Dankzij onze multicurrency kan je volledige offertes/facturen in een andere munteenheid naar je klanten sturen. Lees dit artikel om te weten te komen hoe dat juist in zijn werk gaat.

Facturatievoorkeuren

Wanneer je een deal, offerte of factuur in een andere munteenheid wil opstellen, begin je eerst bij de facturatievoorkeuren van je klant op bedrijfsniveau. Wil je bijvoorbeeld naar een bepaalde klant altijd facturen in dollar sturen en wil je dat Teamleader Focus deze munteenheid automatisch selecteert? Volg dan deze stappen:

1. Open het bedrijf in Teamleader Focus.
2. Klik op de drie puntjes bovenaan naast 'Bedrijfsinformatie'.
3. Selecteer 'Facturatievoorkeuren'.
4. Kies de juiste munteenheid.
   

Het is niet strikt noodzakelijk om de facturatievoorkeuren op voorhand in te stellen. Je kan ook je deal, offerte of factuur aanmaken en de munteenheid manueel kiezen door ze te selecteren in het veld 'munteenheid':

Een deal/offerte opstellen in een andere munteenheid

Als je de munteenheid van je klant bepaald hebt bij de facturatievoorkeuren, zal die munteenheid automatisch gekozen worden wanneer je een offerte opstelt voor deze klant.

De wisselkoers zal getoond worden:

We tonen altijd de wisselkoers van de vreemde munt naar je eigen standaardmunteenheid. Je hebt twee opties:

• Standaard zal de wisselkoers van die dag gebruikt worden.
• Je kan ook manueel een wisselkoers instellen.

Offertes in een andere munteenheid

• Wanneer je een offerte maakt die gelinkt is aan een bestaande deal, wordt de munteenheid van die deal automatisch voorgesteld voor de offerte.
  • Als je een offerte maakt voor een deal met een munteenheid die afwijkt van de facturatievoorkeuren van deze klant, dan heeft de munteenheid van de deal voorrang en wordt deze overgenomen voor de offerte.
  • Je kan de munteenheid van de offerte echter altijd wijzigen, omdat het mogelijk is om een andere munteenheid voor de offerte te kiezen dan de deal heeft. Het bedrag/de waarde van een deal wordt op de achtergrond als volgt berekend. Neem bijvoorbeeld een deal in USD:
    • Als de deal en de offerte allebei in USD zijn, dan zal een offerte van 100 dollar ook een deal van 100 dollar zijn.
    • Als de deal in USD is, maar de offerte in een andere munteenheid, dan wordt de waarde van de offerte omgezet naar USD om het dealbedrag op de achtergrond te berekenen.
• Als je een offerte aanmaakt die niet gelinkt is aan een bestaande deal, dan zal de deal die automatisch wordt aangemaakt de munteenheid van de offerte overnemen.

In de volgende stap voeg je de artikelen toe aan je offerte. Belangrijk om te weten:

• Je stelt de offerte op in de vreemde munteenheid, dus uit het oogpunt van je klant en wat hij of zij te zien zal krijgen op de offerte. Je krijgt met andere woorden de prijs per eenheid en de totale hoeveelheid in de vreemde munteenheid te zien. 
• We zetten de munteenheid niet automatisch om op offertes en facturen. Als je een artikel met een vooraf bepaalde prijs toevoegt, zal Teamleader Focus dus dat getal tonen op je offerte. De prijs zal niet worden omgezet naar de andere munteenheid. Als je de prijs per eenheid (in je standaardmunteenheid) wil omrekenen naar de prijs per eenheid in een vreemde valuta, kan je manueel deze formule toepassen op je items: prijs per eenheid gedeeld door de wisselkoers.
  In onderstaande voorbeeld wordt dat: 1 EUR / 0,8633 = 1,158 USD.

Andere munteenheden zullen zichtbaar zijn in:

• De dealforecast
• Je dealpipeline
• De lijstweergave in je deals, in de 'Bedrag' en/of 'Munteenheid'-kolommen.

Een factuur opstellen in een andere munteenheid

Als je een factuur in een andere munteenheid wil opstellen van nul, gelden dezelfde principes als bij het opstellen van een offerte.

Een factuur opstellen vanuit een deal/offerte

Eens je de offerte hebt opgesteld volgens de instructies hierboven, is het heel makkelijk om die offerte om te zetten in een factuur:

1. Ga naar de detailpagina van je offerte en zet de offerte om in een factuur, of navigeer naar je dealpagina > 'Volg je gewonnen deal op' > klik op het plusicoontje > Factuur.
2. Kies of je de volledige offerte wil factureren of niet.
3. De wisselkoers zal getoond worden: 

    De synchronisatie/reset-knop rechts maakt het mogelijk om de actuele wisselkoers toe te passen, als er een verschil is tussen de wisselkoers van de offerte en de factuur. 

4. Pas indien nodig de artikelen aan en sla de factuur op.
5. Alles op de factuur, zoals de prijs per eenheid, de (tussen)totalen en het totaal incl. btw, zal getoond worden in de munteenheid die je gekozen hebt. Ook in de activiteit onderaan op de factuurpagina zal alles in de juiste munteenheid staan.

Wanneer je het overzicht van je facturen opent, zal je alle facturen kunnen zien in de verschillende munteenheden met de juiste valutatekens. Als je meer wil weten over rapportage en je facturatiestatistieken met betrekking tot multicurrency, lees dan dit artikel. 

Een abonnement opstellen in een andere munteenheid

• Wanneer je een abonnement in een andere munteenheid aanmaakt, kan je kiezen tussen een vooraf ingestelde of een custom wisselkoers voor dit abonnement. Lees alles over Vooraf ingestelde wisselkoersen in dit artikel.
• Alle toekomstige facturen van dit abonnement zullen de gekozen munteenheid en wisselkoers hebben.
• Wanneer je een factuur met een munteenheid converteert naar een abonnement, wordt die munteenheid ingevuld in je abonnement.
• Als je een offerte met een munteenheid converteert naar een abonnement, wordt die munteenheid ingevuld in je abonnement.
• Je kan segmenteren op de munteenheid van een abonnement, of de munteenheid en de wisselkoers van je abonnementen exporteren.
• Facturen die zijn aangemaakt vanuit abonnementen in dezelfde nacht, voor dezelfde klant, worden gegroepeerd in één PDF als ze dezelfde munteenheid en dezelfde wisselkoers hebben. Het gebruik van een vooraf ingestelde wisselkoers wordt hier aanbevolen. Lees meer over gecombineerde facturen uit abonnementen.

Boekhoudpakketten

Er is een naadloze synchronisatie tussen je facturen in Teamleader Focus en je boekhoudpakket (zowel bij de koppelingen in één als in twee richtingen). We sturen alles naar je boekhoudpakket in de standaardmunteenheid van je account, omgezet op basis van de wisselkoers die je geselecteerd hebt.

De wisselkoers

De wisselkoers wordt opgehaald via Currency Layer (https://currencylayer.com) en wordt elke vier uur geüpdatet. Indien je gebruik maakt van de functie om enkel het totaal van je facturen om te zetten naar een andere valuta, kan je jouw klant ook op de hoogte stellen van de gebruikte wisselkoers door de shortcode $CURRENCY_RATE$ te gebruiken op je offerte- en factuurlay-out. Dit werkt niet voor facturen die meteen zijn opgesteld in de vreemde valuta.

De functie om het totaal va je facturen om te zetten in een vreemde valuta kan je activeren via Instellingen > facturen > Activeer omzetten van munteenheid.

Multicurrency in de InvoiceCloud

InvoiceCloud is een platform dat je klanten in staat stelt om hun facturen online te zien, te downloaden en te betalen. Voor dat laatste heb je een integratie nodig met Mollie of Stripe zodat je je klanten zelf hun gewenste betaalmethode kan laten kiezen. Lees het volgende artikel om meer te weten te komen over het instellen van InvoiceCloud. 

Als je factuur is opgesteld in een andere valuta (niet in EUR), zijn zowel de Mollie- als de Stripe-integratie compatibel met multicurrency. Je klant zal online kunnen betalen met een creditcard. Het te betalen bedrag wordt omgezet naar EUR.