Sind Sie es leid, bei Angeboten, die noch unterschrieben werden müssen, den Überblick zu verlieren? Indem Sie Ihrem Dokument ein Ablaufdatum hinzufügen, benachrichtigt Teamleader Focus Sie, wenn ein Angebot abläuft, und hilft Ihnen, eine Erinnerung an Ihren Kunden zu senden. Lesen Sie hier alles über Ablaufdaten und Erinnerungen für Ihre Angebote.



Was

Das Festlegen eines Ablaufdatums für ein Angebot ist im Geschäftsverkehr üblich, da beispielsweise Preise aufgrund von Marktbedingungen schwanken können. Indem Sie ein Ablaufdatum für ein Angebot festlegen, stellen Sie sicher, dass der Preis für einen bestimmten Zeitraum gültig bleibt, vermeiden Sie Missverständnisse und bieten Ihrem Kunden Stabilität und Transparenz.


Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Kunden, wenn sie wissen, dass ein Angebot ein Ablaufdatum hat, möglicherweise motivierter sind, Preise zu vergleichen und günstige Konditionen auszuhandeln. Das durch das Ablaufdatum erzeugte Gefühl der Dringlichkeit kann Kunden dazu veranlassen, andere Optionen zu prüfen und so sicherzustellen, dass sie den bestmöglichen Wert für ihren Kauf erhalten.


Das Ablaufdatum ausfüllen

Wenn Sie ein neues Angebot erstellen oder ein bestehendes anpassen, sehen Sie das Feld „Gültig bis“. Dies ist das Ablaufdatum eines Angebots:

  • Tragen Sie hier ein Datum ein
    Dies kann ein Datum in der Vergangenheit, das heutige Datum oder ein Datum in der Zukunft sein

CloudSign sperren

Nachdem Sie ein Datum eingegeben haben, wird ein Schieberegler Auf CloudSign sperren angezeigt.

Wenn Sie diesen Schieberegler aktivieren, können Kunden das Angebot nach dem Ablaufdatum nicht mehr auf CloudSign unterzeichnen. Der Standardwert dieses Schiebereglers kann über Einstellungen > Deals und Angebote > Präferenzen > Sperren Sie das Unterzeichnen auf Cloudsign standardmäßig, wenn das Angebot abgelaufen ist.

  • Beachten Sie, dass diese Einstellung nur von einem Administrator geändert werden kann und dass es sich um eine Kontoeinstellung handelt (d. h. sie gilt für das gesamte Konto).
  • Der Standardwert des Schalters ist in Ihren Einstellungen deaktiviert


Was Sie sehen: Banner und Erinnerungen

Wenn Sie ein gesperrtes Angebot bearbeiten, erhalten Sie die folgende Warnung. Bedenken Sie also, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zwar für den Kunden sichtbar sind, dieser das Angebot jedoch nicht unterzeichnen kann:

Ändern Sie entweder das „Gültig bis“-Datum Ihres Angebots oder schalten Sie es auf CloudSign frei, wenn Sie möchten, dass Ihr Kunde weiterhin unterschreibt.


  •  7 Tage bevor ein Angebot abläuft, wird auf Ihrer Angebotsdetailseite und auf Ihrer Deal-Detailseite ein Warnbanner angezeigt:
    • Das Banner kann entfernt werden: Sie können entweder auf das Kreuz klicken, um es zu entfernen, oder das Feld „Gültig bis“ Ihres Angebots auf ein späteres Datum aktualisieren


Ihrem Kunden eine Erinnerung senden

Das Banner oben enthält einen anklickbaren Link, mit dem Sie Ihrem Kunden eine Erinnerung per E-Mail senden können. Es öffnet sich folgender Dialog:


Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail an Ihren Kunden zu senden.


Sich selbst eine Erinnerung senden

Nicht nur Ihr Kunde kann an auslaufende Angebote erinnert werden, sondern auch der Beauftragte eines Angebots. Sie können sich von Teamleader Focus automatisch per E-Mail an ablaufende Angebote erinnern lassen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Deals und Angebote > Präferenzen
  2. Aktivieren Sie den Schieberegler Benachrichtigen Sie mich, wenn ein Angebot bald abläuft.
    Hinweis: Dies ist eine Benutzereinstellung. Wenn Sie dies also für einen bestimmten Benutzer aktivieren möchten, muss dieser Zugriff auf „Einstellungen“ im Konto haben und den Schieberegler aktivieren. Lesen Sie hier mehr über Benutzerberechtigungen.
  3. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhält der Benutzer fünf Tage vor dem Ablauf eines Angebots eine automatische E-Mail
    • Sie erhalten die E-Mail an die primäre E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Konto verknüpft ist
    • Der Benutzer, der die E-Mail erhält, ist der Verantwortliche für das Angebot. Wenn es keinen Verantwortlichen gibt, wird die E-Mail an die E-Mail-Adresse der Firmeneinheit gesendet, zu dem das Angebot gehört.



5 Tage vor Ablauf eines Angebots erhalten Sie außerdem eine Benachrichtigung über das Glockensymbol in Ihrem Konto.


Wenn das Angebot schließlich abgelaufen ist, erhalten Sie außerdem eine In-App-Benachrichtigung.


Was Ihr Kunde auf CloudSign sieht

Zunächst wird 7 Tage vor Ablauf eines Angebots ein Benachrichtigungsbanner auf CloudSign angezeigt, um Ihren Kunden vor dem bevorstehenden Ablauf zu warnen.


Wenn ein Angebot abgelaufen und gesperrt ist, passieren auf CloudSign folgende Dinge:

  • Die Schaltfläche „Angebot unterzeichnen“ wird ausgegraut/deaktiviert, sodass Ihr Kunde das Angebot nicht unterzeichnen kann.
  • Die Schaltfläche "Ablehnen" wird ausgegraut/deaktiviert, so dass Ihr Kunde das Angebot nicht ablehnen kann.
  • Es erscheint ein Banner, das Ihren Kunden darüber informiert, dass das Angebot abgelaufen ist, mit der Möglichkeit, „ein neues Angebot anzufordern“:
    • Ihr Kunde kann nun das Formular ausfüllen, um eine Verlängerung des Angebots anzufordern. Lesen Sie hier weitere Informationen darüber, wohin das Feedback der Cloud-Plattformen gesendet wird.
    • In Teamleader Focus erhält der Verantwortliche des Angebots eine Benachrichtigung mit einem Link zur Angebotsdetailseite und dem Inhalt des Kundenfeedbacks.


Angebotsübersicht

  • Sie können Ihrer Angebotsübersicht die Spalte „Gültig bis“ hinzufügen, um den Überblick über die Ablaufdaten Ihrer Angebote zu behalten. Klicken Sie darauf, um danach zu sortieren:
  • Sie können Ihrer Übersicht auch die Spalte „Angebotsstatus“ hinzufügen, um nach der Bezeichnung „Abgelaufen“ zu sortieren. Allerdings erhält ein Angebot nur dann die Kennzeichnung „Abgelaufen“, wenn es noch nicht angenommen wurde. Akzeptierte Angebote erhalten nicht den Status „Abgelaufen“ und bleiben „Akzeptiert“, auch wenn sie abgelaufen sind.


Aktivitätsprotokoll

  • In den „Aktivitäten“ sowohl Ihres Angebots als auch des verknüpften Deals wird der Status „Abgelaufen“ protokolliert, wenn ein Angebot abgelaufen ist.

  • Wenn ein Angebot auf CloudSign gesperrt war, Ihr Kunde aber eine Verlängerung des Angebots angefordert hat, werden die Aktivitäten auf der Angebotsdetailseite und der verknüpften Deal-Detailseite mit Datum und Uhrzeit des Kundenfeedbacks sowie dem Inhalt des Feedbacks aktualisiert .


Ablaufdatum in der Angebotsvorlage und im E-Mail-Inhalt

Teilen Sie das Ablaufdatum Ihres Angebots an drei Stellen mit:

  • Auf der Dokumentvorlage Ihres Angebots
  • In den „Angebotstext - Vorlagen“ (Einleitungstext Ihres Angebots)
  • In der E-Mail-Vorlage Ihres Angebots


Angebotsvorlage

Selbstverständlich können Sie das konkrete Ablaufdatum eines Angebots auch auf Ihrem Dokument selbst vermerken. Um dies zu tun:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Dokumentenvorlagen > Angebote > Shortcodes anzeigen.
  2. Sie finden den Shortcode VALID_UNTIL_DATE.
  3. Laden Sie Ihre aktuelle Vorlage in Word herunter und fügen Sie den Shortcode zwischen Dollarzeichen an einer beliebigen Stelle in Ihrem Dokument ein: $VALID_UNTIL_DATE$
  4. Sehen Sie sich die Vorschau Ihres Angebots an


Angebotstext - Vorlagen

Fügen Sie der Vorlage Ihres Angebotseinleitungstextes die Variable #VALID_UNTIL_DATE in den Einstellungen hinzu, um das Datum einzuschließen.


E-Mail-Vorlage für ein Angebot

Oder fügen Sie der E-Mail-Vorlage zum Versenden eines Angebots die gleiche Variable #VALID_UNTIL_DATE hinzu, um Ihren Kunden effizienter über das Ablaufdatum zu informieren.


Anmerkungen

  • Es ist nicht möglich, den Zeitpunkt zu konfigurieren, an dem Sie eine In-App-Benachrichtigung über den Ablauf des Angebots erhalten. Die 5 Tage davor sind festgelegt
  • Für die automatische E-Mail-Erinnerung ist es nicht möglich zu konfigurieren, wann Sie sie erhalten möchten, die 5 Tage vorher sind festgelegt
  • Der E-Mail-Inhalt der Benachrichtigung oder der automatischen E-Mail-Erinnerung ist nicht anpassbar
  • Wenn Sie Standard-Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen für Angebote hochgeladen haben, stellen Sie sicher, dass Sie dort keine bestimmte Ablauffrist angegeben haben. Dies wird Ihre Kunden verwirren, wenn Sie in Ihrem Angebot auch den Shortcode für das Ablaufdatum angegeben haben.