De koppeling met boekhoudpakket Twinfield is een diepgaande integratie. Net als bij Exact online en Octopus worden zowel betalingsgegevens als facturen in beide richtingen gesynchroniseerd. 


2 Opmerkingen:

  • De koppeling met Twinfield exporteert facturen en creditnota's vanuit Teamleader Focus naar Twinfield, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Twinfield geëxporteerd. 
  • Grootboekrekeningen beheer je in Twinfield, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

De Twinfield-koppeling activeren

Om de koppeling te gebruiken is minstens een zogenaamd "Extra boekhouden" abonnement nodig (level 4). Indien je twijfelt of je dit hebt, neem je best eens contact op met je boekhouder of Twinfield zelf. 


Twinfield raadt sterk af om een adminaccount (level 1) te koppelen aan Teamleader Focus. De reden hiervoor is dat een level 1 gebruiker alles kan doen in Twinfield: niet enkel boekingen aanmaken, maar ook gebruikers en administraties aanpassen (verwijderen bijvoorbeeld). Als je zou worden gehackt of werknemers hebben toegang tot deze informatie, kan de level 1 gebruiker ongewenste zaken uitvoeren. 


1. Ga naar ‘Integraties/Marketplace’.

2. Zoek de Twinfield-integratie door in het overzicht aan de linkerkant op 'Boekhouding' te klikken, of tik 'Twinfield' in in de zoekbalk .

3. Om de koppeling te leggen, moet je een aantal gegevens invullen:

  • Begindatum: selecteer vanaf welke datum de synchronisatie van facturen vanuit Teamleader Focus moet gebeuren. Normaal gezien valt dit samenvallen met het begin van je boekjaar.
  • Gebruikersnaam en wachtwoord: je gebruikersnaam en wachtwoord voor Twinfield.
  • Organisation: dit is een extra loginveld dat Twinfield gebruikt om je te identificeren. Dit krijg je mee bij het aanmaken van je Twinfield account.

4. Als je alles juist hebt ingevuld, kan je klikken op ‘Adminstratie verbinden’.

Teamleader Focus zal nu de link leggen met Twinfield en je vertellen of alles goed gelukt is. Let op, je kan slechts één Twinfield administratie verbinden met Teamleader Focus!

5. Als alles goed is verlopen, krijg je de keuze welke administratie uit Twinfield je wilt koppelen aan Teamleader Focus.

  • Als je wilt, kan je ook nog de bedrijven die al in je Twinfield-account zitten, importeren naar Teamleader Focus. Dit is aangeraden: zo voorkom je dat bedrijven dubbel aangemaakt worden in Twinfield bij het exporteren van facturen.

6. Klik je op ‘Opslaan’, dan wordt de koppeling gemaakt en worden eventuele bedrijven geïmporteerd in Teamleader Focus.

Nu kan je nog drie zaken instellen:

Je btw-codes linken aan Twinfield: zorg ervoor dat je btw-codes in Twinfield en Teamleader Focus overeenkomen, zodat je makkelijk kan exporteren.
Standaardinstelling voor rekeningnummers: hier kan je alle rekeningen in Teamleader Focus gelijkstellen met die in Twinfield. Zijn er facturen waarbij nog geen rekening is gedefinieerd, dan kan je dit automatisch laten aanvullen door de slider onderaan aan te zetten.
Automatische synchronisatie: zet je dit aan, dan hoef je de synchronisatie tussen Twinfield en Teamleader Focus niet handmatig te starten. Deze synchronisatie loopt elke nacht en je kan ervoor kiezen om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe betalingen.

Facturen exporteren

Nadat je alles goed hebt ingesteld, kan je facturen gaan exporteren naar Twinfield. 

  1. Navigeer naar ‘Facturen’.
  2. Klik op het synchronisatiesymbool (twee pijltjes). 


Als je hier op klikt, dan kan je de synchronisatie met Twinfield starten. De facturen worden op de achtergrond naar Twinfield getrokken en je krijgt een melding als de volledige synchronisatie voltooid is. In de melding zie je hoeveel facturen er geëxporteerd werden en hoeveel klanten werden aangemaakt in Twinfield (dit gebeurt enkel als een klant niet werd teruggevonden in Twinfield zelf).

Als er iets misgelopen is met het synchroniseren van bepaalde facturen, dan zal je hier een melding van krijgen. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat Teamleader Focus enkele facturen of creditnota's bevat met ongedefinieerde rekeningen. In dat geval krijg je te zien in welke gevallen dit voorkomt en kan je ze direct bewerken.


Opmerking: een groot verschil tussen Teamleader Focus en Twinfield is het gebruik van dagboeken. Twinfield gebruikt standaard maar één dagboek om facturen en creditnota’s in op te slaan, terwijl Teamleader Focus standaard facturen en creditnota’s apart nummert. Dit heeft als resultaat dat de factuurnummering in Twinfield niet meer overeenkomt vanaf de eerste creditnota in Teamleader Focus.

Facturen in Twinfield

Is je export gelukt, dan kan je de geëxporteerde facturen steeds terugvinden in Twinfield als conceptboekingen. Je kan ze dus terugvinden en beheren in Twinfield via Boekhouding > conceptboekingen.


Alle facturen worden als conceptboeking opgeslagen omdat je in Twinfield een definitieve boeking niet meer kan aanpassen. Wil je de conceptboeking omzetten naar een definitieve, dan kan je deze actie uitvoeren links onder het groene vlagje:


Facturen afletteren

Als je in Twinfield facturen aflettert (m.a.w. op betaald zet), dan krijgt Teamleader Focus ook deze informatie binnen en worden facturen ook op betaald geplaatst. 

  1. Afletteren in Twinfield doe je via Boekhouding > Afletteren
  2. Hier kan je je debiteuren (verkoopfacturen) definitief op betaald zetten (je moet wel eerst je conceptboekingen definitief inboeken).

Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader Focus, dan zal die status ook worden overgenomen in Twinfield. Maar indien je de betaalstatus aanpast in Twinfield, zal de status in Teamleader Focus toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader Focus manueel aanpast.