Wil je de exportbestanden van twee verschillende Teamleader Focus-modules combineren in één Excel-bestand? Als je in beide exportbestanden een gemeenschappelijke kolom hebt, kun je informatie uit het ene bestand in het andere bestand plaatsen. Hiervoor kan je de Excel-functie 'verticaal zoeken' (Vlookup) gebruiken. In dit artikel bespreken we enkele use cases, de procedure en mogelijke uitdagingen.


En maak je geen zorgen, je kunt dit! Het lijkt misschien ingewikkeld in het begin, maar als je de stappen eenmaal hebt doorlopen, is het vrij vanzelfsprekend.


Use cases

Hier vind je enkele voorbeelden van de Teamleader Focus mogelijkheden wat verticaal zoeken betreft: 

  • Je wil in je contactenexport ook uitgebreide informatie over het gekoppelde bedrijf zien: gebruik de gemeenschappelijke kolom 'Bedrijfsnaam' (exporteer hiervoor je bedrijven en je contacten)
  • In je factuurexport wil je ook je custom field op productniveau zien: gebruik de gemeenschappelijke kolom 'Product ID' of de naam van het product (exporteer hiervoor je facturen en je producten)
  • Bij het exporteren van je deals wil je gedetailleerde projectinformatie in je Excelbestand zien: gebruik de gemeenschappelijke kolom 'Projectnaam' (exporteer hiervoor je deals en je projecten)
  • Een meer uitdagend voorbeeld: stel dat je twee bestanden hebt die je wilt importeren in Teamleader Focus, één met calls en één met klanten. Je wilt echter enkel de klanten importeren waarvoor je ook calls moet importeren: gebruik hiervoor de gemeenschappelijke kolom 'Klantnaam'. Vervolgens moet je het volgende doen: zet een extra kolom in het Excel bestand met de calls met voor elke rij bijvoorbeeld de waarde 'ja'. In het klantenbestand voer je de VLookup uit, waarbij je een waarde uit de 'ja'-kolom van het bestand met calls opvraagt. Nadat dit is gebeurd zal je de 'ja' op sommige plaatsen zien verschijnen. Alle klanten waarvoor een 'ja' staat staan dus ook in het bestand met calls, alle andere klanten niet. Daarna moet je in je klantenbestand enkel nog filteren op de 'ja' klanten, zodanig dat je alleen die klanten importeert.


De moraal van het verhaal: zolang je een gemeenschappelijke kolom in twee Excel-bestanden hebt, kun je deze Excel-bestanden samenvoegen tot één.


Procedure

De bovenstaande informatie is echter niet zo nuttig als je niet weet hoe je de functie verticaal zoeken moet gebruiken. We zullen proberen de procedure zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Zo willen we je de nodige kennis geven om zelf een VLookup uit te voeren.


Het voorbeeld dat we hebben voorbereid is de eerst voorgestelde mogelijkheid van hierboven: het ophalen van bedrijfsinformatie in een exportbestand van contacten.


Je bestanden voorbereiden

Je plaatst je twee Excel bestanden in één Excel werkmap. 

  • De eerste tab moet het exportbestand zijn waarin je de Excel-formule wilt uitvoeren. In dit geval is dat het contactenbestand, waarin we de bedrijfsinformatie willen toevoegen. De tweede tab, de bedrijvenexport in dit geval, moet het bestand zijn waaruit je de informatie haalt. Je geeft de tabs best korte, eenvoudige namen. Dit zal straks nuttig zijn. 
  • De volgorde van de kolommen in de eerste tab doet er niet toe. In je tweede tab echter moet de gemeenschappelijke kolom uit de verschillende bestanden in de eerste kolom staan (kolom A). In ons geval is dit de bedrijfsnaam.


De Vlookup uitvoeren

Ga naar het contactbestand/de eerste tab en noem een nieuwe kolom naar de informatie (in ons geval de bedrijfsinformatie) die je wilt zien verschijnen. Begin hier '=VERT.ZOEKEN' te typen. Je zult een dropdown-menu zien waar je de functie kunt selecteren.



  1. De zoekwaarde is de waarde van de gemeenschappelijke kolom 'Bedrijfsnaam' in tabblad één op dezelfde rij als waar je je formule plaatst. Selecteer de cel en zet een dollarteken voor de waarde van de cel, zodat B2 $B2 wordt. Na het selecteren van deze cel, voeg een puntkomma of dubbele punt in, zoals aangegeven in de formule, om naar het volgende deel te gaan.



  2. We willen deze waarde zoeken in ons tweede tabblad om de bijbehorende straat en het nummer van dat bedrijf op te halen. Daarom selecteren we de hele tabel van het tweede tabblad als het bereik waarin je de retourwaarde wilt zoeken. Ctrl+SHIFT++ op een Windows-computer en Cmd+SHIFT++op een Mac selecteert meteen je volledige tabel als je tijd wilt besparen.
  3. Nu gaan we terug naar het eerste tabblad. Je zal zien dat in je formule de naam van het tweede tabblad is veranderd in de naam van het eerste tabblad. We zullen in dit geval 'Contacts' weer handmatig moeten wijzigen in 'Companies'. Bovendien moeten we een dollarteken voor de kolom en de rij van de tabelreeks plaatsen. Dit betekent dat A1:F2243 $A$1:$F$2243 wordt. Na het selecteren van het bereik voeg je, zoals aangegeven in de formule, een puntkomma of een dubbele punt toe om naar het volgende deel te gaan.


  4. Om de retourwaarde te selecteren, gaan we naar het tweede tabblad, en kijken we in welke kolom de benodigde informatie is geplaatst. Als de benodigde informatie in kolom B wordt gezet, zal het kolomnummer in onze formule 2 zijn. Als het in kolom C staat, is het nummer 3, enzovoort. Per formule kan één kolomnummer worden gekozen. Als je informatie uit meerdere kolommen wilt halen, moet je deze formule in je eerste tabblad herhalen. Na het selecteren van het kolomnummer met de retourwaarde, voeg je een puntkomma of een dubbele punt in (zoals aangegeven in de formule) om naar het volgende deel te gaan.

  5. Kies voor 'WAAR' wanneer de resultaten bij benadering moeten overeenstemmen of 'ONWAAR' voor een exacte overeenkomst; normaal gesproken is voor gebruik met betrekking tot Teamleader Focus 'ONWAAR' vereist. Nu kun je de haakjes sluiten.

    Dit is een voorbeeld van hoe je formule er uiteindelijk zal uitzien op het einde:


  6. Om deze formule op alle andere rijen toe te passen, dubbelklik je op het kleine vierkantje van je formulecel:



  7. Optioneel
    Wanneer je de retourwaarden van meer dan één kolom wilt opvragen kan je de formule naar de aangrenzende cellen slepen door op het kleine vierkantje te klikken en het los te laten totdat je het aantal kolommen waarvan je de retourwaarden wilt zien hebt geselecteerd.



    Je zult echter zien dat alle cellen nu dezelfde retourwaarde hebben. Klik op de cel van de tweede kolom met een formule en verander het kolomnummer zoals beschreven in stap 4. Herhaal dit respectievelijk voor het aantal kolommen waaruit je informatie wil halen.


Resultaat

Als alles goed is gegaan kan je drie verschillende soorten output hebben: 

  1. De waarde die je nodig had: in ons voorbeeld is dit straat + huisnummer

  2. Een lege cel of een 0: dit betekent dat de opzoekwaarde (het bedrijf) gevonden is in tab 2, maar dat de kolom met de retourwaarde voor deze specifieke opzoekwaarde leeg is. In dit geval zijn de straat en het huisnummer niet ingevuld

  3. #N/B: de opzoekwaarde (bedrijf) is niet gevonden in tab 2



Opmerkingen

  • Als je meerdere bedrijven per contactpersoon hebt, staan deze bedrijven in één cel in je contactexport, gescheiden door een komma. De VLookup-functie beschouwt "company1,company2" echter als de naam van één bedrijf. Dit betekent dat de VLookup-functie een antwoord van #N/B zal teruggeven, hoewel deze bedrijven misschien wel gekend zijn in Teamleader Focus. Dus, voor contacten met meerdere bedrijven, moet de retourwaarde handmatig worden gecontroleerd in het tweede tabblad.

  • Als er zelfs maar het kleinste verschil is in de gemeenschappelijke kolommen (Amazon vs Amaon), zal de status van #N/B worden teruggegeven. 

  • De dollartekens in de formule worden gebruikt om tabellen en/of rijen te fixeren. Dit is belangrijk specifiek voor de het bereik van de lookup. Aangezien je de formule zou kopiëren naar de cellen eronder, zou de het bereik van de lookup ook naar beneden verschuiven, waardoor het bereik van de lookup kleiner zou worden en je niet alle retourwaarden beschikbaar zou krijgen.

Bekijk hier een video over de functie verticaal zoeken in Excel.