Berichte sind hilfreich, um auf einen Blick zu zeigen, womit sich Ihre Kollegen oder Sie selbst in letzter Zeit befasst haben. In Ihrem Teamleader Focus-Account können Sie direkt detaillierte Dokumentationen von verschiedenen Ebenen erhalten:

  • Firmen und Kontakte
  • Rechnungen
  • Kalender
  • Projekte
  • Zeiterfassung
  • Globaler Personalbericht
  • Individueller Personalbericht
  • Täglicher Personalbericht
  • Freie Tage

Firmen und Kontakte

Auf CRM-Ebene in Teamleader Focus ist eine Berichterstattung möglich. Sie können für jeden Kontakt und für jede Firma einen Bericht herunterladen. Dazu navigieren Sie zur Detailansicht eines bestimmten Kontakts oder einer bestimmten Firma und klicken auf die drei Punkte neben "Kontakt- oder Firmeninformationen" und entscheiden sich für die erste Option "Bericht herunterladen".


Sie können selbst bestimmen, welche Informationen Ihr Bericht enthalten soll und auch das Format Ihres Berichts (PDF. oder Excel). Falls Sie sich für einen Export im Excel Format entscheiden, dann können Sie lediglich die verbundene Zeiterfassung des Kontakts oder der Firma exportieren.

Rechnungen

(Nicht verfügbar in unserem SMART-Paket)


Im Modul Rechnungen befindet sich unten rechts das Feld 'Mini-Stats’. Hier können Sie über das PDF-Symbol ein Dokument erzeugen. Dieses enthält verschiedene Statistiken zu Ihren Rechnungen.

So generieren Sie aussagekräftige Kernzahlen, wie etwa den Umsatz, die Anzahl bezahlter bzw. unbezahlter Rechnungen und den Gesamtbetrag, welchen Sie pro Kunde erhalten haben.


Kalender

Auch von Ihrem gesamten Teamleader Focus-Kalender kann eine Übersicht erstellt werden. Wenn Sie zu ‘Kalender’ navigieren, sehen Sie oben rechts ‘Export’. Beim Klicken, erhalten Sie ein PDF-Dokument mit einer Übersicht aller geplanten Aufgaben, Besprechungen und Anrufe.

Je nach Voreinstellung (Tag, Woche oder Monat), bekommen Sie einen mehr oder weniger ausführlichen Bericht erstellt.


Projekte

(Verfügbar in MOVE & BOOST und in unserem Projektmanagement-Booster)


Während oder nach einem Projekt ist es keine schlechte Idee, den gesamten Prozess auf Engpässe zu überprüfen. Ein vollständiger Bericht kann Ihnen dabei sehr helfen. In Teamleader Focus können Sie für jedes Projekt ein Bericht erstellen. Klicken Sie auf ein Projekt und gehen Sie zum 'Projektinfo'-Tab in der Kopfzeile. Klicken Sie auf die drei Punkte neben Details und wählen Sie Bericht herunterladen.

In einem Pop-up-Fenster können Sie die Parameter Ihres Berichts definieren:

  • Sollen alle Phasen angezeigt werden oder nur eine bestimmte?
  • Möchten Sie den Bericht in PDF oder Excel? Für welche Daten?
  • Fügen Sie Informationen hinzu, sowie das festgelegte Budget, das verbrauchte Budget, das vorausgesagte Budget, Zeiterfassungen, externe Kosten und Rechnung-Information.

Die obigen Parameter werden nur in einem PDF-Bericht erfasst. Für Excel können Sie zusätzlich entscheiden was heruntergeladen werden soll: die Zeiterfassung oder nur die externen Kosten.


Zeiterfassungsbericht


Ein Zeiterfassungsbericht liefert eine Übersicht über alle Arbeitsstunden für Aufgaben, Anrufe und Besprechungen in einem bestimmten Zeitraum. In Teamleader Focus erstellen Sie diesen Bericht über die Rubrik 'Zeiterfassung‘ in der Navigation oder über Ihr persönliches Menü, rechts oben.

Dort erhalten Sie einen Überblick über Ihre aktuelle Woche und die Stunden, die Sie für die anstehenden Aufgaben, Anrufe und Besprechungen aufgewendet haben. Sie können einen Bericht über diese Stunden in Excel erstellen, indem Sie oben rechts auf 'Exportieren' klicken.

Zu guter Letzt können Sie den Zeitraum für Ihren Bericht festlegen. Geben Sie einfach eine angepasste Zeitspanne ein. Klicken Sie auf ‘Ansicht’. Im Nullkommansichts ist der Bericht fertig.


Als nächsten Schritt können Sie den Zeitraum festlegen, den Ihr Bericht abdeckt. Geben Sie an, welchen Monat, welche Woche, welchen Tag oder welches Jahr der Bericht abdecken soll, oder geben Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum ein. Klicken Sie dann einfach auf "Anzeigen", um den Bericht zu öffnen.


Sie können nicht nur Ihren eigenen Bericht anzeigen, sondern auch die Berichte anderer Benutzer einsehen, WENN:

  • Sie Zugriff auf Einstellungen > Benutzer haben
  • UND Sie Administratorrechte haben oder Sie der Teamleiter des Teams sind, zu dem der Benutzer gehört


Um die Zeiterfassungen zu exportieren, navigieren Sie einfach zu Zeiterfassung, wählen Sie den betroffenen Benutzer aus und klicken Sie auf "Export".


Globaler Personalbericht

(Verfügbar in MOVE & BOOST und in GROW & FLOW)


Wenn Sie einen globalen Bericht exportieren möchten, der die Zeiterfassung aller Benutzer zusammen in Ihrem Teamleader Focus-Konto enthält, können Sie dies tun, indem Sie zu Einstellungen > Benutzer navigieren.


Hier können Sie auf Bericht anschauen klicken, um einen Bericht innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs nach Excel zu exportieren. Sie können auch die Spalten auswählen, die Sie exportieren möchten. 



Hinweise

  • Zeiterfassungen von deaktivierten Nutzern sind ebenfalls im Personalbericht inbegriffen.
  • Beachten Sie, dass Sie nur einen Excel-Bericht exportieren können. Der PDF-Bericht ist nur in BOOST und FLOW verfügbar.


In unserem BOOST- und FLOW-Paket enthaltene Funktionen:


Zeiterfassungsbericht

Eine zusätzliche Funktion des Boost-und Flow-Pakets besteht darin, dass Sie auswählen können, ob Sie den Zeiterfassungsbericht als PDF- oder Excel-Datei erhalten möchten. 


Inhalt des PDF-Berichts

Der Zeiterfassungsbericht in PDF enthält die folgenden Elemente:

  • Ziele: Wurde das vorgegebene Ziel in Bezug auf anrechnungsfähige Stunden erreicht?
  • Aufgabenteilung: Eine Übersicht über die Anzahl der Stunden, die zu einem bestimmten Arbeitstyp gehören. 
  • Arbeitsstunden in Bezug auf Projekte
  • Eine Übersicht aller Zeiterfassungen
  • Die Artikel, die während des ausgewählten Zeitraums verwendet wurden

Globaler Personalbericht

Unter Einstellungen > Benutzer haben Sie die Möglichkeit, innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs zwischen einer PDF- oder Excel-Datei zu wählen. Wenn Sie Letzteres auswählen, können Sie festlegen, welche Spalten Sie ebenfalls exportieren möchten.


 

Hinweis: Zeiterfassungen von deaktivierten Nutzern sind ebenfalls im Personalbericht inbegriffen.


Individueller Personalbericht

Wenn Sie individuelle Ziele für die abrechenbare gegenüber der nicht abrechenbaren Zeit eines Benutzers festgelegt haben, können Sie auch einen Bericht über diese Leistung exportieren.


Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer > klicken Sie auf den blauen Namen eines Benutzers > klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke > klicken Sie auf Bericht anschauen. Legen Sie den Zeitraum fest, und dann können Sie den Bericht abrufen:


Täglicher Personalbericht

Als Teamleiter oder als Administrator haben Sie die Option, einen täglichen Personalbericht zu erhalten. Darin sind die täglichen Aktionen Ihrer Teammitglieder oder aller Benutzer in Ihrem Teamleader Focus-Account aufgeführt.



Gehen Sie zu den Einstellungen und wählen Sie ‘Zeiterfassung’. Dort aktivieren Sie einfach: ‘Täglichen Personalbericht senden’.


Dazu können Sie einen Zeitpunkt für den Erhalt des Berichts angeben. Ist der gewählte Zeitpunkt vor 12 Uhr mittags, enthält der Bericht alles vom Vortag. Ist der gewählte Zeitpunkt nach 12 Uhr, dann erhalten Sie eine Auflistung der Ausführungen bis zu diesem Moment. Für eine vollständige Tagesübersicht wählen Sie also besser einen etwas späteren Zeitpunkt.


Wichtige Hinweise:

  • Personalberichte werden an aktive Nutzer mit einer E-Mail-Adresse, die die Einstellung "Täglichen HR Bericht senden" aktiviert haben.
  • Es werden nur Personalberichte geschickt, wenn Zeiterfassungen bestehen.
  • Lediglich die Mitarbeiter, die für diesen Tag Zeit erfasst haben werden, in den Bericht aufgenommen.
  • Zeiterfassungen von deaktivierten Nutzern sind ebenfalls inbegriffen im Personalbericht.


Freie Tage

Über Einstellungen > Urlaub gelangen Sie ebenfalls zu den Urlaubstagen Ihres Unternehmens. Hier können Sie die kollektiven Ferientage einstellen oder laden Sie eine Zusammenfassung über alle freien Tage Ihrer Mitarbeiter herunter.

Um den Bericht herunterzuladen, klicken Sie auf die drei Punkte neben "Freie Tage" und wählen Sie "Export". Schließlich wählen Sie einfach den Zeitrahmen aus, um einen schönen Überblick über alle freien Tage pro Benutzer innerhalb von Teamleader Focus zu erhalten.