Teamleader Focus te permite enviar todo tipo de correos: correos normales, facturas, presupuestos, órdenes de trabajo, respuestas a incidencias, etc. Sin embargo, es posible que la entrega al destinatario final de uno de estos correos falle. En este artículo encontrarás información sobre las causas más comunes de este problema y cómo resolverlo o prevenirlo.
Como no queremos que pierdas de vista el estado de estos correos, hacemos un seguimiento de ellos en tu Registro de Email (clic en tu icono usuario en la esquina superior derecha > Registros de email y exportación). Aquí puedes ver los emails salientes enviados en las últimas 2 semanas y sus respectivos estados. Como usuario administrador, visualizarás todos los emails salientes aquí. Si no eres un usuario administrador, sólo verás los correos que tu mismo has enviado.
Aunque la mayoría de los correos electrónicos llegan a su destinatario final sin problemas, siempre es posible que un email no se entregue, o -utilizando un término técnico- que sea "devuelto (bounced)". Visualizarás esos emails devueltos en el registro de emails y también recibirás una notificación (en la aplicación y/o por correo, según tus preferencias). De este modo, podrás conocer el motivo por el cual el mensaje ha sido devuelto y resolver el problema.
Causas
Un mensaje puede ser devuelto por muchas causas diferentes y la mayoría de ellas ya están especificadas en el registro de notificaciones y emails. Para que te hagas una idea, aquí tienes una lista (no exhaustiva) de las razones más comunes por las la entrega de un email puede fallar:
La bandeja de entrada del destinatario está llena
Hay un error en la dirección de correo electrónico del destinatario
La dirección de correo (todavía) no existía en el momento del envío
Tu correo ha sido bloqueado por el filtro de spam del destinatario
….
¿Cómo puedo evitar aparecer en el filtro de spam de mi cliente?
Como puedes ver, no siempre se puede evitar que un correo sea devuelto, ya que la causa del rebote puede encontrarse también del lado del destinatario.
Sin embargo, la cuarta causa (el bloqueo por el filtro de spam de tu cliente) es el caso ideal para aplicar medidas preventivas. Para evitar este escenario, te aconsejamos:
Configurar ti propio dominio en Teamleader Focus. Permitirnos enviar tus correos usando tu propio dominio disminuye la posibilidad de ser considerado "spam" por el proveedor de correo del cliente final.
Ten en cuenta la forma en que construyes el cuerpo y el asunto de tu email (especialmente en tus plantillas de correo). Este artículo del blog de Teamleader Focus es un buen punto de partida.
Consejo: evita utilizar URLs abreviadas en tus correos, plantillas de correo y firmas. Las URLs abreviadas (por ejemplo, los enlaces bit.ly) suelen ser bloqueadas por los proveedores de correo como Gmail.
Teamleader Focus también pone de su parte para garantizar una reputación de remitente inmaculada: todos los emails enviados desde Teamleader Focus contienen también una versión de texto simple; lo cual es práctico para los clientes móviles y apreciado por los filtros de spam. Además, todos los correos se envían desde direcciones IP con buena reputación que se supervisan a diario.
La importancia del DMARC
Aunque hayas configurado correctamente la verificación de tu dominio Teamleader, es posible que sigas teniendo problemas para enviar correos electrónicos a algunos clientes. Esto ocurre porque, desde febrero de 2024, ciertos proveedores de correo electrónico (Gmail, Yahoo, etc.) son más estrictos a la hora de comprobar tu registro DMARC.
Un registro DMARC es como una "nota" adjunta a tus correos electrónicos, que proporciona instrucciones claras a los proveedores de correo electrónico sobre qué hacer si algo va mal con la autenticación del correo electrónico. Sin este registro DMARC, algunos proveedores de correo electrónico podrían ser un poco cautelosos e incluso rechazar tus correos electrónicos en general.
Para evitar que esto ocurra, te aconsejamos que añadas un registro/política DMARC a la configuración de tu dominio. Ten en cuenta que esto no está estrictamente relacionado con Teamleader Focus, pero mejorará la entregabilidad de tus correos electrónicos en general.
Si aún no has añadido un registro DMARC a tu dominio, puedes seguir estos sencillos pasos para hacerlo:
- Dirígete a la configuración DNS de tu dominio (donde añadiste los registros CNAME).
- Crea un nuevo registro DNS.
- Elige "TXT" como tipo de registro.
- En el campo nombre, introduce "_dmarc.yourdomain.com" (sustituye "yourdomain.com" por tu dominio real).
- En el campo de valor, introduce "v=DMARC1; p=none;".
¿Cómo puedo eliminar el estado bounced o devuelto?
Después de que un email no ha sido entregado varias veces, es posible que el sistema no intente entregar nuevos mensajes a esa dirección de correo. ¿Por qué? Para proteger nuestra propia reputación de remitente (véase más arriba). Los intentos frecuentes de envío a direcciones de correo devueltas se consideran spam. En ese caso, la dirección de correo tiene que ser desbloqueada (unbounced) manualmente. En la mayoría de los casos, esto se puede hacer haciendo clic en la dirección de correo electrónico en tu registro de emails:
Si no logras hacerlo, nuestro equipo de soporte puede hacerlo por ti previa solicitud. No dudes en contactarnos y una vez que lo hagas, asegúrate de mencionar la dirección de correo rebotada. Una vez que la dirección de correo haya sido desbloqueada, se puede enviar un nuevo email para comprobar si el problema ha sido resuelto.