In Teamleader Focus gibt es einen spezifischen Vorgang, den wir für die Bearbeitung von Gutschriften vorschlagen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Betrag erhalten und Ihr Kunde keine Rechnungserinnerungen erhält.
Kurz gesagt, wir erwarten im Allgemeinen, dass Sie eine Rechnung ausstellen, die vollständige Zahlung erhalten und eintragen. Im Falle eines Fehlers aber entscheiden Sie sich, die Rechnung ganz oder teilweise gutzuschreiben. Da gibt es keine Probleme. Aber so läuft es nicht immer.
In der Praxis möchten Sie beispielsweise eine Rechnung teilweise gutschreiben, bevor Sie den Gesamtbetrag erhalten. Eine Teilgutschrift ändert jedoch nicht den Gesamtbetrag der Rechnung, so dass die Rechnung offen bleibt, was wiederum zur Versendung von Rechnungserinnerungen führt.
Der Vorgang
So schlagen wir vor, wie Sie mit Gutschriften umgehen sollten.
Nehmen Sie als Beispiel eine Rechnung von 100 €. Aus Gründen der Übersichtlichkeit fügen wir dieser Rechnung keine Umsatzsteuer hinzu.
Sie möchten die Rechnung von 50 € teilweise gutschreiben.
- Klicken Sie auf Gutschrift
- Passen Sie die Menge an
- Speichern und buchen
Sie werden auf die Gutschriftseite weitergeleitet. Sie können wählen, ob Sie die Gutschrift an Ihren Kunden senden oder Sie setzen sie auf 'bezahlt' als Bestätigung für Sie selbst, dass Sie den Betrag zurückgezahlt haben.
Wenn Sie jetzt zur Rechnungsseite zurückkehren, sehen Sie, dass die Rechnung noch offen ist und der Gesamtbetrag immer noch 100 € beträgt. Wir empfehlen hier, die Rechnung auf 'vollständig bezahlt' zu setzen.
- Klicken Sie auf Bezahlt
- Wählen Sie Vollständige Zahlung
- Bearbeiten Sie optional das Zahlungsdatum, die Zahlungsmethode oder senden Sie eine Dankesnachricht
- Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen
Erledigt! Die Rechnung ist nun geschlossen und die Gutschrift hat ihren Betrag angepasst. Der Vorgang sorgt dafür, dass am Ende der Gesamtbetrag der Rechnung minus des Gesamtbetrags der Gutschrift einen korrekt berechneten bezahlten Betrag ergibt. Folglich wird diese Berechnung auch in Ihrem Buchhaltungssystem korrekt sein.
Die Folgen für automatische Mahnungen
Wenn Sie eine Rechnung teilweise gutschreiben, bevor Sie eine Zahlung erhalten, und die Rechnung als 'unbezahlt' belassen, erhält Ihr Kunde automatische Mahnungen für den vollen Betrag, sofern Sie diese eingerichtet haben. Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten:
- Lassen Sie die Rechnung 'unbezahlt', aber senden Sie die Gutschrift an Ihren Kunden, um ihn über den angepassten Rechnungsbetrag zu informieren. Warten Sie, bis Sie die gewünschte Zahlung erhalten, bevor Sie die Rechnung auf 'vollständig bezahlt' setzen.
- Lassen Sie die Rechnung 'unbezahlt', aber senden Sie die Gutschrift an Ihren Kunden, um ihn über den angepassten Rechnungsbetrag zu informieren. 'Pausieren' Sie die Rechnung (über die drei Punkte neben den Rechnungsinformationen), um keine automatischen Mahnungen an Ihren Kunden zu senden. Der Status der Rechnung bleibt auf 'unbezahlt', damit Sie dies besser verfolgen können.
- Setzen Sie die Rechnung nach Ausstellung der Gutschrift auf 'vollständig bezahlt'. Ihr Kunde erhält keine automatischen Mahnungen, aber Sie müssen den ausstehenden Betrag manuell nachverfolgen.