Nell'industria creativa, la pressione è sempre alta per realizzare progetti interessanti che stupiscano i clienti. Spesso è difficile mantenere il sangue freddo e realizzare progetti di successo dalla A alla Z, un progetto alla volta. Ecco perché è necessario disporre di alcuni elementi essenziali per passare da un'idea interessante a un progetto pronto per essere consegnato, senza che si verifichino intoppi significativi lungo il percorso.


Questo articolo contiene suggerimenti e link utili per lavorare con Teamleader Focus in un'agenzia creativa. Partendo dal presupposto che i progetti sono il cuore della tua organizzazione, questo articolo si baserà su di essi. 


Inutile dire che tutte le aziende lavorano in modo diverso e queste sono solo delle linee guida per aiutarti. Se hai altre domande, consulta il nostro Centro di Supporto per informazioni specifiche sui moduli o contatta il nostro team di supporto.



La pianificazione di un progetto parte dalla presentazione

Il settore creativo si basa sulla presentazione. L'impegno profuso per presentare la tua idea creativa a un potenziale cliente e per vendergliela rende il mercato duro e competitivo. Per essere sicuri di avere un numero sufficiente di progetti in programma, è necessario surclassare la concorrenza con la migliore idea possibile. A differenza di altri settori, la pianificazione dei progetti inizia già nella fase di presentazione. Ogni idea discussa con i clienti, come una campagna di marketing, può essere facilmente trasformata in un preventivo da inviare al cliente per la firma. In seguito, converti questo preventivo in un progetto in pochi semplici passi e il gioco è fatto!


Nel seguente esempio, abbiamo un progetto per una campagna market di rebranding:


Mantieni costantemente una visione a 360° 

Quando si lavora in un'agenzia creativa, è necessario avere una visione molto chiara di ciò che si deve fare. Sebbene questo possa sembrare logico, spesso è un fattore sottovalutato: quanto meglio si riesce a pianificare, tanto più il progetto avrà successo. Un'adeguata pianificazione non consiste nel comprimere tutte le cose da fare in un programma impeccabile, ma nel lasciare spazio a ritardi, errori ed eventualità.


Intestazione del progetto

Compila i campi per avere una chiara panoramica delle informazioni più importanti del progetto. È anche possibile aggiungere ulteriori campi all'intestazione cliccando sui tre puntini in alto a destra > Personalizza l'intestazione.

Gestisci preferenze ti consente anche di definire i diritti di accesso o di modifica di un progetto. Scopri di più su questa funzione qui.

Suddivisione del lavoro

Le agenzie creative hanno spesso in mente un processo chiaro quando intraprendono un nuovo progetto con un cliente. In Teamleader Focus, è possibile organizzare il progetto aggiungendo gruppi e aggiungendo task e materiali a tali gruppi. 

Sotto l'intestazione, si trova la scheda Suddivisione del lavoro. È qui che si struttura il progetto. Poiché abbiamo convertito il nostro preventivo in un progetto, abbiamo già gruppi e task nel nostro progetto:



Naturalmente è ancora possibile aggiungere gruppi, task e materiali al progetto o eliminare quelli non necessari. 


  • Aggiungi un gruppo facendo clic su Aggiungi gruppo. 
  • Aggiungi un task facendo clic su Aggiungi task o +Aggiungi riga.

    È anche possibile aggiungere un partecipante o più partecipanti al task.

    Tutti i partecipanti aggiunti a un task nel progetto appariranno automaticamente nel campo 'Partecipanti' dell'intestazione.

    Compilare la data di inizio e di fine. Esistono diversi meccanismi di sicurezza per garantire che il progetto venga consegnato nei tempi e nei costi previsti. Quando si supera la data di fine di un task, di un materiale o di un gruppo, si riceve una notifica. Lo stesso accade quando si imposta il budget di prezzo o di costo. Quando il prezzo o il costo supera il budget, si riceve una notifica.

  • Per aggiungere un materiale, fare clic sulla freccia accanto a Aggiungi task > Aggiungi materiale o +Aggiungi riga.


Per migliorare la flessibilità del modulo di progetto, è possibile trascinare e rilasciare gruppi, task e materiali per modificare l'ordine o spostare qualcosa in un altro gruppo.



A seconda di come stanno andando le cose, è possibile modificare lo stato dei task e dei materiali in: Da fare, In corso, In attesa e Completato. Si noti che gli stati sono anche codificati a colori.


È possibile aggiungere colonne alla panoramica della suddivisione del lavoro o eliminarle. Per farlo, fare clic sull'ingranaggio e aggiungere tutte le colonne desiderate.


Inoltre, è sempre possibile duplicare task, materiali e gruppi uno per uno o tutti insieme. Infine, è possibile unire i gruppi trascinando un gruppo e rilasciandolo in un altro.


La creatività non ha prezzo

Nella fase successiva, vorresti sicuramente essere efficiente dal punto di vista dei costi, ma non è sempre facile attenersi a un prezzo fisso. 


Parlando con diverse agenzie, abbiamo imparato le seguenti cose. Una campagna creativa è composta da molti elementi diversi: grafica, sviluppo web, fotografia e così via. È possibile stabilire un prezzo fisso per alcune di queste voci (come ad esempio il tempo dedicato allo sviluppo della struttura di un sito web), ma è difficile stabilire un prezzo per alcune voci.


Abbiamo creato diversi metodi di fatturazione per permetterti di seguire il tuo progetto in modo più flessibile e creativo. Per farla breve: sei tu a scegliere. Puoi scegliere un metodo di fatturazione per l'intero progetto, per il gruppo o per un elemento specifico (task o materiale). Leggi qui tutte le informazioni sui metodi di fatturazione.


Per l'intero progetto, puoi scegliere i seguenti metodi di fatturazione:


  • Tempo e materiali: Il metodo di fatturazione predefinito per un progetto, basato su tutti i segnatempo e i materiali di un progetto. È anche possibile impostare tariffe personalizzate per progetto, come si può leggere qui.
  • Prezzo fisso: Viene impostato un prezzo fisso per l'intero progetto. Il lavoro sottostante non avrà un prezzo individuale, ma invece avrà un "Budget speso", che è un'indicazione di come sta funzionando il prezzo fisso.
  • Non fatturabile: L'intero progetto non è fatturabile. Non ci sono prezzi o opzioni di fatturazione.


Come già detto, è possibile essere creativi e discostarsi da questo metodo di fatturazione predefinito, ad esempio per i task. Per i task, abbiamo aggiunto altri metodi di fatturazione perché alcuni servizi richiedono un metodo di fatturazione diverso. Queste sono le opzioni:


Dopo aver definito i diversi metodi di fatturazione, è il momento di seguire il lavoro effettivo e registrarlo. Quando si lavora in un'agenzia creativa, è necessario vigilare sul proprio tempo, per evitare di spendere troppo. Il monitoraggio del tempo è fondamentale in questo caso.


Aggiungi il tracciamento del tempo a un'attività facendo clic su +Aggiungi segnatempo. Qui si può decidere se segnatempo deve essere fatturabile o meno; ciò consente, ad esempio, di aggiungere un segnatempo non fatturabile alle attività fatturabili. Vuoi aggiungere i segnatempo in blocco, ad esempio alla fine della settimana? Allora puoi utilizzare la nostra funzionalità di segnatempo settimanale!


Se torniamo alla nostra vista d'insieme e all'importanza della stessa, potresti essere interessato a esportare anche un report dei vostri segnatempo per progetto. Andate nell'intestazione e cliccate sui tre puntini in alto a destra > Esporta segnatempo.


Invia ai tuoi clienti un aggiornamento sui segnatempo di un progetto senza creare prima una fattura, oppure seleziona questa opzione per avere una panoramica interna del tempo già impiegato.

  • Questa opzione è accessibile solo agli amministratori o ai responsabili del progetto.
  • È possibile esportare un report sia in PDF che in Excel.
  • Scegliere una lingua che corrisponda a quella del cliente

Fattura il tuo progetto in maniera flessibile

Per le agenzie creative è importante avere una visione d'insieme di chi sta lavorando su cosa e poi fatturare il tempo al cliente. È possibile convertire facilmente il progetto in una fattura.


A questo punto è importante decidere se si vuole fatturare tutto in una volta, in base al tempo e ai materiali, oppure in base a un determinato periodo di tempo. È anche possibile creare semplicemente delle fatture vuote che vengono poi collegate al progetto. Tutto dipende dal tuo modo di lavorare e potrebbe anche variare da progetto a progetto.


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