer esto, simplemente tienes que hacer clic sobre ‘Abrir teclado telefónico’, en tu menú personal. Puedes hacer llamadas locales o a números extranjeros; y, además, si has comprado más de un número de teléfono, puedes elegir en el momento de llamar, desde qué número quieres realizar la llamada. Una vez hayas comenzado la llamada, puedes colgar del botón rojo, o reenviarla a otro compañero que esté conectado.


Y esto no es todo. El servicio de Twilio también tiene la función ‘click-to-dial’ (haz clic para llamar), dentro de Teamleader. Esto significa que puedes hacer clic directamente en el número de teléfono de un contacto o una empresa, para llamar.


También es posible tomar notas mientras está la llamada en curso. Todo lo que escribas como notas, se quedará guardado posteriormente en las Hojas de Tiempo.


¿Necesitas devolver la llamada? Con un clic puedes planear una llamada para tí mismo/a u otro compañero/a.


Llamadas entrantes

¿Estás recibiendo una llamada entrante? En la parte derecha inferior de la pantalla aparecerá una ventana emergente con toda la información sobre la llamada, y la posibilidad de descolgar. Si Teamleader reconoce el número de teléfono, verás el nombre de la persona que realiza la llamada. ¿Se trata de un interlocutor desconocido? Coge la llamada, e inmediatamente después podrás añadir toda la información necesaria.




Dependiendo de cómo hayas configurado el grupo de llamada, recibirán las llamadas uno o más miembros del mismo. El principio es por orden de llegada: Al usuario que acepte la llamada se le asignará la misma, y aparecerá en su seguimiento temporal. A los demás usuarios les desaparecerá la ventana con la llamada entrante, porque ya hay un usuario que la ha cogido.


Cuando efectúas una llamada saliente, también puedes añadir notas de forma inmediata. Si rechazas una llamada de la cruz (X), les seguirá apareciendo al resto de usuarios, para que la cojan ellos. Sin embargo, si eliges colgar la llamada, ésta desaparecerá también para el resto de usuarios, y el que efectúa la llamada será redirigido al buzón de voz.


Cada vez que entra una llamada en Teamleader, Twilio solo envía el aviso a 10 usuarios a la vez. Esto significa que por cada llamada que se reciba, Teamleader primero comprobará los ajustes de los equipos creados en Teamleader (para conectar la llamada con el equipo correcto), después Teamleader comprobará el estado de los usuarios (Disponible u Ocupado, de forma que si no hay ningún usuario en estado Disponible, la llamada se enviará a los que estén Ocupados). De esos usuarios 'disponibles', Teamleader conectará la llamada con los 10 usuarios que primero se hayan creado en la cuenta de Teamleader. El resto de usuarios verán esta llamada una vez llegue a la cola.


Grabar llamadas

En los ajustes también puedes elegir grabar todas las llamadas entrantes y salientes. Esto podría ser útil si deseas volver a ver una conversación que has tenido con un cliente. Sólo el líder de tu equipo y tú podéis volver a escuchar las llamadas realizadas. Estas grabaciones permanecerán disponibles durante dos semanas. Te aconsejamos que compruebes primero la normativa sobre RGPD de tu empresa antes de proceder a activar esta funcionalidad.


Transferir llamadas

Si las personas que llaman buscan hablar específicamente con uno de los usuarios, puedes transferir la llamada fácilmente haciendo clic en el botón con forma de flecha, lo que pondrá al interlocutor en espera (que además podrá escuchar la obra “Fantasy Impromptu” de Chopin). Mientras tanto el sistema te mostrará un listado con todos los usuarios y su estado. Selecciona el usuario correcto y éste escuchará el sonido de la llamada que le avisará de que se le está pasando un cliente. La encontrará en la cola esperando a ser aceptada.



Llamadas internas

Con Twilio también puedes efectuar llamadas internas, si quieres hablar con alguien de otro departamento. Puedes hacer clic en el símbolo con dos muñecos, en la parte superior derecha de la página y elegir al compañero deseado. Este usuario recibirá la llamada, y podrá elegir entre aceptarla o rechazarla.





Precio


Y no menos importante es el precio. Adquirir el servicio con un número de teléfono cuesta 25€ al mes, tanto para efectuar llamadas nacionales como internacionales.


A continuación te mostramos las condiciones específicas que Twilio ofrece en España, y que aparecen en su página web:

  • Contratación de VOIP con Teamleader y 1 número saliente gratuito: 25€/mes

  • Cada número adicional: 1€/mes

  • Llamada con 1 click: gratis

  • Reconocimiento de llamadas: gratis

  • Grabación de la conversación: gratis

  • Llamadas internas: gratis

  • Llamadas recibidas: gratis

  • Llamadas emitidas a fijo: 0,0165€/min

  • Llamadas emitidas a móvil: 0,035€/min


El coste de la contratación de Twilio (25€ al mes) y el coste de las llamadas realizadas con Twilio se deducirán de tu monedero de Teamleader, que puedes recargar con créditos. Para asegurarte de que no te quedas sin créditos, puedes activar la opción 'Recargar monedero automáticamente' dentro de 'Licencia de Teamleader' haciendo clic en tu nombre en la esquina superior derecha de tu cuenta de Teamleader. Esto deducirá el dinero de tu tarjeta de crédito, que te permitirá seguir llamando. Si posteriormente te gustaría cambiar el importe de la recarga automática, puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte haciéndonos saber el nuevo importe de la recarga. El equipo técnico hará este cambio en tu cuenta.


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Eliminar la integración

Para eliminar la integración con Twilio, es importante eliminar los números de teléfono antes de desactivar la integración. 

  1. Ve a la configuración de Twilio en nuestro Marketplace
  2. Al lado de los números, haz clic en 'Editar ajustes'
  3. Haz clic en 'Eliminar', en la parte inferior derecha 
  4. Tras haber eliminado todos los números, haz clic en 'Deshacer integración' en la parte inferior izquierda de la pantalla