Es ist nicht immer einfach die Übersicht über Ihre Arbeitsstunden und Ihr verbrauchtes Material zu behalten, besonders dann nicht, wenn Sie viel unterwegs arbeiten. Oft kommt es dann vor, dass Wichtiges vergessen wird oder dass die geleisteten Stunden lediglich geschätzt werden. Es wird Zeit für einen Arbeitsauftrag: Dies ist ein Dokument, in dem alles feinsäuberlich festgehalten wird. Jedoch ist Papier nicht immer beständig und kann leicht verloren gehen. Die Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag. Die perfekte Lösung? Ein digitaler Arbeitsauftrag mit Teamleader Focus verbunden.


Digitales Arbeiten bietet den Vorteil, dass keine Unterlagen mehr verloren gehen können und außerdem werden alle Informationen zentralisiert: alles, was Sie eingeben, wird automatisch, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, an Teamleader Focus geschickt.


Der Zugriff auf Arbeitsaufträge wird in den Benutzereinstellungen eines Admins in Teamleader Focus verwaltet. Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer Arbeitsaufträge erstellen kann, gehen Sie zu Einstellungen > Personal und gewähren Sie Zugriff, indem Sie den Schieberegler für Arbeitsaufträge aktivieren.


Verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsauftrag zu erstellen

Es gibt verschiedene Optionen, einen Arbeitsauftrag in Teamleader Focus zu erstellen, jedoch sollten Sie sich eines bewusst sein: Sie können einen Arbeitsauftrag in der Webversion nicht fertigstellen. Ein Arbeitsauftrag kann nur über die mobile App für Android oder iOS fertiggestellt werden. 


Sie können aber den Arbeitsauftrag für späteren Gebrauch vorbereiten.

  1. Ein Arbeitsauftrag über die App von null an erstellen
  2. Bereiten Sie Ihren Arbeitsauftrag aus einer Besprechung heraus in Teamleader Focus vor
    • Von null an
    • Basierend auf dem Inhalt eines Angebots


1. Einen Arbeitsauftrag von null an erstellen

Einen Arbeitsauftrag mit Teamleader Focus erstellen ist kinderleicht. Mit unserer App durchlaufen Sie die nötigen Schritte und Sie können Ihren Kunden am Ende den Arbeitsauftrag auch unterzeichnen lassen.


Schritt 1: Kunden auswählen

Dank dem Link zwischen der App und der Datenbank von Teamleader Focus können Sie ganz einfach Kunden auswählen und deren Daten für Ihren Arbeitsautrag verwenden. Die Adresse wird automatisch ausgefüllt oder Sie können, falls Sie das wünschen, eine Adresse des Standortes eintragen. Sie können auch ein Projekt hinzufügen.


Schritt 2: Einträge oder benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen", um Ihrem Arbeitsauftrag verschiedene Optionen hinzuzufügen. Wenn Sie verschiedene benutzerdefinierte Felder auf Arbeitsauftrag-Ebene haben, finden Sie diese hier auch aufgelistet, damit Sie sie ausfüllen können.

Wählen Sie "Arbeitsstunden", um Ihre Start- und Endzeit einzugeben und festzulegen, wie lange Sie gearbeitet haben. Mittagspause? Kein Problem, fügen Sie einfach ein paar Stunden hinzu, nachdem Sie wieder mit der Arbeit begonnen haben. Haben Sie irgendetwas über diese Stunden zu berichten, fügen Sie eine Beschreibung hinzu, wenn Sie möchten.

Alleine Arbeiten kann ermüdend sein. Daher können Sie auch Kollegen an denselben Arbeitsauftrag hinzufügen. Alle geleisteten Arbeitsstunden werden dem gesamten Rechnungsbetrag hinzugefügt.




Schritt 3: Verwendete Produkte speichern

Sie können auch bereits vorhandene Produkte im Teamleader-Datenbank an Ihren Arbeitsauftrag hinzufügen. Fügen Sie so viele Produkte wie Sie möchten, zusammen mit der entsprechenden Menge, hinzu. Hier können Sie auch neue Produkte über die Schaltfläche 'Neues Produkt erstellen' hinzufügen.


Schritt 4: Beschreibung, Reisestrecke und Fotos hinzufügen

Fügen Sie eine Beschreibung, die Reisestrecke und Fotos hinzu, um Ihren Arbeitsauftrag fertigzustellen. So wissen Sie und Ihre Kollegen über Besonderheiten Bescheid und so kann sicher nichts vergessen werden.


Schritt 5: Erstellen Sie ein PDF-Dokument

Sie haben alles eingetragen? Fügen Sie all Ihre Informationen in ein PDF-Dokument zusammen und lassen Sie Ihren Kunden dies an Ort und Stelle unterschreiben. Speichern Sie den Arbeitsauftrag und schicken Sie Ihn direkt ins Büro. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen, können Sie ihn auch als Entwurf speichern und ihn später abschließen. Der Arbeitsauftrag bekommt dann das Label 'Entwurf'. 



Tipp: Sie können Ihrem Kunden auch eine E-Mail mit dem PDF-Dokument des Arbeitsauftrags senden, wenn Sie Ihren Arbeitsauftrag über die mobile App abschließen.


  1. Erstellen Sie in der Teamleader Focus Web-App zunächst die E-Mail-Vorlage, die Sie an Ihren Kunden senden möchten. Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsaufträge > Vorlagen für Arbeitsaufträge und klicken Sie auf das „+“-Zeichen. Es ist möglich, verschiedene Vorlagen hinzuzufügen, aus denen Sie auswählen können. Sie können auch die Sprache wählen, die praktisch sein kann, wenn Sie auch im Ausland arbeiten.
  2. Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, können Sie sie beim Abschluss Ihres Arbeitsauftrags in der mobilen App senden.
  3. In der Webversion sieht das so aus:


Wenn ein Arbeitsauftrag den Status „Fertiggestellt“ hat, bedeutet dies, dass er abgeschlossen ist. Wenn es jedoch den Status „Gesendet“ hat, bedeutet dies, dass es sowohl gesendet als auch abgeschlossen ist.


2. Einen Arbeitsauftrag aus einer Besprechung heraus vorbereiten

Dies kommt häufig in Firmen mit einem Außendienst und einer Verwaltung vor. Beispielsweise kann es hierbei vorkommen, dass die administrative Abteilung einen Termin für einen Techniker im Außendienst plant.

Als Verwaltungsangestellter können Sie dann eine Besprechung in Teamleader Focus erstellen, so dass Ihr Kollege Bescheid weiß, wohin er hingehen soll. 


Webversion

In der Webversion können Sie in der Besprechung einen Arbeitsauftrag vorbereiten, indem Sie in der rechten oberen Ecke auf Arbeitsauftrag hinzufügen klicken. Sie haben zwei verschiedene Optionen: Sie füllen den Arbeitsauftrag teilweise basierend auf einem bestehenden Angebot aus oder Sie tragen bestimmte Daten manuell ein. Sie können eine Beschreibung der auszuführenden Aufgaben oder der benötigten Materialien hinzufügen. So weiß Ihr Kollege direkt, was ihn erwartet.



Sie können später noch diesen Arbeitsauftrag bearbeiten, indem Sie die Besprechung erneut öffnen und auf Arbeitsauftrag bearbeiten klicken. Sie finden den Entwurf  (aber nicht in PDF) des Arbeitsauftrags auch in dem Arbeitsauftrag-Überblick (vgl. Arbeitsauftrag-Überblick späterhin in diesem Artikel).

App-Version

In der App-Version gehen Sie zu der Besprechung und klicken Sie auf Arbeitsauftrag hinzufügen. Jetzt können Sie Einträge hinzufügen und/oder den Auftrag fertigstellen.




Arbeitsauftrag-Überblick

Sowohl in der Webversion als auch in der mobilen App finden Sie einen Überblick über Ihre früheren und gegenwärtigen Arbeitsaufträge.


Webversion

In der Webversion von Teamleader Focus können Sie einen Überblick Ihrer Arbeitsaufträge anzeigen, indem Sie im Menü links zu Arbeitsaufträge navigieren.



Sie können sehen, welche Mitarbeiter an welchem Arbeitsauftrag und für welchen Kunden gearbeitet haben, was das Datum des Arbeitsauftrags ist, wie der Status (Entwurf, fertiggestellt, gesendet) ist und ob ein Projekt damit verknüpft ist. Sie können den Überblick nach einer bestimmten Spalte (aufsteigend oder absteigend) sortieren, indem Sie auf den Titel dieser Spalte klicken. Sie können auch auswählen, welche Spalten in der Übersicht angezeigt werden sollen, indem Sie auf das Zahnrad in der unteren rechten Ecke klicken. 


Außerdem können Sie die Suchleiste in der oberen linken Ecke verwenden, wenn Sie nach einem bestimmten Arbeitsauftrag suchen.


Klicken Sie auf einen Arbeitsauftrag, dann wird die Detailseite dieses Arbeitsauftrags geöffnet.


Sie finden:


  • Der Status des Arbeitsauftrags in der Kopfzeile neben dem Titel: Entwurf, fertiggestellt oder gesendet
  • Der Ort des Arbeitsauftrags und die Reisestrecke, die hinzugefügt wurde
  • Wann wurde der Arbeitsauftrag erstellt?
  • Die verknüpfte Besprechung und / oder das verknüpfte Projekt
  • Welche benutzerdefinierten Felder wurden ausgefüllt?
  • Die Beschreibung des Arbeitsauftrags, falls Sie einen hinzugefügt haben.
  • Wie viele Arbeitsstunden wurden von welchen Kollegen eingetragen und was ist die eingetragene Gesamtzeit?
  • Eine Übersicht über die dem Arbeitsauftrag hinzugefügten Produkte
    • Sie finden die ID und den Namen der Produkte
    • Sie finden den Stückpreis der Produkte und den Gesamtpreis aller Produkte
  • Die Bilder, die Sie dem Arbeitsauftrag hinzugefügt haben
  • Für fertiggestellte Arbeitsaufträge können Sie auf die PDF-Datei des Arbeitsauftrags zugreifen, indem Sie oben rechts in der Arbeitsauftragsübersicht auf 'PDF anzeigen' klicken
    • Beachten Sie, dass Sie den fertiggestellten Arbeitsauftrag auch in den 'Dateien' auf der Firmen- / Kontaktseite des verknüpften Kunden finden

Mobile App

Wenn Sie in der mobilen App zu 'Arbeitsaufträge' navigieren, finden Sie eine Übersicht über Ihre anstehenden und frühreren Arbeitsaufträge. Wenn Sie auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke klicken, können Sie Ihre Arbeitsaufträge nach Status Entwurf, fertiggestellt und gesendet sortieren. Über die Suchleiste können Sie innerhalb Ihrer Arbeitsaufträge suchen.


Einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umwandeln

Wenn Sie jetzt Ihren Arbeitsauftrag in Rechnung stellen möchten, verfolgen Sie die folgenden Schritte:


  1. Navigieren Sie in der Webversion von Teamleader Focus zu dem Kunden, der mit Ihrem Arbeitsauftrag verknüpft ist
  2. Den von Ihnen erstellten Arbeitsauftrag finden Sie in den 'Dateien' dieses Kunden
  3. Navigieren Sie zu "Nicht in Rechnung gestellte Zeiterfassung". Dort finden Sie einige Aktionen, die Sie ausführen können:
  • Erstellen Sie eine Rechnung
  • Stellen Sie die Stunden nicht in Rechnung
  • Bearbeiten Sie etwas
  • Nach Excel exportieren




Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Rechnung zu erstellen, dann erscheint die Rechnung in einem neuen Fenster. Sie können diese Rechnung dann bearbeiten, wenn Sie möchten, und dann die Rechnung speichern. Und schon haben Sie einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umgewandelt.


Einen Arbeitsauftrag aus einem Projekt in Rechnung stellen

Es ist auch möglich, einen Arbeitsauftrag aus einem Projekt in Rechnung zu stellen. Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.


Möchten Sie es selbst ausprobieren? Laden Sie die App unter Apple App Store oder Google Play Store herunter und probieren Sie Teamleader Focus aus unter: www.teamleader.de