Fondamentalement, un projet rationalise la charge de travail, toutes les tâches et actions qui doivent être effectuées afin de remplir les services offerts, que ce soit basé sur un contrat ou non. Nous verrons ici comment vous pouvez structurer votre projet.
La première question que vous devez vous poser est la suivante : comment souhaitez-vous facturer votre projet ? Cette question influencera la structure de votre projet.
Exemple de structure
Nous allons donc commencer sur notre projet de construction : un groupe de projet n’est pas une tâche unique ou une seule réunion, c’est plutôt un ensemble d'étapes dans laquelle vous créez plusieurs tâches et réunions. Par exemple, les groupes pour la construction d’une maison pourraient être :
- Rechercher un terrain à bâtir
- Embaucher un architecte
- Obtenir un prêt de la banque
- Demander un permis de construire à la ville
- Construire la maison
- Déménager
Nous savons que la construction d’une maison dans les faits est bien plus difficile, mais pour nos fins de démonstration, ces groupes seront suffisants.
Dans ces groupes, plusieurs réunions et tâches doivent être exécutées. Quelles sont-elles ? Afin de trouver un terrain à bâtir, vous avez besoin d'effectuer une recherche, vous devez vérifier en ligne, vous avez besoin de mettre en place des réunions afin de vérifier les différentes offres, vous devrez fixer un rendez-vous avec un agent immobilier, etc.. Ce sont toutes les tâches et les réunions au sein du premier groupe.
Toutefois, vous pouvez également structurer différemment. Imaginez que vous voulez avoir votre maison construite dans les 12 mois. Cela vous donne également la possibilité de mettre en place une structure basée sur les mois.
- Janvier
- Février
- Mars
- Etc.
On pourrait alors dire que vous voulez acheter un terrain constructible et trouver d’un architecte au mois de janvier. C’est pourquoi vous devez rechercher en ligne un terrain constructible, vous avez besoin de mettre en place des réunions avec les agences immobilières mais vous devez également mettre en place des réunions avec différents architectes. Ce qui pourraient tous être des tâches et des réunions au sein du groupe janvier.
Nous allons maintenant revenir à la question fondamentale depuis le début : nous devons vérifier la façon dont nous voulons la facture de votre projet. Comme nous l’avons déjà mentionné, vous pouvez facilement créer des factures basés sur les groupes. C’est pourquoi dans le cas où vous voulez facturer tous les mois, vous devez configurer un groupe par mois. Dans le cas où vous voulez facturer les différents groupes de votre projet comme « Trouver le terrain à construire» et « Embaucher un architecte », alors vous devriez choisir cette structure. Cliquez ici pour plus d’informations.
Fondamentalement, les groupes vous aident à garder une vue d'ensemble de ce qui doit être fait et à quel moment. Cliquez ici pour en savoir plus sur la répartition d'un projet.
C’est quelque chose de très spécifique à chaque entreprise et doit donc être rationalisées en interne avant la mise en place de projets en équipe. Il est, bien sûr, aussi possible d’utiliser des structures différentes pour différents projets. Si vous avez besoin de conseils, alors vous pouvez toujours nous contacter afin que nous puissions vérifier ensemble si vous êtes sur la bonne voie.
Lorsque vous avez trouvé les structures qui fonctionnent le mieux pour vous, vous pouvez dupliquer des projets. De cette façon, vous n’aurez pas à recréer des groupes et les tâches correspondantes à chaque fois.
Vous vous rendrez probablement compte, après avoir jeté les bases en créant de nouveaux groupes, qu'il est souvent utile de travailler en équipe. Nous allons donc voir : comment fonctionne la collaboration. Dans un projet, vous avez surtout une personne qui prend les décisions et plusieurs collaborateurs. Teamleader Focus vous offre la possibilité d'accorder différents droits aux collaborateurs en fonction de leur rôle.
Le budget dépensé d'un projet vous montre le budget de votre client et combien d'heures facturables ont été dépensées. La gestion du budget sur les projets est un moyen de visualiser le budget que vous avez établi avec le client. En allouant des ressources et en estimant le temps sur les tâches facturables et les rendez-vous, vous saurez si vous dépassez le budget. Chaque projet visualise sa marge en donnant un aperçu des coûts que vous avez encourus par rapport aux revenus du projet.
Cliquez ici pour lire la suite : Premiers pas : Comment pouvez-vous ajouter du travail et des coûts externes à un projet ?