La respuesta es clara: sí. Un presupuesto firmado digitalmente tiene la misma validez que uno firmado en papel. En el momento en el que el destinatario firma el presupuesto enviado a través de Teamleader Focus, se genera un acuerdo legal.
La funcionalidad de Teamleader Focus que permite firmar presupuestos digitalmente cumple la regulación europea eIDAS: Sistema Europeo de Reconocimiento de Identidades Electrónicas. En este sentido, tomamos medidas para establecer la identidad de la persona que firma y evitar que el presupuesto se modifique en un momento posterior.
Adicionalmente, almacenamos los datos tanto de la marca de tiempo de la firma (indicada en la Hora media de Greenwich (GMT)) como la dirección IP del firmante. Ambos elementos aparecerán en tu presupuesto. Como esta información forma parte de la firma del cliente, tendrás que asegurarte de que la firma se añada a la plantilla de tu presupuesto. Encontrarás los detalles aquí.
Algunos consejos:
- Para la mayoría de contratos comerciales aportar una firma digital es suficiente garantía. Para contratos de mayor entidad es recomendable optar por una firma a mano o una firma con certificado electrónico.
- Recuerda a tus clientes que los medios digitales no son la única forma para formalizar un contrato, sobre todo si se trata de un particular. Si el cliente se siente más cómodo firmando en papel, dale la opción para hacerlo.
- Menciona en tus Términos y Condiciones y en tu presupuesto que ambas partes están de acuerdo con la firma digital y que dicha firma genera un acuerdo válido.
- ¿Tu cliente es una entidad legal (empresa, ONG, etc.)? Asegúrate de que la persona que firma el presupuesto digitalmente tenga la potestad legal para hacerlo. No todo el mundo está autorizado a firmar contratos.
- Confirma siempre el acuerdo con el cliente por email. De esta forma, si en futuro tuviese lugar una disputa podrás presentar estos emails junto con el presupuesto para aclarar el malentendido.
- Comprueba siempre que el cliente haya firmado el presupuesto. Puede darse que simplemente haya dibujado una cruz, o que haya escrito su nombre en el recuadro para la firma. Una firma tiene mayor valor probatorio y es más difícil de falsificar.