Ganz grundsätzlich strukturiert ein Projekt die Arbeitsbelastung, also alle Aufgaben und Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um die angebotenen Dienste zu erfüllen, basiert es nun auf einem Deal oder nicht. Hier werden wir besprechen, wie Sie Ihr Projekt strukturieren können.

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Wie möchten Sie Ihr Projekt abrechnen? Dies wird Einfluss darauf haben, wie Ihr Projekt strukturiert wird.

Jedoch ist die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, wie Sie Ihr Projekt fakturieren wollen, da dies einen großen Einfluss auf die Struktur hat.

Beispielstruktur

Lassen Sie uns mit unserem Bauprojekt beginnen. Beachten Sie zunächst, dass eine Projektgruppe keine einzelne Aufgabe oder Besprechung ist, sondern eher eine übergreifende Gruppe von Schritten innerhalb Ihres Projekts. Gruppen für den Bau eines Hauses könnten zum Beispiel sein:

• Kauf eines Grundstücks
• Beauftragung eines Architekten
• Beantragung eines Kredits bei der Bank
• Beantragung einer Genehmigung bei der Stadt
• Bau des Hauses
• Einziehen

Wir wissen natürlich, dass der Bau eines Hauses im wirklichen Leben viel schwieriger ist, aber für unsere Demonstrationszwecke werden diese Schritte ausreichen.

Für jede Gruppe müssen mehrere Aufgaben und Meetings erledigt werden. Welche könnten das sein? Um ein Baugrundstück zu finden, müssen Sie Nachforschungen anstellen, Sie müssen das Internet durchforsten, Sie müssen Besprechungen festlegen, um die verschiedenen Angebote genauestens prüfen zu können, Sie müssen eine Besprechung mit einem Immobilienmakler planen, etc. Das sind alles Aufgaben und Besprechungen innerhalb der ersten Gruppe.

Sie können es aber auch anders strukturieren und aufbauen. Stellen Sie sich vor, dass Sie Ihr Haus innerhalb von 12 Monaten gebaut haben möchten. Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, eine Struktur auf der Grundlage der Monate aufzubauen.

• Januar
• Februar
• März
• Usw.

Sie könnten dann sagen, dass Sie für den Baugrund und den Architekten im Januar organisieren müssen. Deshalb müssen Sie online auf die Suche nach Baugrundstücken gehen, Sie müssen Besprechungen mit Immobilienagenturen planen, aber Sie müssen auch Meetings mit verschiedenen Architekten abhalten. Das sind alles Aufgaben und Besprechungen innerhalb der Gruppe Januar.

Wie eingangs erwähnt, sollten wir zunächst festlegen, wie wir unser Projekt abrechnen wollen. Wenn Sie Rechnungen auf monatlicher Basis versenden möchten, sollten Sie Ihre Gruppen entsprechend einrichten - eine für jeden Monat. Wenn Sie verschiedene Schritte Ihres Projekts in Rechnung stellen möchten, z. B. "Kauf eines Grundstücks", "Beauftragung eines Architekten", dann sollten Sie Gruppen erstellen, die jedem dieser Schritte entsprechen. Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie man ein Projekt in Rechnung stellt. 

Grundsätzlich helfen Ihnen die Gruppen dabei, den Überblick darüber zu behalten, was bis wann geschehen muss. Klicken Sie hier, wenn Sie mehr über die Arbeitsaufteilung bei Projekten erfahren möchten.  

Dies ist für jedes Unternehmen spezifisch, weshalb Sie diese Dinge intern festlegen müssen, bevor Sie Projekte in Teamleader Focus einrichten. Natürlich können Sie auch für jedes Projekt andere Strukturen verwenden. Wenn Sie Beratung benötigen, können Sie sich jederzeit an uns wenden - wir helfen Ihnen gerne dabei, den richtigen Weg zu finden.

Sobald Sie die Strukturen gefunden haben, die für Sie am besten funktionieren, können Sie Projekte duplizieren. Auf diese Weise müssen Sie nicht immer wieder neue Gruppen und entsprechende Aufgaben erstellen.

Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass die Arbeit im Team oft hilfreich ist, nachdem Sie durch die Einrichtung neuer Gruppen den Grundstein gelegt haben. Schauen wir uns also an, wie Sie mit Hilfe von Projekten zusammenarbeiten können. In jedem Projekt gibt es meist eine Person, die Entscheidungen trifft, und mehrere Personen, die Beiträge leisten. Teamleader Focus bietet Ihnen die Möglichkeit, den Kollegen je nach ihrer Rolle unterschiedliche Rechte zu gewähren.

Das für ein Projekt ausgegebene Budget zeigt das Budget Ihres Kunden an und wie viele abrechenbare Stunden aufgewendet werden. Die Budgetverwaltung für Projekte ist eine Möglichkeit, das von Ihnen und Ihrem Kunden vereinbarte Budget zu überwachen. Durch die Zuweisung von Ressourcen und die Schätzung der Zeit für abrechenbare Aufgaben und Besprechungen wissen Sie, ob Sie das Budget überschreiten. Für jedes Projekt wird die Gewinnspanne visualisiert, indem Sie einen Überblick über die entstandenen Kosten im Verhältnis zu den Einnahmen des Projekts erhalten. 

Klicken Sie hier, um den nächsten Teil zu lesen: Getting started: Wie können Sie Arbeitszeit und externe Kosten zu einem Projekt hinzufügen?