Ben jij Teamleader Focus-gebruiker en maak je deel uit van het customer service team in je bedrijf? Dan is dit artikel voor jou! Hier vind je een aantal handige tips, links en een mogelijke workflow om je klanten optimaal te kunnen bijstaan.


De volgende modules bespreken we:


  • CRM
  • Agenda en Timesheets
  • Centrale inbox
  • Statistieken


CRM

Op elke contact- of bedrijfspagina vind je alle informatie terug over je klanten


  • Contactgegevens
  • Aanvullende gegevens (custom fields)
  • Activiteit onderaan de pagina (historiek van activiteiten)
  • Verstuurde en ontvangen e-mails
  • Documenten (via de 'Bestanden'-knop rechts onderaan)


Daarnaast vind je op deze pagina alle gelinkte deals, facturen, projecten, tickets, open taken, afspraken of calls terug. Zo heb je altijd meteen een totaaloverzicht van relevante informatie over een klant en weet je precies wat al gecommuniceerd werd en wanneer.


pro-tip

Als je een collega wilt betrekken bij een case, kan je gewoon het @-teken gebruiken in het notitieveld om ze aan te spreken. Ze zullen een mail krijgen met je bericht.

Agenda en Timesheets

Door je agenda actief te gebruiken heb je een duidelijk beeld waaraan je moet werken en wanneer.


Je kan ook tijd registreren. Het idee is dat je de calls, afspraken en taken die je dagelijks moet doen inplant, en dat je er dan tijd op registreert wanneer ze klaar zijn. Zo krijg je een overzicht van aan welke klanten je hoeveel tijd spendeert etc.


De geregistreerde tijd zal steeds verschijnen in je Timesheets.


Exporteren van timesheets

Wil je een overzicht van alle tijdregistratie binnen een bepaalde periode? Exporteer dan je timesheets naar Excel via de 'Export' knop rechtsboven.


VoIP-integraties

Als je klanten vaak moet opbellen, raden we één van onze VoIP-integraties aan. Met een dergelijke integratie komen oproepen rechtstreeks binnen in je browser.

Functionaliteiten beschikbaar in ons Boost-pakket en in de Centrale inbox-Booster:


Centrale inbox

De centrale inbox zal ongetwijfeld je meest gebruikte tool worden. Hierin ontvang je alle mails die binnenkomen op je supportadres(sen) en kan je tickets verder verdelen onder collega's. Alle open tickets verschijnen ook op de pagina van de klant. Andere mogelijkheden:


  • Maak je eigen statussen aan via instellingen - centrale inbox.
  • Voeg interne notities toe aan je tickets. Deze zijn niet zichtbaar voor de klant


  • Ook de 'derde partij' functie kan je activeren in de instellingen. Deze laat je toe tickets te forwarden naar externe partijen uit je CRM.
  • Voeg generieke antwoorden toe voor vragen die regelmatig binnenkomen.
  • Via de Gmail of Outlook plug-in kan je mail in je inbox ook meteen omzetten naar tickets.


Tijdregistratie op tickets


Als je je support wilt factureren, kan het handig zijn je gewerkte tijd op tickets te registreren door een taak te linken eraan. Klik hiervoor op het plustekentje naast 'Taken' onderaan de pagina. Wanneer je de taak voltooit, wordt op het ticket de tijdregistratie vermeld:

Statistieken

In de statistiekenmodule vind je de pagina Centrale inbox terug, met daarin een aantal tabbladen met interessante informatie. Klik op de link om te leren wat je hieruit kan halen.



Heb jij nog tips die je graag zou willen delen met ons? Contacteer dan gerust ons supportteam!