Indem Sie auf ein Projekt in Ihrer Projektübersicht klicken wird der Projekstrukturplan Ihres Projekts geöffnet. Er ermöglicht Ihnen, klare Schätzungen der erforderlichen Arbeit pro Projektphase vorzunehmen und Ihre Projekte perfekt unter Kontrolle zu halten. Lesen Sie hier alles, was Sie über den Projekstrukturplan wissen müssen!

Ein Projekt in überschaubaren Teilen zu planen und die Arbeit gleichmäßig auf die Kollegen aufzuteilen, kann eine Herausforderung sein. Insbesondere wenn ein Projekt in mehrere Phasen hineinwächst, fehlt schnell ein Gesamtbild. Mit der Projektstruktur bieten wir eine Lösung für dieses Problem an. 

Erste Schritte

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt und die erste Phase definiert haben, werden Sie zur Projektstrukturseite weitergeleitet. Sie können dem Projekt eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie auf den Stift neben 'Beschreibung' klicken. 

Planen Sie zuerst alle wichtigen Phasen Ihres Projekts. Klicken Sie dazu auf Phase hinzufügen. Es öffnet sich rechts eine Seitenwand in der Sie die wichtigsten Schritte ausfüllen können, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Indem Sie auf + Abhängigkeit klicken, können Sie Abhängigkeit zwischen Phasen schaffen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber. 

Wenn Sie alle Informationen über die Phase ausgefüllt haben, drücken Sie einfach auf Enter auf der Tastatur oder auf Phase hinzufügen, um sie hinzuzufügen.

Wenn Sie nicht so viel Zeit haben und dem Projekt schnell Phasen hinzufügen möchten, dann können Sie auch auf + Phase hinzufügen klicken unten auf der Seite. Sie brauchen nur den Phasetitel auszufüllen und auf Enter zu drücken. Sie können der Phase später noch Details hinzufügen, indem Sie darauf klicken.

Hinzufügen von Aufgaben und Besprechungen

Nachdem Sie Ihre Phasen hinzugefügt haben, ist es Zeit, bestimmte Aufgaben und Besprechungen pro Projektphase hinzuzufügen.

Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe hinzufügen, um Aufgaben hinzuzufügen. Wenn Sie lieber eine Besprechung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Besprechung hinzufügen:

Mit der Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" können Sie diese Elemente zu jeder gewünschten Phase hinzufügen, indem Sie unter "Details" die richtige Phase auswählen:

Wenn Sie einer bestimmten Phase sofort eine Aufgabe/Besprechung hinzufügen möchten, anstatt eine auszuwählen, müssen Sie nur mit der Maus über diese Phase bewegen, um die Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" anzuzeigen:

Sie können auch auf + Aufgabe hinzufügen sofort unten der Phase klicken, um schnell Aufgaben hinzuzufügen, indem Sie den Aufgabetitel ausfüllen und auf Enter drücken. Sie können später noch der Aufgabe Details hinzufügen, indem Sie darauf klicken.

Beim Hinzufügen von Aufgaben muss nicht sofort ein Aufgabenverantwortlicher definiert werden. Sie können diesen später jederzeit hinzufügen. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich zunächst ansehen können, wer für die Ausführung der Aufgabe zur Verfügung steht, und somit alle zufrieden stellen.

• Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einem bestimmten Verantwortlichen eine Aufgabe zuweisen, wird dieser Benutzer automatisch zum Projektteilnehmer.

Phasen/Aufgaben/Besprechungen bearbeiten

Wenn Sie Aufgaben oder Besprechungen später bearbeiten* möchten, müssen Sie nur auf das Element klicken, und rechts wird ein Seitenbereich mit weiteren Details geöffnet. Auf diese Weise können Sie etwas hinzufügen / bearbeiten und gleichzeitig den Überblick über das gesamte Projekt auf der linken Seite behalten. 

* Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Aufgaben, die als "Beendet" gekennzeichnet sind, nicht bearbeiten (oder löschen) können. Sie müssen die Aufgabe erneut öffnen, um sie bearbeiten zu können.

Für Phasen und Aufgaben: Im Seitenbereich klicken Sie einfach auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten, und drücken Sie auf Enter, um zu speichern. Sie können auch auf den Bleistift klicken.

Für Besprechungen: Im Seitenbereich klicken Sie auf den Bleistift, um die Besprechungsdetails zu ändern. 

Wenn Sie fertig sind, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, können Sie:

• Auf die Aufgabe im Projektstrukturplan klicken; der Seitenbereich öffnet sich
• Klicken Sie auf Abschließen, um dies zu tun
• Möchten Sie Zeit erfassen? Dann klicken Sie auf den Pfeil neben Abschließen > Zeit erfassen. So müssen Sie nicht unbedingt zur Aufgabe navigieren.
  
  

Hinweis: Wenn Sie nicht so viel Zeit haben und schnell Aufgaben abschließen möchten, dann schweben Sie einfach über die Aufgabe im Projektstrukturplan und klicken Sie auf das grüne Häckhen neben dem Aufgabetitel, um die Aufgabe abzuschließen.

Offene Aufgaben / Besprechungen per Drag & Drop zwischen offenen Phasen ziehen

Es ist auch möglich, eine offene Aufgabe oder eine Besprechung per Drag & Drop von einer Phase in eine andere zu ziehen. Klicken Sie einfach darauf und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle.

Dies ist nicht möglich für:

• Geschlossene Phasen
• Geschlossene Aufgaben / Besprechungen
• Sie können nicht zwischen verschiedenen Projekten ziehen und ablegen

Einzelheiten zum Projektstrukturplan

In diesem Teil des Artikels möchten wir Sie auch auf einige Einzelheiten zur Aufgliederung der Arbeit hinweisen.

Zeit oder Budget ausfiltern

Standardmäßig filtert die Projektstrukturseite die Zeit aus

Sie finden eine Übersicht über:

• Erfasste Zeit: Insgesamt die in allen Projektphasen erfasste Zeit. Klicken Sie auf 'Erfasste Zeit' in blau, um sofort zur Zeiterfassungsübersicht für dieses Projekt zu navigieren.
  • Zeiterfassung für Anrufen
  • Zeiterfassung für Aufgaben
  • Zeiterfassung für Besprechungen
  • Separate Zeiterfassungen
• Geschätzte Zeit: Geschätzte Gesamtzeit für alle Aufgaben/Besprechungen aller Projektphasen
  • Anmerkung für Besprechungen: Die für eine Besprechung geschätzte Gesamtzeit ergibt sich aus der Multiplikation der Dauer der Besprechung mit der Anzahl der Teilnehmer: Es wird erwartet, dass Sie und Ihre Kollegen die gesamte Zeit für diese Besprechung aufwenden.
    Beispiel: Wenn die Dauer eines Meetings eine Stunde beträgt, aber 6 Teilnehmer anwesend sind, beträgt die geschätzte Zeit 6 Stunden. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer das Meeting dann auch einzeln als erledigt markiert.
• Erledigt: Zählt, wie viele der verknüpften Elemente (Aufgaben und Besprechungen) im Vergleich zur Gesamtanzahl der Elemente bereits als erledigt markiert wurden

Sie finden dieselbe Übersicht über die erfasste Zeit im Vergleich zur geschätzten Zeit im Detail pro Phase und pro Aufgabe, sowie im Seitenbereich, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe/Besprechung anzeigen. Vergleichen Sie die geschätzte Zeit von Elementen mit der erfassten Zeit, um aus Ihrer Planung zu lernen.

Wenn Sie das ausgegebene Budget auf einen Blick sehen möchten, anstatt die erfasste / geschätzte Zeit, dann können Sie auch nach Budget filtern:

Sie sehen eine Übersicht über:

• Budget ausgegeben: (abrechnungsfähige Stunden + Material) * Verkaufspreis.
• Bereitgestelltes Budget: Das Budget, das Sie dem gesamten Projekt zugewiesen haben.
• Abgeschlossen: Zählt, wie viele der verknüpften Elemente (Aufgaben und Besprechungen) im Vergleich zur Gesamtanzahl der Elemente bereits als erledigt markiert wurden.

Weitere Informationen zur Budgetierung finden Sie, indem Sie in der Kopfzeile zu Projektinformationen navigieren und zum Widget "Ausgegebenes Budget" scrollen. In diesem Artikel erfahren Sie auch mehr über die Budgetverwaltung von Projekten und die genaue Berechnung des Budgets.

Fälligkeitstermine und Status

In Ihrer Phasenübersicht finden Sie auch die Spalte "Fälligkeitsdatum". Das Fälligkeitsdatum der Phase wird angezeigt, aber auch die Fälligkeitstermine der verknüpften Aufgaben und Besprechungen. Ein Fälligkeitsdatum kann vier verschiedene Status haben:

• Roter Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist abgelaufen
• Blauer Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist heute
• Graustatus: Das Fälligkeitsdatum des Elements liegt irgendwo in der Zukunft
• Grüner Status: Die verknüpfte Aufgabe/Besprechung wurde als erledigt markiert

Anmerkungen:

• Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Fälligkeitsdatum Ihrer Phase zeigt lediglich an, dass das Fälligkeitsdatum Ihrer Phase abgelaufen ist und die Phase noch nicht geschlossen wurde.
• Beim Schließen einer Phase wird dem Fälligkeitsdatum der Phase auch der Status „Fertig“ zugewiesen.

Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind

Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind, werden pro Projektphase separat angezeigt. Sie können auf diese Benachrichtigung klicken, um einen Überblick über diese Zeiterfassungen zu erhalten. Hier werden Zeiterfassungen für mit dem Projekt verknüpfte Anrufe sowie separate Zeiterfassungen angezeigt.

Phasen/Projekte abschließen

Wenn Sie alle mit einer bestimmten Phase verknüpfe Aufgaben, Besprechungen und Anrufe erledigt haben, dann empfehlen wir Ihnen, die Phase zu schließen. Das tun Sie, indem Sie über die Phase schweben und auf Phase schließen klicken:

Wenn jede Phase in einem Projekt 'Fertig' ist, dann wird auch das Projekt als 'Fertig' betrachtet. Sie können ein Projekt ebenfalls schließen, indem Sie zu Ihrem Projekt navigieren > Projektinfo > Klicken Sie auf den drei Punkte neben  > Projekt schließen. Alle Phasen die mit diesem Projekt verknüpft sind, werden automatisch geschlossen.

Smartfilter zur Verwaltung des Projekts

Jedes Projekt hat auch einige Filter, um die offenen Phasen zu filtern, als auch die überfälligen Phasen, die zu erledigende Arbeit, die überfällige Arbeit und die Arbeit, die heute fällig ist. Sie können einige Filter wählen, indem Sie einfach auf sie klicken:

Das war's für den Projektstrukturplan! Auf der Projektinfoseite finden Sie Ihre Projektfinanzdaten wie "ausgegebenes Budget" und "Gewinn". Durch die Kombination dieses Strukturplans und Finanzinformationen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Projekte.