Cualquier persona que trabaje en el sector de la construcción, producción o instalación quiere hacer lo que se le da mejor. No importa si se trata de albañilería, carpintería, poner azulejos, revestimientos para tejados etc, el objetivo al final del día es finalizar el trabajo, empleando el menor tiempo posible en planificar los tiempos, incluyendo la parte administrativa y el papeleo. Aquí es donde Teamleader puede ayudar, y en este artículo te mostramos un flujo de trabajo estándar para aquellos que quieran utilizar Teamleader en el sector de la construcción, producción o instalación.


No hace falta decir que no hay dos empresas iguales, por lo que lo que te enseñamos en este artículo son solo sugerencias. A menudo Teamleader ofrece varias formas de ejecutar una misma acción. Si tienes más preguntas, consulta nuestra Base de Conocimientos o contacta con nuestro equipo de soporte haciendo clic en el pequeño signo de interrogación en la esquina superior derecha de tu cuenta.


Estos son los temas que vamos a mencionar:


  • Agenda
  • Seguimiento temporal
  • Órdenes de trabajo
  • Facturas


Agenda


Reuniones

Suponemos que has quedado con un cliente para llevar a cabo un trabajo. Te enseñamos a crear esta reunión en Teamleader:


  1. Ve al módulo Agenda.
  2. Haz clic con el ratón en el día y la hora que hayas quedado, y arrastra hacia abajo para bloquear ese horario. Cuando sueltes el ratón tendrás tres opciones, y tienes que hacer clic en 'Planificar reunión':



3. Rellena:


  • Título de la reunión
  • Descripción
  • Ubicación - selecciona la ubicación del contacto o empresa donde vayas a realizar la obra


4. Haz clic en 'Guardar' y serás redirigido/a a la página de la reunión que se acaba de crear.

5. Haz clic en el lapicero al lado de 'Compañeros que asisten' y selecciona los usuarios que van a acompañarte a esta visita.


¡Y eso es todo! Acabas de planificar una reunión. A partir de este momento la encontrarás en tu propio calendario y en el de los compañeros/as que te acompañen. Teamleader también puede calcular la distancia (en kilómetros) hasta la ubicación de la reunión si activas esta opción desde Parametrización > Planificación > Preferencias > Mostrar distancia a reuniones. La reunión tendrá este aspecto en tu agenda:



Ten en cuenta que esta configuración se puede activar para toda la cuenta, no a nivel de usuario. Si activas esta opción, todos los usuarios verán el tiempo de desplazamiento.

 

Esta es una de las varias formas que hay de crear una reunión, obtiene más información en este artículo.


Agenda externa


¿Por qué no sincronizas tu agenda de Teamleader con tu calendario externo para obtener una vista completa de todo lo que tienes planificado tanto en una como en otra? Haz clic en el enlace para conocer todas las ventajas.


Tareas

Antes de la instalación real, puede que sea necesario realizar una gran cantidad de preparativos. Puedes programarlas creando tareas y asignándolas a los colaboradores adecuados.


  1. Ve a Agenda.
  2. Ve al día en que dicha tarea debe realizarse.
  3. Haz clic en la hora deseada y arrastra hacia abajo con el ratón hasta que ocupes el tiempo necesario.
  4. Suelta el ratón y haz clic en la opción 'Planificar nueva tarea'.
  5. Rellena:
  • Tipo de trabajo (descubre cómo crear tus propios tipos de trabajo)
  • Descripción de la tarea
  • Asignado a (el usuario a quien quieres asignar)
  • Cliente
  • Fecha de vencimiento


Una vez hayas completado la tarea, seguramente querrás registrar en Teamleader el tiempo que has tardado en realizarla, para poder llevar un seguimiento de los costes. Esto nos lleva al siguiente paso.



Seguimiento temporal


El seguimiento temporal de Teamleader te permite registrar todo el tiempo que hayas invertido en realizar reuniones, tareas y llamadas. Si haces clic en el enlace puedes aprender más sobre las diferentes maneras de registrar tiempo. A continuación te mostramos algunas opciones:


Al finalizar una tarea:

  1. Ve al módulo Agenda y haz clic en la tarea.
  2. Haz clic en 'Listo' (También es posible registrar tiempo directamente sin finalizar la tarea)
  3. Haz clic en 'Añadir seguimiento temporal'
  4. Indica la hora de inicio y de fin.
  5. Indica si la tarea es 'Facturable' o 'No facturable'. Si seleccionas que la tarea es 'Facturable', aparecerá este registro en el apartado de 'Tiempo dedicado sin facturar' para que puedas añadirlo a una factura posteriormente.



Órdenes de trabajo


El módulo órdenes de trabajo de Teamleader te permite crear una orden de trabajo que el cliente puede firmar directamente cuando hagas la obra. Aquí es donde entra en escena nuestra aplicación móvil. Si aún no la has descargado, puedes hacerlo de forma gratuita en la tienda de Apple si tienes un Iphone o a través de Google Play si tienes un dispositivo Android.


Para crear una orden de trabajo:


  1. Abre la app Teamleader
  2. Haz clic en el botón y selecciona 'Órdenes de trabajo' al final de la pantalla.
  3. Teamleader te pedirá que completes la información necesaria para rellenar la orden de trabajo. 
  4. Rellena:
  • El cliente
  • Las horas trabajadas (hora de inicio y de fin)
  • Descripción del trabajo realizado
  • Los productos que has podido necesitar para realizar el trabajo (opcional)
  • Comentarios o imágenes (opcional)

        5. La orden de trabajo ahora estará lista para que dejes que el cliente la firme. Para ello haz clic en 'Firmar' 

        6. Haz clic en 'Finalizar'.


Ahora encontrarás la orden de trabajo firmada bajo 'Archivos' en la página del cliente en la versión de navegador de tu cuenta de Teamleader.


Facturas


Todas las tareas que hayas finalizado para este cliente y que hayas marcado como 'Facturable', así como el seguimiento temporal registrado en la orden de trabajo aparecerán en la opción 'Tiempo dedicado sin facturar' dentro de la ficha del cliente yendo a Contactos o Empresas:




Haz clic en Acciones > Crear factura para facturar todos estos registros. También puedes desmarcar las casillas de aquellos registros que no quieres facturar.


Una vez confirmes esta acción, se creará una factura proforma, que puedes inmediatamente registrar y enviar al cliente. Haz clic aquí para descubrir otras formas de facturar seguimiento temporal y decidir cuál es el mejor flujo de trabajo para vuestra empresa.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.