D'abord et avant tout : ces fonctionnalités ne sont pas disponibles par défaut. Si vous souhaitez travailler avec eux, demandez à votre administrateur de les activer via Paramètres > Utilisateurs et de cliquer sur le crayon à côté du nom d'un collègue. Ensuite, placez les curseurs pour ces options sur « Oui ».

  1. La prochaine chose à faire est la création d'une opportunité et un devis via la page de l'opportunité.
  2. Dans la section "Suivre votre opportunité ouverte', cliquez sur "+". Ici, vous pouvez créer des confirmations de commande et des bons de livraison. Pour pouvoir créer des commandes, toutefois, l'opportunité doit être acceptée.


Confirmation de commande

  1. En cliquant dessus, vous arrivez à l'écran suivant où vous pouvez remplir les dates d'échéance de la livraison. En d'autres termes : le jour où vous prévoyez livrer les biens commandés par votre client.                                                     *Remarque : Lorsque vous avez plusieurs devis, vous devez d'abord choisir le devis à partir duquel vous souhaitez créer une confirmation de commande.
  2. Lorsque vous cliquez sur "Enregistrer", une confirmation de commande est créée et enregistrée dans la section 'Fichiers' de l'opportunité. Vous pouvez également la retrouver dans la section "suivi de votre opportunité". Ensuite, vous pouvez l'envoyer à votre client en cliquant sur le signe PDF, puis sur l'enveloppe dans le coin supérieur droit.


  • Vous trouverez une liste des offres pour lesquelles une confirmation de commande a été créée sous Opportunités > Confirmations de commande.
  • Comme pour tous les autres documents de Teamleader Focus, vous pouvez aussi créer votre propre mise en page pour les confirmations de commande en allant dans Paramètres > Mise en page du document > Confirmation de commande.

Cependant, vous pourriez ne pas avoir le produit en stock donc vous devrez passer une commande avec votre propre fournisseur. Bien sûr, vous n'avez pas à attendre pour commander vos marchandises jusqu'à ce qu'un client ait finalement accepté un devis. C'est pourquoi vous avez également la possibilité de créer une commande à partir de zéro, mais faisons-le étape par étape.


Commandes

Il y a trois options pour créer une commande :

  • À partir de rien
  • À partir d'une opportunité acceptée
  • Depuis un projet

À partir de rien

Vous pouvez le créer entièrement en allant dans Opportunités > Commandes > Ajouter commande.


À partir d'une opportunité acceptée

Ou vous pouvez créer une commande à partir d'une opportunité acceptée :

  1. Pour créer et ensuite passer une commande, naviguez vers la page de l'opportunité. Il vous suffit d'aller à la section 'Suivre votre opportunité gagnée' après qu'une opportunité a été acceptée et de choisir + > commande.

  2. Cliquez dessus, et vous verrez l'écran suivant* qui vous donne la possibilité d'ajouter ou de supprimer des articles. Lorsque vous créez une commande à partir de zéro (via des projets ou via le bouton de commande), vous devez remplir vous-même les articles nécessaires, mais les étapes suivantes sont les mêmes.                                     * Remarque :  Lorsque vous avez plusieurs devis, vous devez d'abord choisir le devis à partir duquel vous souhaitez créer une commande.

  3. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer" qui vous amène à l'écran contextuel suivant, vous permettant de définir certains paramètres concernant la commande que vous allez placer. L'un de ces paramètres est la mise en page, car vous pouvez également créer votre propre mise en page via Paramètres > Mise en page du document > Commande.

  4. Après avoir cliqué sur "Enregistrer", votre commande sera créée. Vous trouverez cette commande sous la section 'Suivre votre opportunité gagnée' comme 'Frais généraux'.

    Vous trouverez toutes les commandes créées sous Opportunités > Commandes.
    Le statut vous donne une mise à jour claire sur les actions à prendre concernant votre commande.


5. Lorsque vous cliquez sur "Actions", vous avez d'abord la possibilité d'envoyer votre commande à votre fournisseur et ensuite, vous avez la possibilité d'indiquer que les articles de votre commande ont été livrés.

6. Lorsque vous confirmez la livraison, le stock de votre produit est automatiquement mis à jour si vous travaillez avec la fonction stock. La fonction stock vous permet de renseigner le stock de vos produits et de définir un stock minimum. Dans le cas où le nombre tombe sous le stock minimum, vous serez averti afin que vous puissiez passer une commande. Si vous voulez en savoir plus sur la fonction stock, cliquez ici


À partir d'un projet

La troisième option pour créer une commande consiste à ajouter un coût externe à un projet.

  1. Pour ce faire, naviguez vers l'onglet 'Info projet' en haut de la page.
  2. Cliquez sur la flèche en haut d'un projet et choisissez "Ajouter un coût externe".
  3. Vous remplissez ensuite le produit que vous souhaitez ajouter à votre projet et avez également la possibilité de créer directement une commande en basculant le curseur"Créer commande en PDF" sur "Oui".


Cela vous amène alors au même écran contextuel dont nous avons parlé plus tôt, et vous devrez suivre les mêmes étapes.


Comme vous pouvez voir sur la capture d'écran au-dessus, les prix unitaires et les coûts unitaires peuvent être remplis comme il convient. Cela calculera automatiquement la marge bénéficiaire réalisée sur le projet en déduisant le coût unitaire de votre prix unitaire. Vous trouvez plus d'informations sur les marges bénéficiaires dans le module projet ici.

Bons de livraison

Après avoir confirmé la commande de votre client et avoir commandé le matériel nécessaire, vous êtes prêt à livrer et avez besoin d'un bon de livraison.

Bien sûr, vous pouvez également créer un bon de livraison sans avoir suivi les étapes mentionnées précédemment.

  1. La seule chose dont vous avez besoin est un devis.
  2. Sur la page de l'opportunité, naviguez vers 'Suivre votre opportunité ouverte'. Cliquez ensuite sur "+" > "Bons de livraison".
  3. Sur l'écran suivant*, vous verrez certains paramètres que vous pouvez définir.                                                  *Remarque :  Lorsque vous avez plusieurs devis, vous devez d'abord choisir le devis à partir duquel vous souhaitez créer une commande.
  4. Lorsque vous cliquez sur "Enregistrer", le bon de livraison sera enregistré dans la section 'Fichiers" de l'opportunité. Vous le retrouverez aussi dans la section "suivi de votre opportunité".                                            Vous pouvez ensuite l'envoyer en cliquant sur le signe PDF, et l'enveloppe dans le coin supérieur droit.


  • Vous trouverez un aperçu de tous les bons de livraison sous Opportunités et Devis > Bons de livraison.
  • Comme pour les autres documents, la mise en page peut être ajustée sous Paramètres > Mise en page des documents > Bons de livraison.