Ben je actief als consultant in de legale of financiële sector? Blijf lezen als je wilt weten hoe Teamleader Focus je kan helpen. Dit artikel bevat tips, links en een mogelijke workflow. Dit zijn uiteraard slechts suggesties. Vind je niet meteen wat je zoekt? Bekijk dan zeker eens ons Supportcentrum of contacteer ons supportteam.


Dit zijn de modules die we overlopen:


  • Bedrijven en contacten
  • Lead capture-Booster
  • Agenda en Timesheets
  • Projecten
  • Facturen


Bedrijven en contacten


Op elke bedrijfs- en contactpagina in je CRM vind je alle informatie terug over klanten, leads en andere contacten:


Pro-tip: collega's betrekken

Als je vragen hebt voor een collega over een klant, kan je deze op de contactpagina aanspreken door het @-teken te gebruiken. Ze zullen meteen een mail ontvangen met je vraag.


Documenten


Je kunt bestanden uploaden naar elke pagina in je CRM of naar je projecten. We denken bijvoorbeeld aan contracten, legale informatie, DPA's, etc.) Als je heel wat bestanden moet uitwisselen met collega's, kan het interessant zijn onze integratie met Dropbox eens te bekijken.


Lead capture-Booster


Een bedrijf runnen zonder online vergaderingen is in deze tijd moeilijk voor te stellen. Daarom hebben we onze Lead capture-Booster in Teamleader Focus. Ontmoet en praat met je klanten online, en laat ze afspraken met jou inboeken. En dit allemaal bovenop alle andere functionaliteiten die onze tool al biedt! Lees hier alles over wat de Lead capture-Booster is en hoe je deze activeert.


Agenda en Timesheets


Je agenda zorgt er natuurlijk voor dat je afspraken, calls & taken kan toevoegen, en laat je weten welke afspraken en taken je al hebt ingepland. 


Agenda-integratie

Voor je met Teamleader Focus begon, gebruikte je waarschijnlijk al een online agenda als Google Calendar, Outlook of iCloud. Integreer deze zeker met Teamleader Focus! Items die je plant in zowel Teamleader Focus als de externe agenda, zullen onderling gesynchroniseerd worden. Zo heb je meteen op elk platform toegang tot je planning!


Timesheets exporteren

(functionaliteit niet beschikbaar in ons oud GO-pakket)


In Teamleader Focus kan je ook tijd registreren. Nadat je planning ingevuld is, de taken volbracht en de afspraken achter de rug, kan je doorklikken op het item en dit voltooien met de gespendeerde tijd. Dit item zal vervolgens in je Timesheetsmodule terechtkomen, het overzicht van alle tijdregistratie.


Indien nodig kan je de timesheets van jezelf of van je collega's exporteren naar Excel om zo een totaalbeeld te krijgen van waaraan ze werken en hoe lang. Lees dit artikel om hierover meer te weten te komen.

Vervolgens zal je te weten komen hoe deze taken en afspraken gerelateerd zijn aan de projecten in Teamleader Focus.


Projecten


Werkoverzicht


In Teamleader Focus kan je een project aanmaken voor opdrachten waarbij meerdere collega's betrokken zijn en die in verschillende fases verlopen. De projectenmodule zal hiervoor de basis vormen. Dit is de structuur van een project: Project - fases - Taken en afspraken. Fases plan je in om je project in verschillende delen onder te verdelen. Voor deze fases kan je telkens een collega als verantwoordelijke aanduiden. Onder de fases kan je de taken en afspraken nodig om de fase af te sluiten toevoegen. Deze hoeven niet uitsluitend gebonden zijn aan de verantwoordelijke van de fase. Wanneer alle taken en afspraken onder een fase voltooid zijn, kan je de fase afsluiten. Wanneer alle fases in een project zijn voltooid, wordt het project als compleet beschouwd. Wanneer alle fases van een project afgesloten zijn, dan wordt het volledige project als voltooid beschouwd.


Pro-tip: templates

Als je projecten vaak een vergelijkbare structuur hebben, kan je templates aanmaken. Zo vermijd je dezelfde fases telkens opnieuw handmatig te moeten ingeven bij nieuwe projecten.


Verbruikt budget


Deze feature toont per project hoeveel je al hebt uitgegeven van het budget dat je overeenkwam met de klant. Door materiaal in te geven of factureerbare taken in te plannen, zal het gespendeerde bedrag toenemen. Zo zie je wanneer je over budget dreigt te gaan. Je kan deze functionaliteit op de 'Projectinfo' pagina van je project vinden.


Winst


Houd kosten en omzet steeds in het oog dankzij het Winst-venster, centraal in elk project. Klik door naar Details voor een handig overzicht dat je laat zien waar de meeste kosten vandaan komen.


Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben. 


Externe toegang tot projecten


Als je klanten of derde partijen wilt betrekken in een project, kan je ze externe toegang verlenen. Ze ontvangen dan een link naar de Cloudproject, waarop ze de vooruitgang die je boekt kunnen volgen. Bovendien kunnen ze hier documenten downloaden die je hebt geüpload in het project.


Gebruikerstoegang tot projecten


Het kan zijn dat niet elke gebruiker in je Teamleader Focus-account dezelfde rechten tot de projecten nodig heeft. Je kan zelf kiezen welk type rechten je verleent aan elke medewerker.


Facturatie

(niet beschikbaar in ons SMART-pakket)


Om je projecten te gaan factureren heb je twee opties:


  • Het budget dat je aangaf bij het aanmaken van het project factureren.
  • De tijdregistratie samen met externe kosten factureren.


Volg de volgende stappen om één van beide opties te kunnen kiezen:

  1. Ga naar je project
  2. Klik op de tab Projectinfo
  3. Ga naar 'Facturen'
  4. Klik op het plusteken
    Hier zal je beide opties zien en je kan ook het bedrag van beiden zien. Je kan uiteraard ook nog steeds het bedrag manueel aanpassen.


In beide gevallen kan je gewoon klikken op het plusje naast 'facturen' op de projectpagina zelf. Hier krijg je de keuze en kan je het totaal bedrag meteen zien. Je kan de inhoud van de factuur natuurlijk wel nog aanpassen als die werd aangemaakt.

Hierna kan je de factuur meteen inboeken en doorsturen naar de klant!


Pro-tip: Facturatie per gewerkte dag in plaats van per uur
1. Maak je prijzen per dag aan als artikel.
2. Maak een werktype aan met '0' als uurtarief.
3. Creëer een fase met 'Time & Material' als facturatietype.
4. Registreer je gewerkte tijd en voeg het artikel voor prijs per dag (uit stap 1) toe + uitgaven als extra kosten (via de schuifknop onderaan bij het toevoegen van Tijdregistratie).
5. Wanneer je factureert, zal je de gewerkte uren moeten verwijderen, maar dan heb je wel de juiste prijs per dag.
6. Voeg een tijdregistratierapport als bijlage toe aan je factuur om de klant een overzicht te geven van wat er gedaan is.


Pro-tip 2: De financiële forecast
Gebruikers van ons Boost-pakket kunnen ook een kijkje nemen naar de financiële forecast om hun facturen te beheren. De financiële forecast laat je voor de huidige maand en de komende 2 maanden zien hoeveel geld er zal binnenkomen. Lees er hier alles over.

Heb jij nog tips die je zou willen delen met ons? Stuur ze gerust door naar ons support team