Es muy probable que hasta este momento, hayas enviado a tus clientes las facturas en formato PDF. Sin embargo con el auge de la tecnología en esta nueva era digital en la que estamos inmersos, cada vez es más común que las autoridades o determinados clientes te exijan efectuar el envío de las facturas en formato electrónico (facturas electrónicas o facturas en formato XML o UBL). Pero, ¿qué significa esto exactamente? y aún más importante: ¿Puedes hacerlo a través de Teamleader Focus?
Advertencia: consulta este artículo, para obtener información específica sobre la facturación electrónica en Italia.
¿Qué es PEPPOL?
Objetivo principal
Hay mucha información en Internet sobre la facturación electrónica y PEPPOL, así que resumiremos rápidamente su propósito original a continuación:
A partir de los años 90, las empresas que hacían negocios e intercambiaban facturas electrónicamente entre sí, se enfrentaban a una gran heterogeneidad entre proveedores y sectores. Esto hacía que el proceso de intercambio de información (como las facturas) fuera muy lento e ineficiente. En el 2008, una Asociación Europea, propuso PEPPOL como una solución a este problema. Su principal objetivo era agilizar y simplificar las conexiones electrónicas entre los socios (por ejemplo: la facturación electrónica) proporcionando formatos universales para una amplia gama de documentos.
PEPPOL establece tanto los requisitos formales que deben cumplir los distintos documentos (como las facturas) como la red en la que deben intercambiarse. Los requisitos formales se describen en cada versión UBL, y la red consiste en puntos de acceso oficialmente certificados por la organización PEPPOL.
Aplicación específica por país
PEPPOL es una iniciativa europea, pero su aplicación puede variar significativamente de un país a otro y en función de la normativa legal existente en cada territorio.
En algunos países (Italia, por ejemplo), el gobierno ha impuesto el uso de la red PEPPOL para intercambiar facturas tanto en un contexto B2G (Business - to - Government), como B2B (Business - to - Business). Esto implica que cada factura que se envía a un proveedor, debe remitirse a través de la red PEPPOL.
En los demás países europeos, el uso de la red PEPPOL es exigido en la actualidad únicamente en el contexto B2G. En estos países, sólo hay que utilizar la red PEPPOL cuando se envía una factura al gobierno o un organismo público (aunque actualmente otras legislaciones están incluyendo esta obligación para el contexto B2B también).
¿Cómo puedo enviar facturas a través de la red PEPPOL?
Teamleader Focus
Como se ha indicado anteriormente, la red PEPPOL consta de unos 300 puntos de acceso certificados en toda Europa. Tanto el emisor como el receptor de la factura están conectados a su propio punto de acceso (esta estructura se denomina 'modelo de 4 esquinas' o '4 - corner - model'.
Actualmente, Teamleader Focus no está conectado a un punto de acceso de este tipo, por lo que es imposible enviar una factura directamente desde Teamleader Focus en formato electrónico al cliente final. Afortunadamente, tenemos múltiples partners que se conectan con nuestra plataforma y que a su vez están conectados a un punto de acceso certificado. Al sincronizar las facturas creadas en Teamleader Focus con la herramienta del partner, los documentos serán convertidos al formato UBL requerido y se enviarán al cliente final a través de un punto de acceso certificado.
Aplicación específica por país
Cuando una organización gubernamental exige el envío de facturas a través de PEPPOL, también está utilizando una plataforma conectada con un punto de acceso. Los nombres de estas plataformas varían de un país a otro, así como las integraciones (partners) que recomendamos para cada país:
| País | Plataforma Gubernamental | Partner/integración recomendada |
|---|---|---|
| Bélgica | Mercurius | Ixordocs (pagada por factura) Billit (licencia mensual) |
| Países Bajos | Digipoort | Ixordocs (pagada por factura) Billit (licencia mensual) |
| Francia | Chorus Pro | Billit (licencia mensual) |
| España | FACe | Billit (licencia mensual) |
| Alemania | E-Rechnung | Billit (licencia mensual) |
Si envías facturas a la administración pública con frecuencia, te recomendamos instalar la integración con Billit. Si tienes alguna duda sobre la integración (o necesitas ayudas durante su instalación), te invitamos a contactar directamente a Billit. Puedes hacerlo a través de:
- 03/283.09.09
- support@billit.be
Si sólo envías facturas a la administración pública ocasionalmente (un par de veces al año, por ejemplo) te sugerimos utilizar Ixordocs, ya que pagarás la cuota por factura y no una cuota fija al mes. En este enlace encontrarás detalles adicionales sobre su funcionamiento.
Si tienes alguna duda sobre esta herramienta, puedes contactar directamente a IxorDocs. Puedes hacerlo a través de:
Nota: En las cuentas Teamleader Focus que tengan por lo menos una entidad de empresa Belga, las facturas pueden descargarse (por separado) como un archivo UBL/XML (después de activar la funcionalidad a través de Parametrización > Facturas > Preferencias > Habilitar descarga UBL para facturas). Este archivo no se puede utilizar para el envío en la plataforma PEPPOL (aún no se ajusta a la última versión de UBL) por lo tanto, los usan los clientes finales (privados) que cargan sus facturas como facturas de compra en su propia herramienta de contabilidad.