Lavori per un'agenzia di consulenza finanziaria o legale? Leggi pure questo articolo se vuoi scoprire come Teamleader Focus può esserti d'aiuto. Questo articolo contiene suggerimenti, link utili e un potenziale flusso di lavoro. Inutile dire che tutte le aziende lavorano in modo diverso e queste sono solo delle linee guida per aiutarti. Se hai altre domande, consulta il nostro Centro di Supporto per informazioni specifiche sui moduli o contatta il nostro team di supporto.


Ecco cosa andremo a toccare in questo articolo:

  • Società e Contatti
  • Calendario e Segnatempo
  • Progetti
  • Fatture


Società e Contatti:


Trovi tutti i dettagli di un cliente su ogni pagina di un contatto o una società:

  • Informazioni di contatto
  • Ulteriori informazioni che avete aggiunto (per esempio un campo personalizzato per indicare bisogni speciali di un cliente)
  • Tempo speso 
  • Le mail inviate o le mail in arrivo tracciate in Teamleader Focus
  • Informazioni di opportunità


Consiglio: coinvolgi i tuoi colleghi!

Nello storico ovvero nelle 'Note' puoi vedere chi è già stato in contatto con il cliente in precedenza. Se hai per esempio una domanda per un collega, puoi semplicemente coinvolgerlo utilizzando la @ nella casella 'Scrivi una nota' ed aggiungendo il nome del tuo collega che in seguito riceverà una mail con la domanda che gli hai posto. 


Documenti:

È possibile caricare dei file (contratti, documenti legali, DPA- accordo sul trattamento dei dati, ecc.) nella cartella file di un contatto, una società o un progetto. Puoi trovare la cartella 'File' in basso a destra della pagina. Inoltre, hai la possibilità di connettere Teamleader Focus al vostro team account di Dropbox per poter sincronizzare i file tra Teamleader Focus e Dropbox. 


Calendario e segnatempo:

Il tuo calendario in Teamleader Focus ti permette di aggiungere incontri, task e chiamate e di sapere quali sono stati già pianificati. 


Integrazione del tuo calendario esterno

Stai usando un calendario esterno (Google Calendar, Outlook o iCloud)? Integralo con il tuo account Teamleader Focus! Elementi pianificati in Teamleader Focus o nel calendario esterno saranno sincronizzati in modo da non preoccuparti mai più di perdere un incontro.


Funzionalità disponibili solo a partire dal nostro pacchetto MOVE:


Esportare i segnatempo

In Teamleader Focus puoi anche tracciare il tempo. Dopo aver pianificato il tuo calendario e terminato un elemento, puoi semplicemente cliccare sul calendario e segnarlo come terminato.

Se necessario, puoi anche esportare tutto il tempo tracciato tramite il modulo Segnatempo per avere una migliore panoramica di ciò su cui tu o i tuoi colleghi avete lavorato e quanto a lungo. Leggi questo articolo per saperne di più.


Nel rapporto del segnatempo puoi vedere quali incontri o task sono collegati ad un progetto.

Progetti


Suddivisione del lavoro

Visto che probabilmente offri un servizio a lungo termine ai tuoi clienti, il modulo 'Progetti' sarà quello che alla fine userai di più. In Teamleader Focus puoi creare un progetto per tutti i tuoi servizi a lungo termine creando anche diversi task e coinvolgendo diversi colleghi. Hai la possibilità di creare delle fasi che ti aiuteranno a suddividere il progetto in diverse fasi. Per ogni fase puoi creare dei task ed incontri ed assegnarli ad altri colleghi. Tutti gli incontri e task appartenenti ad una fase sono finiti? Non dimenticare di chiudere tale fasi! Così dovrebbe sempre essere chiaro chi sta lavorando nel progetto e quale fase è aperta. Una volta chiuse tutte le fasi nel progetto, l'intero progetto sarà considerato 'fatto'.  Una volta chiuse tutte le fasi di un progetto, l'intero progetto sarà considerato concluso.


Consiglio: modello del progetto

Se i tuoi progetti hanno una struttura ricorrente, puoi usare dei modelli di progetto per evitare di dover creare sempre le stesse fasi e gli stessi task per ogni nuovo progetto.


Profitto

La funzionalità del profitto ti permette di tener traccia dei costi e potenziali ricavi. Puoi anche vedere una panoramica dettagliata da dove vengono esattamente i costi maggiori. In questo modo sapete anche dove potete fare dei risparmi. Clicca qui per saperne di più. Puoi trovare questa funzionalità sotto la scheda 'Dettagli progetto' nell'intestazione del tuo progetto 

in alto a sinistra.


Budget Speso

La gestione del budget ti consente di monitorare il budget predeterminato che hai concordato con il tuo cliente. Aggiungendo dei costi esterni e stimando il tempo speso dei task e incontri, saprai se stai superando il budget. In questo modo puoi sempre comunicare in modo trasparente nei confronti dei tuoi clienti e del tuo team, in qualsiasi momento. In questo articolo ti diamo alcuni casi d'uso basati su diversi metodi di fatturazione delle fasi nei tuoi progetti. Puoi trovare questa funzionalità sotto la scheda 'Dettagli progetto' nell'intestazione del tuo progetto in alto a sinistra.



La Timeline dei progetti

Dalla panoramica dell'elenco dei progetti, puoi facilmente passare alla timeline dei progetti. La timeline dei progetti ti fornisce una panoramica visiva di tutti i tuoi progetti. Ti permette di valutare continuamente quanto è occupato il tuo business e ti mostra quali progetti hanno bisogno della tua attenzione.


Accesso esterno

Devi coinvolgere una persona esterna ma non ha un account Teamleader Focus? Hai la possibilità dare accesso esterno al progetto. Il collaboratore esterno riceverà una mail con un link per accedere alla nostra piattaforma esterna 'Cloudproject'. Da lì potrà visualizzare la roadmap del progetto, le fasi, i task/incontri collegati ed i documenti aggiunti al progetto. Puoi trovare questa funzionalità sotto la scheda 'Dettagli progetto' nell'intestazione del tuo progetto in alto a sinistra.


Accesso ai progetti in Teamleader Focus

È possibile che non tutti gli utenti in Teamleader Focus abbiano bisogno degli stessi diritti di accesso ai progetti. Puoi limitare l'accesso ai progetti o puoi assegnare diversi ruoli in un progetto. 


Fatture

Idealmente, dopo aver finito un progetto, vorrai fatturarlo al tuo cliente... Per farlo hai due possibilità:

  • fatturare il budget inserito quando hai creato il progetto. 
  • fatturare il tempo speso al progetto (il tempo tracciato dopo aver finito un task/incontro) insieme ai costi esterni.


Per fatturare un progetto tramite una di queste possibilità:

  1. Apri il tuo progetto
  2. Vai sulla scheda Dettagli progetto in alto a sinistra
  3. Vai su 'Fatture'
  4. Clicca sul +. Qui ti verranno date entrambe le opzioni di fatturazione e sarai in grado di vedere l'importo totale per ciascuna opzione. Ovviamente, puoi sempre modificare manualmente l'importo della fattura.

    Fai clic su 'Vai' e verrà creata una fattura proforma cosicché potresti controllare la fattura. La fattura è corretta? Registrala ed inviala al tuo cliente.


Consiglio 1: fatturare per ogni giorno lavorato invece di fatturare per ora

1. Crea un nuovo prodotto per registrare il tuo costo giornaliero

2. Crea un tipo di lavoro con un costo orario di 0€. 

3. Crea una fase col tipo di fatturazione 'contratto a misura'

4. Traccia le ore lavorate ed aggiungi il prodotto che hai creato con il costo giornaliero come costo esterno (attivando lo slider aggiungi prodotti) 

5. Quando stai creando la fattura, devi prima eliminare tutte le ore lavorate perché hai già aggiunto il costo giornaliero come costo esterno. 

6. Aggiungi il rapporto del segnatempo in allegato alla mail con la fattura che stai per inviare al cliente. Nel rapporto, il cliente avrà una panoramica del tempo speso al progetto. 


Consiglio 2: La previsione finanziaria

Gli utenti del nostro pacchetto Boost possono anche dare un'occhiata alla previsione finanziaria per gestire le loro fatture. La previsione finanziaria permette di vedere per il mese in corso e per i prossimi 2 mesi quanti soldi arriveranno. Leggi tutto a riguardo qui.



Hai dei consigli per lavorare con Teamleader Focus? Sentiti libero di farcelo sapere!