L'impostazione dei modelli per i tuoi documenti può essere interessante ma può sembrare difficile se hai appena iniziato e non sai da dove cominciare. Questo è il motivo per cui vorremmo aiutarti con questi suggerimenti e trucchi!
Ma prima di approfondire i dettagli, ti consigliamo di dare un'occhiata ai seguenti articoli se ....
- Vuoi creare un modello. Nella nostra Galleria puoi trovare già alcuni esempi che puoi scaricare e modificare
- Hai domande sulle impostazioni del codice CSS per definire il colore, il tipo di carattere o la dimensione del carattere.
- Hai problemi nel tentativo di aggiungere un font specifico al tuo modello.
Nota: Quando crei un preventivo, puoi anche visualizzare immediatamente l'anteprima e scegliere di nascondere alcuni elementi del preventivo come i prezzi unitari, i ("sub)totali" o l'IVA. Questo è possibile se non vuoi modificare l'intero modello, ma vuoi applicare le modifiche solo a determinati preventivi.
Ora che conosci già le basi, passiamo ad alcuni suggerimenti e trucchi aggiuntivi e ad alcuni esempi di modelli!
Scenario 1: desideri lavorare con descrizioni lunghe sui tuoi preventivi / fatture.
Le descrizioni lunghe consentono di introdurre nei preventivi / fatture una specifica più dettagliata dei prodotti / servizi offerti.
Soluzione: consulta questo articolo su come aggiungere una descrizione lunga ai tuoi prodotti, quindi utilizza lo shortcode $LONG_DESCRIPTION$. Si noti che questo shortcode deve trovarsi nella stessa cella del shortcode $DESCRIPTION$.
Scenario 2: desideri lavorare con i subtotali sui tuoi preventivi / fatture.
I subtotali consentono di raggruppare il prezzo di uno o più prodotti / servizi.
Soluzione: se desideri visualizzare i totali parziali sulla tua offerta o fattura, dovrai lavorare con lo shortcode $SUBTITLE_TOTAL$. Questo shortcode deve trovarsi sulla stessa riga dello shortcode $SUBTITLE$ sopra ai prodotti.
Scenario 3: non si desidera includere nella quotazione o nella fattura uno qualsiasi degli shortcode obbligatori.
Soluzione: Se non si desidera utilizzare uno shortcode obbligatorio come $TEXT_INVOICE$ o $QUOTATION_TEXT$, si consiglia di aggiungere questo shortcode al modello, ma scegliendo il colore di sfondo come colore del carattere. Un esempio: nel caso in cui il colore dello sfondo sia bianco, il colore del carattere deve essere anch'esso bianco per renderlo "invisibile".
Scenario 4: il testo nella seconda pagina del mio documento inizia nell'intestazione.
Soluzione: è necessario estendere la dimensione dell'intestazione. Per fare ciò, usa il righello sul lato sinistro del tuo documento di Word.
Scenario 5: non lavori con i preventivi ma con i contratti
Soluzione: non devi necessariamente utilizzare i nostri preventivi come preventivi, questi infatti possono essere anche usati come contratti. Dovrai solamente creare prima i campi personalizzati necessari e adattare il tuo modello di conseguenza.
Puoi trovare maggiori informazioni sui campi personalizzati qui.
Abbiamo anche aggiunto un esempio di modello per un contratto di costruzione di seguito. In questo esempio, è possibile aggiungere alcune informazioni specifiche nel testo dell'offerta, che verrà visualizzato al posto del codice breve $QUOTATION_TEXT$.>
Nota: Usi sia preventivi che contratti? In ogni caso, puoi anche lavorare con i preventivi in modo tradizionale ed inviare il contratto dalla stessa opportunità. Crea una variazione di layout per i preventivi che verrà poi utilizzato solo per i contatti. Di seguito, crei un secondo preventivo nella stessa opportunità e seleziona il layout appena creato per il contratto. In questo modo puoi inviare entrambi i documenti.
Scenario 6: hai necessità di creare preventivi e fatture in diverse lingue
Soluzione: Questo non è affatto un problema, questo articolo può aiutarti.
Nota: Se vuoi salvare i tuoi vecchi documenti con un nuovo modello, segui questi passaggi:
Preventivi
- Fai clic sui 3 punti accanto al preventivo
- Fai clic su Modifica
- Fai clic su Salva> verrà creata una nuova versione.
Fatture
- Fai clic sulla fattura
- Fai clic sui 3 punti accanto a Informazioni
- Fai clic su Modifica
- Fai clic su Salva
- Fai clic sulla matita accanto a Contenuti
- Fai clic su Salva> verrà creata una nuova versione.
Scenario 7: lavori con intestazioni e piè di pagina ma non puoi usare tutti gli shortcode.
Soluzione: non tutti gli shortcode in effetti funzionano nel piè di pagina e nell'intestazione. Puoi inserire lo shortcode $BANKINFO$ a piè di pagina ma ad eccezione di questo, cerca di non utilizzare shortcode nel piè di pagina e nell'intestazione.
Esempi di modelli: