Dit artikel bevat handige tips, links en een potentiële workflow voor Teamleader Focus gebruikers in een creative agency. We namen aan dat de projectmodule actief staat en dat vormt dan ook de basis van het artikel.

Uiteraard verschilt de aanpak van elk bedrijf en zijn dit slechts suggesties om je op weg te helpen. Mocht je meer vragen hebben, bekijk dan zeker eens ons Supportcentrum of contacteer ons supportteam.

De volgende zaken zullen we overlopen:

• Planning
• Projecten
• Documenten
• Tijdregistratie

Planning

Herhalende taken en afspraken

In het voortdurende streven naar automatisatie, wil je zo weinig tijd als mogelijk spenderen aan plannen. Om wekelijks of maandelijks wederkerende taken niet telkens opnieuw te hoeven inplannen, kan je ze herhalend maken. Hetzelfde geldt voor afspraken.

Projecten

Creative agencies hebben vaak een duidelijk proces voor ogen wanneer ze een nieuw project aanvangen. Projecten bestaan uit fases, mijlpalen onder het project, en taken of afspraken onder de fases. Hieronder vind je een aantal interessante zaken om in het achterhoofd te houden.

Werkoverzicht

Wanneer je plant, kan je fases gebruiken om je project in verschillende delen onder te verdelen, van het conceptuele deel tot de presentatie van je werk aan de klant en publicatie. Om te beginnen met extra fases toe te voegen en afspraken en taken aan deze fases te linken, klik je op een project. Zo kom je op de pagina van het werkoverzicht.

Het werkoverzicht kan er ongeveer zo uitzien:

De wijze waarop je je fases structureert, hangt natuurlijk enorm af van het type van je werk. Het belangrijkste is precies weten wat er verwacht wordt van wie binnen elke fase. Een fase heeft altijd één verantwoordelijke collega, maar taken en afspraken eronder kunnen toegewezen worden aan anderen.

Vergeet een fase niet te af te sluiten wanneer de taken en afspraken voltooid zijn. Dit kan je doen door met je muis over de fase te bewegen en te kiezen voor fase afsluiten. Een project zal pas als klaar worden beschouwd als alle fases erin werden afgesloten.

Afhankelijke fases

In sommige gevallen kan je pas beginnen werken aan een bepaalde fase als een andere werd voltooid. Je kan bijvoorbeeld niet aan de front-end beginnen van een website als je nog geen wireframes hebt ontvangen, bijvoorbeeld. Klik op de link om te leren hoe je fases afhankelijk kan maken van elkaar.

Verbruikt budget

Deze feature toont per project hoeveel je al hebt uitgegeven van het budget dat je overeenkwam met de klant. Door materiaal in te geven of factureerbare taken en afspraken in te plannen, zal het gespendeerde bedrag toenemen. Zo zie je wanneer je over budget dreigt te gaan. Je kan deze functionaliteit vinden op de 'Projectinfo'-pagina in de header van je project.

Winst

Houd kosten en omzet steeds in het oog dankzij het Winst-venster, centraal in elk project. Klik door naar Details voor een handig overzicht dat je laat zien waar de meeste kosten vandaan komen. Je kan deze functionaliteit vinden op de 'Projectinfo'-pagina in de header van je project.

Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben. 

Projectplanning

Maak gebruik van de project planning om je werk efficiënt te verdelen onder de collega's.

Documenten

Creative agencies hebben per definitie veel visuals te delen. Hieronder vind je een aantal tips om documenten zowel intern als met de klant uit te wisselen.

Externe toegang tot projecten

(Functionaliteit beschikbaar in ons Boost-pakket)

Om op de hoogte te blijven van je klanten en hun mood swings, kan het handig zijn hen toegang te verlenen tot het project via de externe toegang. Dit laat hen toe in te loggen op een platform waar ze inzage krijgen in de fases en de gerelateerde taken. Bovendien kan je op die manier ook documenten uitwisselen met hen. Je kan deze functionaliteit vinden op de 'Projectinfo'-pagina in de header van je project.

Dropbox

Je kan bestanden uploaden bij elke module, maar als je alle documenten wilt centraliseren, raden we aan onze integratie met Dropbox te bekijken.

Tijdregistratie

Als je precies wilt weten hoeveel het werk die je verricht waard is, zal tijdregistratie essentieel zijn. Er zijn verschillende manieren om tijd te registreren in Teamleader Focus, maar hier heb je er een aantal:

• Time Tracker: Registreer werkuren rechtstreeks vanuit je Teamleader Focus account.

• Mobiele app: Werk je zonder laptop? Registreer je tijd met de mobiele app.

Heb jij een tip die je graag wilt delen met ons? Contacteer gerust ons support team en laat het ons weten!