Jusqu'à présent, vous avez probablement toujours envoyé vos factures en format PDF à votre client. Mais il est également possible qu'une entreprise ou une administration avec laquelle vous échangez des factures vous demande soudainement une facture électronique (une "e-facture" ou une facture au format XML ou UBL). Mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Et est-ce possible via Teamleader Focus ?


Remarque : pour des informations spécifiques sur la facturation électronique en Italie, veuillez consulter cet article.


Qu'est-ce que PEPPOL?

Objectif principal

Il existe une grande quantité d'informations en ligne sur la facturation électronique et PEPPOL. Nous allons donc résumer rapidement son objectif initial :


À partir des années 90, les entreprises faisant des affaires et échangeant des factures par voie électronique entre elles, ont souvent souffert d'une grande hétérogénéité entre les fournisseurs et les industries. De ce fait, le processus d'échange d'informations (telles que les factures) était très long et inefficace. PEPPOL a été une solution à ce problème, proposée par une association européenne en 2008. Son principal objectif était de rendre les connexions électroniques avec les partenaires (par exemple, la facturation électronique) plus rapides et plus simples en fournissant des formats universels pour un large éventail de documents.


PEPPOL fournit à la fois les exigences formelles auxquelles les différents documents (tels que les factures) doivent répondre, ainsi que le réseau sur lequel ils doivent être échangés. Les exigences formelles sont décrites dans chaque version UBL, le réseau est constitué de points d'accès officiellement certifiés par l'organisation PEPPOL.


Mise en œuvre spécifique pour chaque pays

PEPPOL est une initiative européenne, mais sa mise en œuvre dans les différents pays change en fonction des lois imposées par chaque pays. 


Dans certains pays (comme l'Italie), le gouvernement a imposé l'utilisation du réseau PEPPOL pour échanger des factures dans un contexte B2G (Business-to-Government) et B2B (Business-to-Business). Cela signifie que chaque facture envoyée à un fournisseur doit être envoyée via le réseau PEPPOL.


Dans les autres pays européens, l'utilisation du réseau PEPPOL n'est actuellement requise que dans un contexte B2G. Dans ces pays, vous ne devez utiliser le réseau PEPPOL que lorsque vous envoyez une facture au gouvernement ou à un organisme public (bien que des lois soient en cours d'élaboration afin d'imposer cette obligation dans un contexte B2B également).


Comment puis-je envoyer des factures via le réseau PEPPOL ?

Teamleader Focus

Comme décrit précédemment, le réseau PEPPOL se compose d'environ 300 points d'accès certifiés dans toute l'Europe. L'expéditeur et le destinataire de la facture sont tous deux connectés à leur propre point d'accès (cette structure est appelée le "modèle à quatre coins"). 


Teamleader Focus n'est actuellement pas connecté à un tel point d'accès, ce qui rend impossible l'envoi d'une facture directement de Teamleader Focus au client final. Heureusement, nous avons plusieurs partenaires qui se connectent à notre plateforme et qui sont à leur tour connectés à un point d'accès. En synchronisant vos factures avec l'outil du partenaire, elles seront converties au format UBL requis et envoyées au client final via un point d'accès certifié.


Information spécifique pour chaque pays

Lorsqu'une organisation gouvernementale demande que les factures lui soient envoyées via PEPPOL, elle utilise également une plateforme connectée à un point d'accès. Les noms de ces plates-formes sont différents par pays, de même que les intégrations (partenaires) que nous recommandons pour chaque pays :


PaysPlateforme gouvernementalePartenaire/intégration recommandé(e)
BelgiqueMercuriusIxordocs
Billit
Pays-basDigipoortIxordocs
Billit
FranceChorus ProBillit
EspagneFACeBillit
AllemagneE-RechnungBillit
LuxembourgCTIEBillit


Billit

Si vous envoyez fréquemment des factures au gouvernement, nous vous conseillons d'installer l'intégration Billit. Si vous avez des questions sur l'intégration (ou si vous avez besoin d'aide pendant l'installation), vous pouvez contacter Billit directement. Ceci peut être fait via :


Ixordocs

Si vous n'envoyez des factures au gouvernement qu'occasionnellement (par exemple quelques fois par an), nous vous conseillons d'utiliser IxorDocs, car vous ne paierez qu'une redevance par facture et non une redevance fixe par mois. Vous trouverez plus d'informations sur le mode d'emploi ici. Si vous avez des questions sur cet outil, vous pouvez contacter directement IxorDocs. Vous pouvez le faire via :


Note : Dans les comptes Teamleader Focus avec au moins une entité belge, les factures peuvent aussi être téléchargées (séparément) comme un fichier UBL/XML (après avoir activé cette fonction via Paramètres > Factures > Préférences > Activer le téléchargement UBL pour les factures). Ce fichier ne peut pas être utilisé pour envoyer vers la plateforme PEPPOL (il n'est pas encore conforme à la dernière version UBL), il est plutôt utilisé par les clients finaux (privés) qui téléchargent vos factures comme factures d'achat dans leur propre outil de comptabilité.