Vraag je je klanten om een bepaald bedrag op voorhand te betalen? Trek je er vervolgens je gewerkte uren af, om er zo voor te zorgen dat je klant niet te veel betaalt? Dan kan prepaid facturatie zeker iets voor jou zijn!


Wat

Prepaid facturatie is een methode om diensten (of goederen) te betalen voordat je ze daadwerkelijk ontvangt. Het stelt klanten in staat hun uitgaven te budgetteren en hun uitgaven op een efficiëntere manier bij te houden. In plaats van aan het eind van de maand een rekening te ontvangen met een lijst van kosten die als een verrassing kan komen, kunnen klanten met prepaid facturatie een vooraf vastgesteld budget definiëren en enkel voor dat bedrag worden gefactureerd.


Prepaid facturatie instellen

  1. Op de detailpagina van je bedrijf/contact zie je het onderdeel 'Ongefactureerde tijdregistraties'. 
  2. Klik op Facturatie-instellingen in de rechterbovenhoek
  3. Schakel de slider Prepaid-facturatie toestaan in
  4. Vul de prepaidcredits voor dit bedrijf/contact in. Deze credits worden vervolgens weergegeven in dit CRM-gedeelte.
  5. Kies je of Doorlopende facturatie inschakelt of niet. Dit betekent dat Teamleader Focus automatisch een factuur zal opstellen wanneer er minder credits overblijven dan je hier hebt bepaald. Merk op dat de factuur slechts de volgende nacht zal worden gegenereerd.
  6. Zodra je de credits hebt ingesteld, kan je tijd registreren voor deze klant. Meer informatie over tijdregistratie vind je hier.
  7. De geregistreerde tijd wordt niet automatisch afgetrokken, je moet de tijdregistraties selecteren door de box aan te vinken naast de tijdregistraties die je wil aftrekken en kiezen voor Prepaidcredits aftrekken
    Opmerking: Kan je de knop Prepaidcredits aftrekken nergens vinden? Ga dan naar Instellingen > Gebruikers en klik op de drie puntjes > Bewerken naast je naam. Schakel vervolgens 'Autorisatie voor tijdregistratie' in


Prepaid facturatie-rapport

De klant zou je om een update kunnen vragen over het aantal resterende prepaid-credits. Om deze vraag te beantwoorden kun je een prepaid facturatie-rapport exporteren:

  • Ga naar de pagina van je klant en klik op de drie puntjes naast Bedrijfs-of Contactinformatie > Rapport downloaden > Prepaid log exporteren. Hierna kun je dit rapport doorsturen naar je klant.
  • Dit rapport geeft jou en je klant een duidelijk overzicht van het aantal credits dat reeds werd gebruikt.