El sector de la publicidad y el marketing están en constante cambio, por lo que siempre hay presión para entregar proyectos atractivos que sorprendan a los clientes. A menudo es difícil mantener la cabeza fría y entregar proyectos con éxito de la A a la Z, cada proyecto a la vez. Por eso es necesario contar con algunas herramientas esenciales para pasar de la idea genial, al proyecto listo para entregar sin tener que sortear baches significativos por el camino.


Este artículo contiene sugerencias y enlaces útiles para que las agencias creativas trabajen con Teamleader Focus. Partimos de la base de que los proyectos son el corazón pulsante de tu organización y ese será el punto central de este artículo. 


Está demás decir que todas las empresas funcionan de forma diferente y que éstas son sólo directrices para ayudarte. Si tienes otras preguntas, consulta nuestro centro de soporte para obtener información específica sobre nuestras funcionalidades, o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.

La planificación del proyecto comienza en la fase de presentación

En el sector creativo todo gira en torno a los lanzamientos. Hacer todo lo posible por presentar tu idea creativa a un posible cliente y vendérsela es todo un reto en un mercado duro y competitivo. Para asegurarte de que tienes suficientes proyectos en cartera, tienes que superar a la competencia con la mejor idea posible. A diferencia de otros sectores, para las agencias creativas, la planificación de proyectos empieza ya en la fase de presentación. Todas las ideas que hayas discutido con los clientes, como una campaña de marketing, pueden plasmarse fácilmente en un presupuesto que puedes enviar a tu cliente para que lo firme. Después, convierte este presupuesto en un proyecto en unos sencillos pasos, ¡y listo! 


En nuestro ejemplo, el proyecto es una campaña de marketing para un cambio de marca:



Mantén en todo momento una visión global 

Cuando se trabaja en una agencia creativa, es necesario tener una visión muy clara de lo que hay que hacer. Aunque pueda parecer lógico, a menudo se subestima este factor: cuanto mejor planifiques, más éxito tendrá tu proyecto. Una planificación adecuada no consiste en meter todas las cosas por hacer en un calendario infalible, sino en dejar margen para retrasos, errores y espacio para respirar.


Cabecera del proyecto

Rellena los campos, ya que te darán una visión clara de la información más importante del proyecto. Puedes añadir campos adicionales a la cabecera haciendo clic en los tres puntos de la esquina superior derecha > Personalizar encabezado.


Gestionar preferencias te da la oportunidad de definir los derechos de acceso/edición en un proyecto. Descubre más sobre esta función aquí.


División del trabajo

Las agencias creativas suelen tener en mente un proceso claro cuando se embarcan en un nuevo proyecto con un cliente. En Teamleader Focus, puedes organizar tu proyecto añadiendo grupos y añadiendo tareas y materiales a esos grupos. 


Debajo de la cabecera, encontrarás la pestaña División del trabajo. Aquí es donde estructurarás tu proyecto. Puesto que hemos convertido nuestro presupuesto en un proyecto, ya tenemos grupos y tareas:


Por supuesto, puedes seguir añadiendo grupos, tareas y materiales a tu proyecto o eliminar los que no sean relevantes. 


  • Añade un grupo haciendo clic en Añadir grupo.
  • Añade una tarea haciendo clic en Añadir tarea o +Añadir línea.

También puede añadir uno o varios participantes a la tarea.


Todos los asignados añadidos a una tarea en el proyecto aparecerán automáticamente en el campo "Asignados" de la cabecera.


Introduce las fechas de inicio y fin. Hay varios mecanismos de seguridad incorporados para que te asegures de que puedes entregar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Cuando superes la fecha de finalización de una tarea, material o grupo, recibirás una notificación al respecto. Lo mismo ocurre cuando fijas el precio o el presupuesto de costes. Cuando tu precio o coste supere este presupuesto, también recibirás una notificación.


  • Añade material haciendo clic en la flecha situada junto a Añadir tarea > Añadir material o +Añadir línea.


Para mejorar la flexibilidad del módulo de proyectos, puedes arrastrar y soltar grupos, tareas y materiales para alterar el orden o mover elementos a otro grupo.



Dependiendo de cómo vayan las cosas, puedes cambiar el estado de las tareas y materiales a: Tareas pendientes, En progreso, En espera y Finalizado. Ten en cuenta que los estados también están codificados por colores.


Puedes añadir columnas a la División del trabajo o eliminarlas. Para ello, haz clic en la rueda dentada y añade todas las columnas que desees.


Ten en cuenta también que siempre puedes duplicar tareas, materiales y grupos de uno en uno o todos a la vez. Por último, puedes fusionar grupos arrastrando un grupo y soltándolo en otro.


No intentes ponerle precio a la creatividad

En la fase siguiente, es importante ser rentable, pero no siempre es fácil ceñirse a un precio fijo. 


Hablando con distintas agencias, aprendimos lo siguiente: una campaña creativa se compone de muchos elementos diferentes: diseño gráfico, desarrollo web, fotografía, etcétera. Se puede poner un precio fijo a algunos de estos elementos (por ejemplo, el tiempo necesario para desarrollar la estructura de un sitio web), pero hay otros a los que es difícil poner precio.


Hemos creado varios métodos de facturación para que puedas hacer un seguimiento de tu proyecto de forma más flexible y creativa. Resumiendo: tu eliges. Puedes elegir un método de facturación para todo el proyecto, para el grupo o para un elemento específico (tarea o material). Lee todo sobre los métodos de facturación aquí.


Para todo el proyecto, puede elegir los siguientes métodos de facturación:

  • Tiempo y materiales: Es el método de facturación predeterminado para un proyecto, basado en todo el tiempo y los materiales del mismo. Ten en cuenta que también puedes establecer tarifas de usuario personalizadas por proyecto, sobre las que puedes obtener más información aquí.
  • Precio fijo: Si estableces un precio fijo para todo el proyecto. El trabajo subyacente no tendrá un precio individual, pero en su lugar tendrá 'Presupuesto gastado', que es la indicación de lo bien que está funcionando el precio fijo.
  • No facturable: Todo el proyecto es no facturable. No hay precios ni opciones de facturación.


Como se ha indicado anteriormente, puedes ser creativo y modificar del método de facturación por defecto específicamente para las tareas, por ejemplo: para las tareas, hemos añadido más métodos de facturación porque ciertos servicios requieren un método de facturación diferente. Estas son las opciones disponibles:


Una vez definidos los distintos métodos de facturación, es hora de hacer un seguimiento de tu trabajo real y registrarlo. Cuando trabajas en una agencia creativa, tienes que ser cuidadoso con tu tiempo para 'invertirlo' correctamente. El seguimiento temporal es realmente clave aquí.


Añade seguimiento temporal a una tarea haciendo clic en +Añadir seguimiento temporal. Aquí puedes decidir si el seguimiento temporal debe ser facturable o no; esto hace posible, por ejemplo, añadir un seguimiento temporal no facturable a tareas facturables. ¿Deseas, por ejemplo, añadir los registros temporales en bloque al final de la semana? Entonces puedes utilizar nuestra función de seguimiento temporal semanal.


Si volvemos a nuestra vista global y a la importancia de mantener una visión general en todo momento, entonces puede que también te interese exportar un informe de las hojas de tiempo por proyecto. Dirígete a la cabecera y haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha > Exportar hoja de tiempo.

Envía a tus clientes una actualización del seguimiento temporal de un proyecto sin crear primero una factura, o selecciona esta opción para tener una visión interna del tiempo ya empleado.


  • Esta opción sólo es accesible para administradores o responsables de proyectos.
  • Puedes exportar un informe tanto a PDF como a Excel
  • Elige un idioma que coincida con el de tu cliente

Factura tu proyecto de forma flexible

Para las agencias creativas es importante tener una visión general de quién está trabajando en qué y facturar ese tiempo al cliente. Puedes convertir fácilmente tu proyecto en una factura.


Aquí es importante decidir si quieres facturar todo a la vez basándote en el tiempo y en los materiales, o basándote en un determinado periodo de tiempo del seguimiento temporal. También es posible crear facturas en blanco que luego se vinculan al proyecto. Todo depende de tu forma de trabajar y esto puede variar de un proyecto a otro.


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