Demandez-vous à vos clients de payer d'avance ? Est-ce que vous déduisez ensuite le temps passé sur ce projet pour vous assurer que votre client ne paie pas trop ? La facturation prépayée pourrait être ce qu'il vous faut !
1. Qu'est-ce que c'est la facturation prépayée ?
La facturation prépayée est une méthode qui consiste à payer des services (ou des biens) avant de les recevoir. Elle permet aux clients de budgétiser leurs dépenses et d'en assurer le suivi de manière plus efficace. Au lieu de recevoir une facture à la fin du mois avec une liste de frais qui peut surprendre, la facturation prépayée permet aux clients de fixer un budget prédéfini et de n'être facturés que pour ce montant.
1. Comment mettre en place la facturation prépayée ?
- Sur la page de détails de votre entreprise/contact, vous verrez la section 'Temps suivi non facturé'.
- Cliquez sur Paramètres de facturation dans le coin supérieur droit.
- Activez le curseur 'Autoriser la facturation prépayée'.
- Ajoutez les crédits prépayés pour ce contact/cette société. Ces crédits seront ensuite affichés dans cette partie du CRM.
- Choisissez si vous voulez activer la 'Facturation automatique' ou non. La facturation automatique signifie que Teamleader Focus générera automatiquement une facture dès que les crédits pour ce contact/cette société descendent en dessous d'un certain minimum. Notez que la facture ne sera générée que la nuit suivante.
- Une fois que vous avez configuré les crédits, vous pouvez commencer à suivre le temps pour ce client. Vous trouverez plus d'informations sur le suivi du temps ici.
- Le temps suivi ne sera pas déduit automatiquement, vous devrez sélectionner les suivis de temps en cochant la case à côté des suivis de temps que vous souhaitez déduire et choisir 'Déduire les crédits prépayés'.
Remarque : vous ne trouvez pas le bouton 'Déduire les crédits prépayés' ? Il suffit de naviguer dans Paramètres > Utilisateurs et de cliquer sur les trois points à côté de votre profil. Ensuite, réglez le curseur à côté de 'Autorisation pour le suivi du temps' sur oui.
2. Rapport de la facturation prépayée
Votre client pourrait vous demander où en sont les crédits prépayés utilisés sur un projet. Vous pouvez facilement lui fournir les informations nécessaires en exportant le rapport de facturation prépayée :
- Allez à la page client et cliquez sur la flèche à côté d'informations d'entreprise/de contact > Télécharger rapport > Exporter > Exporter le temps prépayé. Ensuite, vous pourrez envoyer ce rapport à votre client.
- Ce rapport vous donnera à vous-même et à votre client un aperçu clair de combien de crédits ont déjà été utilisés.