Le suivi des éléments tels que les heures facturables et les matériaux utilisés n'est pas toujours facile lorsque vous êtes toujours sur la route. Le plus souvent, il arrive que les choses importantes soient oubliées ou les heures travaillées ne sont que des estimations approximatives. Entre en scène le bon d'intervention : un document qui garde tout bien rangé au même endroit. Mais le papier peut facilement se perdre. La solution ? Un bon d'intervention numérique. La solution parfaite ? Un bon d'intervention numérique combiné avec Teamleader Focus.

L'énorme avantage de travailler numériquement est que les papiers qui peuvent être perdus n'existent plus, et toutes vos informations sont centralisées : tout ce que vous remplissez sera automatiquement envoyé à Teamleader Focus lorsque vous serez connecté à Internet.


Un admin peut donner accès aux bons d'intervention à l'un des utilisateurs via paramètres > Utilisateurs > et cliquer sur le crayon en face du collaborateur puis activer l'option des bons d'intervention.


Différentes façons de créer un bon d'intervention


Il existe différentes façons de créer un bon d'intervention dans Teamleader Focus, mais il y a une chose importante à savoir : vous ne pouvez pas terminer un bon d'intervention à partir de la version web de Teamleader Focus. La finalisation d'un bon d'intervention n'est possible qu'à partir de l'application mobile pour Android ou iOS.

  1. Créer un bon d'intervention à partir de zéro via l'application
  2. Préparez votre bon d'intervention à partir d'une réunion dans Teamleader Focus
  • À partir de rien
  • Basé sur le contenu d'un devis


1. Créer un bon d'intervention à partir de zéro


Créer un bon d'intervention à l'aide de l'application Teamleader Focus est un jeu d'enfant. Notre application vous présentera les étapes nécessaires et vous permettra de terminer avec la signature du client.


Étape 1 : définir un client


Grâce au lien entre l'application mobile et la base de données de Teamleader Focus, vous pouvez facilement rechercher des clients existants et remplir les informations dans le bon d'intervention. L'adresse sera automatiquement renseignée ou, si vous le souhaitez, vous pouvez entrer une adresse de chantier. Vous pouvez également ajouter un projet.


Commencez par vous diriger vers la page d'accueil dans l'application et cliquez sur + > Bon d'intervention. Remplissez les détails.

 

Si vous avez des champs personnalisés pour les bons d'intervention, vous pouvez ausii les trouver dans cette liste, prêtes à être utilisées.


Cliquez sur Enregistrer.


Étape 2 : ajouter des heures de travail

Dans l'écran suivant, vous trouverez une version préliminaire de l'ordre de travail avec quelques informations générales.

Vous pouvez cliquer sur l'adresse et l'ouvrir avec l'un ou l'autre des outils suivants :

  • Apple Maps
  • Google Maps
  • Waze


Si nécessaire, dans cette étape, vous pouvez toujours modifier les informations générales et celles de votre client.


Afin de vérifier le bon d'intervention, vous devez ajouter des heures de travail (obligatoires). Cliquez sur le + pour les ajouter.


Saisissez l'heure de début et de fin pour définir la durée de votre travail. Vous avez pris une pause déjeuner ? Pas de problème, ajoutez simplement quelques heures après avoir recommencé à travailler. Si vous avez quelque chose à signaler concernant ces heures, ajoutez une description si vous le souhaitez.


Travailler seul peut être fastidieux. C'est pourquoi, si vous prenez la route avec des collègues, vous pouvez les ajouter au même bon d'intervention. Toutes les heures combinées seront ajoutées au montant total de la facture.



Quand vous serez prêt, cliquez sur Ajouter heure de travail dans le coin supérieur droit.


Étape 3 : enregistrer des produits


Tout comme vous pouvez ajouter des heures de travail, vous pouvez également ajouter des produits déjà disponibles dans la base de données Teamleader Focus à votre bon d'intervention. Ajoutez autant de produits que vous le souhaitez, ainsi que leur quantité ! Cliquez sur le + dans le coin inférieur droit et sélectionnez Produits.


Il est aussi possible d'ajouter des nouveaux produits ici :


Étape 4 : ajouter une description, la distance et des images


Vous pouvez également ajouter une description, la distance et des images pour terminer le bon d'intervention. De cette façon, vous et vos collègues sauront s'il y a quelque chose de spécial à ne pas oublier.


Étape 5 : Vérifier le bon d'intervention


Vous avez terminé ? Cliquez sur Vérifier bon d'intervention afin de créer un fichier PDF contenant toutes les informations. Vous pouvez également modifier la mise en page du document ici. Laissez le client signer sur place en choisissant "Signer pour finaliser". 



Conseil : Vous pouvez également envoyer un email, incluant le document pdf du bon d'intervention, à votre client lors de la finalisation de votre bon d'intervention via l'application mobile. 


  1. Dans l'application web Teamleader Focus, créez d'abord le modèle d'email que vous voulez envoyer à votre client. Allez dans Paramètres > Bons d'intervention > Modèles de bons d'intervention et cliquez sur le signe "+". Il est possible d'ajouter plusieurs modèles différents parmi lesquels vous pouvez choisir. Vous pouvez également choisir la langue, ce qui peut s'avérer pratique si vous travaillez également à l'étranger. 
  2. Une fois le modèle créé, vous pouvez l'envoyer lors de la finalisation de votre bon d'intervention dans l'application mobile.
  3. Dans la version web, il ressemblera à ceci :

Lorsqu'un bon d'intervention a le statut "définitif", cela signifie qu'il est finalisé. Par contre, lorsqu'il a le statut "Envoyé", cela signifie qu'il est à la fois envoyé et finalisé.

2. Préparer un bon d'intervention à partir d'une réunion


Cela arrive souvent dans les entreprises qui ont une équipe sur le terrain et une équipe de bureau. L'équipe de bureau peut créer un rendez-vous pour l'équipe sur le terrain, ainsi les collègues sauront où aller. 


Via le site web


Vous pouvez préparer le bon d'intervention en cliquant sur l'icône "ajouter bon d'intervention" en haut à droite du rendez-vous. Vous aurez deux options : remplir partiellement le bon d'intervention en vous basant sur un devis existent, ou remplir manuellement celui-ci. Vous pouvez ajouter une description des tâches à faire ou du matériel nécessaire. Ainsi, vos techniciens sauront à quoi s'attendre !


Vous pourrez modifier le bon d'intervention brouillon plus tard également en revenant au rendez-vous et en cliquant sur "modifier bon d'intervention". Vous trouverez également le brouille du bon d'intervention (pas en PDF) dans l'aperçu de vos bons d'intervention (voir "aperçu bon d'intervention" plus loin dans cet article).

Via l'application 


Dans l'application, dirigez-vous vers votre rendez-vous et cliquerz sur + > Bon d'intervention. Vous pouvez ajouter des éléments et/ou finaliser le bon d'intervention. 



L'aperçu des bons d'intervention

Dans la version web et sur l'app, vous trouverez un aperçu de vos bons d'intervention passés et présents.


Version web

Dans la version web de Teamleader Focus, vous pouvez consulter l'aperçu des bons d'intervention en cliquant sur "bons d'intervention" dans le menu sur la gauche.


Vous pouvez voir quel employé a travaillé sur quel bon d'intervention et pour quel client, la date du bon d'intervention, son statut (brouillon, final, envoyé) et si un projet y est lié. Il est possible de trier certaines colonnes (ascendant ou descendant) en cliquant sur le titre de cette colonne. Vous pouvez choisir quelles colonnes visualiser en cliquant sur la petite roue en bas à droite.


De plus, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut à gauche si vous cherchez un bon d'intervention en particulier.

En cliquant sur le bon d'intervention, la page détaillée s'ouvrira.



Vous y trouverez :

  • Le statut du bon d'intervention en haut, à côté du titre : brouillon, final ou envoyé 
  • La localisation du bon d'intervention et la distance ajoutée 
  • Quand le bon d'intervention a été créé
  • Le projet et/ou le rendez-vous lié
  • Quels champs personnalisés ont été remplis 
  • La description du bon d'intervention, si vous en avez ajouté une.
  • Combien d'heures de travail ont été enregistrées, par quels collègues et le total du temps enregistré
  • Un aperçu des produits ajoutés au bon d'intervention 
    • Vous trouverez l'ID et le nom des produits
    • Vous trouverez le prix individuel du produit et le total de tous les produits 
  • Les photos ajoutées au bon d'intervention 
  • Pour les bons d'intervention finalisés, vous pourrez accéder au fichier PDF en cliquant sur "voir PDF" en haut à droite de l'aperçu. 
    • Notez que vous pouvez également trouver le fichier PDF dans les fichiers des contacts ou des entreprises.

Application mobile

Naviguez vers "bons d'intervention" et vous trouverez un aperçu de tous les bons d'intervention à venir et passés. Si vous cliquez sur le symbole servant à filtrer en haut à droite, vous pourrez trier vos bons d'intervention par statuts : brouillon, final ou envoyé. La barre de recherche vous permet de chercher dans le bon d'intervention en lui-même.


Conversion d'un bon d'intervention en facture

Si vous voulez facturer votre bon d'intervention, suivez ces étapes :

1. Dans la version web de Teamleader Focus, allez au client lié au bon d'intervention. 

2. Vous trouverez le bon d'interventions dans les "fichiers" du client. 

3. Allez au "temps suivi non facturé" et vous trouverez plusieurs actions possibles :

  • Créer une facture
  • Ne pas facturer les heures
  • Faire quelques modifications
  • Exporter vers Excel



Conversion d'un bon d'intervention en facture

Si vous choisissez de créer une facture, le contenu de la facture apparaîtra sur un nouvel écran. Apportez quelques modifications si vous le souhaitez et enregistrez la facture. C'est tout ce que vous avez à faire pour convertir un bon d'intervention en une facture complète !


Facturer un bon de travail à partir d'un projet

Il est également possible de facturer un bon de travail à partir d'un projet. Pour en savoir plus, lisez cet article.


Prêt à l'essayer ? Téléchargez l'application gratuitement via l'Apple App Store ou le Google Play Store et créez un essai gratuit sur www.teamleader.fr !