In de creatieve sector voel je voortdurend druk om klanten te overtuigen en fantastische projecten neer te zetten. Daardoor is het niet eenvoudig om gestructureerd te werken en elk detail tot in de puntjes af te werken, zeker niet als je aan verschillende projecten tegelijkertijd werkt. Daarom moet je over een aantal essentiële zaken beschikken om van cool idee tot kant-en-klaar project te komen zonder grote hobbels onderweg.


Dit artikel bevat tips en nuttige links voor het werken met Teamleader Focus in een creatief agency. We zijn ervan uitgegaan dat projecten het hart van je organisatie vormen en dat is de basis van dit artikel. 


Uiteraard werken alle bedrijven anders en zijn dit slechts richtlijnen om je op weg te helpen. Als je andere vragen hebt, bekijk dan zeker ons supportcentrum voor specifieke info over modules, of neem contact op met ons supportteam.



Projectplanning begint in de pitchingfase

De creatieve industrie draait rond pitchwerk. Het is een harde, competitieve markt, waar je steeds tot het uiterste gaat om je idee voor te stellen én te verkopen. Je moet continu je concurrenten overtreffen om te zorgen dat je voldoende projecten binnenhaalt. In tegenstelling tot andere sectoren start de planning al vóór je pitch. Elk idee dat je met klanten hebt besproken, zoals een marketingcampagne, kan je eenvoudig omzetten in een offerte die je ter ondertekening naar je klant kan sturen. Daarna zet je deze offerte in een paar eenvoudige stappen om in een project, en je kan aan de slag! 


In ons voorbeeld is ons project een marketingcampagne voor een rebranding:



Een algemeen overzicht

Als je in een creatief agency werkt, moet je echt een goed overzicht hebben van wat er moet gebeuren. Dit klinkt misschien logisch, maar het is vaak een onderschatte factor: hoe beter je kan plannen, hoe meer je project zal slagen. Bij een goede planning gaat het er niet om al je to-do's in een waterdicht schema te proppen, maar om ruimte te laten voor vertragingen, fouten en ruimte om te ademen.


Header project

Vul de velden in om een duidelijk overzicht te krijgen van de belangrijkste informatie over het project. Je kan extra velden toevoegen aan de header door te klikken op de drie puntjes in de rechterbovenhoek > Header personaliseren.

Voorkeuren beheren geeft je de mogelijkheid om toegangs-/bewerkingsrechten in een project te definiëren. Ontdek hier meer over deze functionaliteit.



Werkoverzicht

Creatieve agencies hebben vaak een duidelijk proces in gedachten wanneer ze aan een nieuw project met een klant beginnen. In Teamleader Focus orden je je project door groepen toe te voegen en taken en materialen aan deze groepen toe te voegen.


Onder de header vind je de tab Werkoverzicht. Hier breng je structuur aan in je project. Omdat we onze offerte hebben omgezet in een project, hebben we al groepen en taken in ons project:


Je kan natuurlijk nog steeds groepen, taken en materialen aan je project toevoegen of degene die niet relevant zijn verwijderen. 

  • Voeg een groep toe door te klikken op Groep toevoegen
  • Voeg een taak toe door te klikken op Taak toevoegen of +Lijn toevoegen.
    Je kan ook een medewerker of meerdere medewerkers aan de taak toevoegen.

    Alle medewerkers die aan een taak in het project zijn toegevoegd, verschijnen automatisch in het veld 'Medewerkers' in de header.

    Vul de begin- en einddatum in. Er zijn verschillende veiligheidsmechanismen ingebouwd om ervoor te zorgen dat je je project op tijd en binnen het budget kan opleveren. Als je de einddatum van een taak, materiaal of groep overschrijdt, ontvang je hiervoor een notificatie. Hetzelfde gebeurt wanneer je het prijs- of kostenbudget instelt. Wanneer je prijs of kosten over dit budget gaan, ontvang je ook een notificatie.

  • Voeg een materiaal toe door te klikken op het pijltje naast Taak toevoegen > Materiaal toevoegen of +Lijn toevoegen.


Om de flexibiliteit van de projectmodule te verbeteren, kan je groepen, taken en materialen verslepen om de volgorde te wijzigen of iets naar een andere groep te verplaatsen.



Afhankelijk van hoe het gaat met je project, kan je de status van de taken en materialen wijzigen in: To do, Lopend, on Hold en Klaar. Merk op dat de statussen ook een kleurcode hebben.


Je kan kolommen toevoegen aan het werkoverzicht of kolommen verwijderen. Klik daarvoor op het tandwieltje en voeg alle kolommen toe die je wil.


Merk ook op dat je taken, materialen en groepen altijd één voor één of allemaal tegelijk kan dupliceren. Tot slot kan je groepen samenvoegen door een groep te slepen en in een andere groep te plaatsen.


Probeer geen prijs te plakken op creativiteit

In de volgende fase wil je kosteneffectief zijn, maar het is niet altijd gemakkelijk om je aan een vaste prijs te houden. 


Door met verschillende agencies te praten, leerden we de volgende dingen. Een creatieve campagne bestaat uit veel verschillende deliverables: grafisch ontwerp, webontwikkeling, fotografie, enzovoort. Je kan een vaste prijs plakken op een aantal van deze onderdelen (zoals hoeveel tijd er gaat zitten in het ontwikkelen van het framework van een website), maar aan bepaalde onderdelen kan je moeilijk een prijskaartje hangen.


We hebben verschillende facturatiemethodes ontwikkeld om je project op een flexibelere en creatievere manier op te volgen. Lang verhaal kort: jij kiest. Je kan een facturatiemethode kiezen voor het hele project, voor de groep of voor een specifiek item (taak of materiaal). Lees hier alles over facturatiemethodes.


Voor het hele project kan je de volgende facturatiemethode kiezen:


  • Time & materials: De standaard facturatiemethode voor een project, gebaseerd op alle tijd en materialen in een project. Merk op dat je ook custom gebruikerstarieven per project kan instellen, waarover je hier meer kan lezen.
  • Fixed price: Er wordt een vaste prijs voor het hele project ingesteld. Onderliggend werk zal geen individuele prijs hebben, maar in plaats daarvan 'Verbruikt budget', wat een indicatie is over hoe goed de vaste prijs uitpakt.
  • Niet-factureerbaar: Het hele project is niet factureerbaar. Er zijn geen prijzen of facturatie-opties.


Zoals hierboven vermeld, kan je creatief zijn en afwijken van deze standaard facturatiemethode, bijvoorbeeld voor taken. Voor taken hebben we meer facturatiemethodes toegevoegd omdat bepaalde diensten een andere facturatiemethode vereisen. Dit zijn de opties:


Nadat je je verschillende facturatiemethodes hebt gedefinieerd, is het tijd om je eigenlijke werk op te volgen en te registreren. Als je in een creatief agency werkt, moet je goed op je tijd letten zodat je niet te veel tijd spendeert aan bepaalde zaken. Tijdregistratie is hier echt de sleutel.


Voeg tijdregistratie toe aan een taak door te klikken op +Tijdregistratie toevoegen. Hier kan je beslissen of de tijdregistratie factureerbaar moet zijn of niet; dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om niet-factureerbare tijdregistratie toe te voegen aan factureerbare taken. Wil je tijdregistratie in bulk toevoegen, bijvoorbeeld aan het einde van de week? Dan kan je onze functionaliteit voor wekelijkse tijdregistratie gebruiken!


Als we terugkijken naar het belang om altijd het overzicht te bewaren, dan is het misschien interessant om ook een rapport van je timesheet per project te kunnen exporteren. Ga naar de header en klik op de drie puntjes rechtsboven > Timesheet exporteren.

Stuur je klanten een update over de tijdsregistratie van een project zonder eerst een factuur te hoeven aanmaken, of selecteer deze optie om een intern overzicht te hebben van de reeds bestede tijd.

  • Deze optie is alleen toegankelijk voor admins of projectverantwoordelijken
  • Je kan een rapport exporteren naar PDF en Excel
  • Kies een taal die overeenkomt met de taal van je klant


Factureer je project op een flexibele manier

Voor creatieve agencies is het belangrijk om overzicht te houden over wie waar aan werkt en om die tijd vervolgens te factureren aan je klant. Je kan je project eenvoudig omzetten naar een factuur.


Hier is het belangrijk om te beslissen of je alles in één keer wil factureren op basis van je tijd & materialen, of op basis van een bepaalde periode tijdregistratie. Het is ook mogelijk om gewoon lege facturen te maken die vervolgens aan het project worden gekoppeld. Dit hangt allemaal af van je manier van werken en kan zelfs per project verschillen.


Heb je een GO-pakket maar ben je geïnteresseerd om onze projectmodule uit te proberen? Start dan hier je gratis proefperiode van 14 dagen.