Hier kan je de opgenomen versie vinden van onze producttraining Teamleader Focus tips & tricks in tijden van Corona.
Onder de video vind je een samenvatting van alle tips & tricks met links naar de desbetreffende artikels en integraties, de uitleg kan je terugvinden in de video zelf. In de artikels vind je ook duidelijk of dit geschikt is voor Go, Move of Boost.
Ook vind je een lijst van veelgestelde vragen uit de training, samen met hun oplossingen.

Hou de lenteschoonmaak

Als er één voordeel uit deze crisis komt, is dat we nu zaken in orde kunnen brengen waar we anders de tijd niet voor vinden. Dus daarom beginnen we graag met wat tips om je Teamleader Focus account schoon te maken. We doorlopen onze volledige lead to cash flow.

Contacten en Bedrijven

• Bedrijven samenvoegen
• Segmenten aanmaken
• Bulkacties op bedrijven uitvoeren (verwijderen, calls toevoegen...)

Deals

• Verkopen uitstellen: maak een extra dealfase aan genaamd 'uitstel'. Dealfases aanpassen en opvolgacties definiëren
• Deal forecast aanpassen

Projecten

• Projecten uitstellen door gelinkte fases te verplaatsen
• Status aanpassen door je project on hold te plaatsen.

Facturen

• Facturen on hold plaatsen. De automatische herinneringen worden daardoor ook stopgezet.
• Niet gefactureerde tijd factureren of verwijderen
• Betalingstermijn en automatische herinneringen aanpassen

Controle over je financiële status

In dit deel gaan we kijken op welke manier je je data uit Teamleader Focus kan raadplegen en analyseren om daarna eventueel de nodige beslissingen te maken.

Exports

• Algemene regels bij het exporteren
• Excel-exports van factuurlijnen voor een verdere analyse
  Maak een Excel-bestand klaar waar je de export van bv. de facturen in het eerste tabblad zet. In een tweede tabblad kan je enkele formules voorbereiden zodanig je heel eenvoudig statistieken kan genereren.
• Tijdregistratie exporteren:
  • Excel-export
  • Bedrijfs- of projectenrapport

Statistieken en targets

• Statistieken
  • Pipeline targets aanpassen (zie video)
  • Reden van verlies analyseren (Corona)
  • Algemene statistieken omtrent facturen raadplegen
  • Verborgen ministats op facturen en abonnementen bekijken
• Targets

Projecten

• Budgetoverzicht en winst
• Export van Excel en pdf-rapporten (zie bedrijfsrapport)

Integraties

• Google sheets
• Emasphere - dashboarding tool
  
  

Efficiënte communicatie in tijden van remote werken

Interne Communicatie

• Tips uit het werkveld
  • Dagelijkse korte luchtige meetings met het team
  • 1 to 1’s 
  • Gratis software
    • Zoom
    • Slack
• Agenda & tijdsregistratie in Teamleader Focus
  • Werktypes + kleuren
  • Custom field (type url) voor afspraken om zo je meetinglink te delen
  • Gebruik @-tjes in communicatie
• verplichte mailtracking

Externe Communicatie

• Bellen via Voip
• Templates updaten:
  • begeleidende tekst bij de offerte
  • E-mailhandtekening
• Software:
  • Plann3r
  • Vectera

Tips omtrent nieuwe leads

Web2lead

• Algemene webformulieren
• Koppeling met Wordpress
• Facebook via Zapier
• Zapier

Voor de vakman

• Jaimy by Belfius

Marketing

• E-mailmarketing
  • Mailchimp
  • Campaign monitor
• LinkedIn integratie
• Webinartools
  • Livestorm via Zapier
  • Andere

FAQ

1. Is de tijdregistratie nog ergens terug te vinden nadat je hebt gekozen om het niet te factureren? Ik wil die tijd wel ergens kunnen zien.
   Je kan deze terug vinden via de Timesheets per persoon. Wat ik hier aanraad is om een export te nemen van de timesheets zodat je een duidelijk overzicht hebt van wat er is gefactureerd en wat niet.
   
   
2. Is het ook mogelijk om een overzicht van geplande uren (op taken) te krijgen voor een afdeling zodat we kunnen zien of er extra personeel moet worden ingezet?
   Je kan segmenteren op de taken, onderaan vind je de som van de duurtijd. Stel dat er reeds tijdregistratie op een taak werd ingegeven, dan wordt daar geen rekening mee gehouden. Je kan dit eenvoudiger bijhouden op projectniveau via de budgetplanning.
   
   
3. Facturatie: kan je meerdere facturen in 1 keer op een bepaalde datum zetten?
   Je kan enkel facturen in bulk inboeken, verzenden, markeren als betaald en verwijderen.
   
   
4. Hoe kan je je factuur daarna nog koppelen aan een project?
   Dat is mogelijk door naar de factuur te gaan. Daarna klik je op de drie puntjes (naast info) en daarna klik je op "Klant aanpassen". Hier heb je de mogelijkheid om een project te selecteren.
   
   
5. Als je een factuur verstuurd naar een zelf gekozen email adres (dus geen bestaande) dan gaat dat goed. Maar de automatische herinnering gaat dan vaak naar een ander al bestaande email. Hoe kan je dit verhelpen?
   Dit kan je specifiek instellen per bedrijf.

    Handleiding: https://support.teamleader.eu/nl/support/solutions/articles/7000019547
   
   

6. Kun je de acties zoals calls in bulk ook op contactpersoon doen ipv op een bedrijf?
   Dat is inderdaad ook mogelijk. Je moet wel eerst een segment aanmaken. Daarna kan je in bulk een actie uitvoeren op alle contacten die vallen in het desbetreffende segment.
   
   

7. Is het mogelijk om via de export / import functie bedrijven en contactpersonen op de tag prospect te zetten als er geen gewonnen deals zijn geweest?
   Je kan op bedrijf/contact niveau een segment maken met als regel "Heeft gelinkte aanvaarde deals" is gelijk aan "ja". Daarna kan je in bulk via acties de tag "Prospect' toekennen. Dus hiervoor is geen Export/import nodig.
   
   

8. Wanneer je in bulk facturen aanmaakt, worden ze dan manueel opgesteld of op basis van voltooide fases?

   Als je facturen opstelt van geregistreerde tijd via "Tijdregistratie factureren" dan worden deze automatisch opgesteld vanuit de geregistreerde tijd. Indien je projecten wil factureren dan kan je via het project een factuur opstellen en bepalen indien de factuur moet opgesteld worden via de milestones of niet. https://support.teamleader.eu/nl/support/solutions/articles/7000054800