¿Cansado de perder de vista los presupuestos que tus clientes aún no han firmado? Si añades una fecha de caducidad a esos documentos, Teamleader Focus te notificará cuando un presupuesto esté a punto de vencer y te ayudará a enviarle un recordatorio a tu cliente. Lee todo sobre fechas de caducidad y recordatorios para tus presupuestos aquí.



Qué

Fijar un fecha de caducidad para los presupuestos es una práctica habitual en el ámbito de las transacciones comerciales, como puede suceder por ejemplo, con la fluctuación de precios debido a las condiciones del mercado. Establecer una fecha de vencimiento para los presupuestos tiene numerosas ventajas: te aseguras de que el precio siga siendo válido durante un periodo de tiempo determinado, se evitan malentendidos y se ofrece estabilidad y transparencia al cliente.


Una ventaja adicional es que la fecha de caducidad de la oferta comercial, puede motivar a los clientes a comparar precios y negociar condiciones favorables. Esta sensación de urgencia creada por la fecha de caducidad puede llevarlos a explorar otras opciones, asegurándose de que están obteniendo el mejor valor posible por su compra.


Rellenar la fecha de caducidad

Al crear un nuevo presupuesto o modificar uno existente, visualizarás el campo 'Válido hasta' que corresponde a la fecha de caducidad del presupuesto:



  • Rellena la fecha de caducidad aquí. Puede tratarse de una fecha pasada, presente o futura.


Bloquear el presupuesto en CloudSign

Después de haber rellenado la fecha, visualizarás el deslizador Bloquear en CloudSign.


Si activas esta opción, tus clientes no podrán firmar el presupuesto en CloudSign después de la fecha de caducidad. El valor predeterminado de este control deslizante se puede definir a través de Parametrización > Oportunidades y Presupuestos > Preferencias > Bloquear la firma en CloudSign cuando caduca el presupuesto.

  • Ten en cuenta que esta configuración sólo puede ser modificada por un usuario administrador, tratándose adicionalmente de un ajuste de parametrización que se aplica a todos los usuarios de la cuenta.
  • El valor predeterminado del conmutador será desactivado en los ajustes de tu cuenta.


Lo que ves: banners y recordatorios

  • Cuando modificas un presupuesto bloqueado recibirás el siguiente mensaje de advertencia. Ten en cuenta que los cambios que realices podrán ser vistos por el cliente, pero este no podrá firmar el presupuesto. 
  • Si quieres que tu cliente pueda firmar el presupuesto, cambia la fecha del campo 'Valido hasta' del presupuesto o desbloquéalo en CloudSign.
  • 7 días antes de que el presupuesto caduque, aparecerá un banner de advertencia tanto en la página de detalles del presupuesto como en la página de detalles de la oportunidad:
    • Puedes hacer clic en la X para eliminar el banner o actualizar el campo 'Valido hasta' del presupuesto, añadiendo una fecha posterior.


Enviar un recordatorio al cliente

El banner anterior contiene un enlace cliqueable que puedes usar para enviarle a tu cliente un recordatorio por correo electrónico. Si pinchas el enlace se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:




Haz clic en Enviar para mandar el recordatorio del presupuesto a tu cliente.


Enviar un recordatorio a ti mismo

Los recordatorios de los presupuestos que caducan, no los recibe solo el cliente, sino también el usuario responsable de la oportunidad. Puedes configurar que Teamleader Focus te envíe recordatorios automáticos por email sobre los presupuestos que caducan:

  1. Ir a Parametrización > Oportunidades y Presupuestos > Preferencias
  2. Activa el deslizador Enviarme un recordatorio por email cuando un presupuesto esté a punto de caducar. Nota: se trata de un ajuste de usuario, lo que significa que si deseas habilitar esta opción para un determinado usuario, éste deberá acceder a la Parametrización de la cuenta y activar el deslizador. Más información sobre los permisos de usuario aquí.
  3. Cuando esta preferencia está activada, el usuario recibe automáticamente un correo electrónico 5 días antes de que un presupuesto esté a punto de caducar.
    • Recibirás el email en la dirección de correo electrónico principal vinculada a tu cuenta Teamleader Focus.
    • El usuario que recibe el email es el responsable de la oportunidad. Si no se ha designado un responsable, el mensaje se enviará la dirección de correo electrónico de la entidad de empresa a la que pertenece el presupuesto.


5 días antes de que caduque el presupuesto, también recibirás una notificación a través del icono de la campana en tu cuenta. Cuando el presupuesto haya caducado, también recibirás una notificación en la aplicación.


Lo que ve tu cliente en CloudSign

En primer lugar, 7 días antes de que caduque un presupuesto, se muestra un banner de notificación en CloudSign para advertir a tu cliente sobre la expiración de la oferta.


Cuando un presupuesto caduca y se bloquea, en CloudSign ocurre lo siguiente: 

  • El botón "Firmar presupuesto" aparecerá en gris/deshabilitado, lo que impedirá que tu cliente firme el presupuesto.
  • El botón 'Rechazar' aparecerá atenuado (en gris) o estará desactivado para que el cliente no pueda rechazar el presupuesto.
  • Aparecerá un banner informando al cliente de que el presupuesto ha caducado con la posibilidad de "Solicitar un nuevo presupuesto":



Vista general de los presupuestos

  • Puedes añadir la columna 'Valido hasta' en la vista general de tus presupuestos, para tener bajo control las fechas de caducidad de tus ofertas. Haz clic sobre la columna para ordenar su contenido en orden ascendente o descendente.
  • También puedes añadir la columna 'Estado del presupuesto' para clasificarlos con la etiqueta 'Caducado o vencido'. Sin embargo, un presupuesto sólo recibirá la etiqueta 'Caducado' si aún no ha sido aceptado. Los presupuestos aceptados, aunque hayan caducado, no perderán el estado de "Caducado" y seguirán siendo "Aceptados".


Registro actividad

  • En la sección 'Actividades' tanto del presupuesto como de la oportunidad vinculada, se registrará el estado 'Caducado' cuando el presupuesto haya vencido:
  • Cuando para un presupuesto bloqueado en CloudSign, el cliente haya solicitado una ampliación del período de validez, las actividades de la página de detalles del presupuesto y de la página de detalles de la oportunidad vinculada se actualizarán con la fecha y hora de la respuesta del cliente, así como con el contenido de la respuesta.


Fecha de caducidad en el contenido del presupuesto y en la plantilla de correo electrónico

Indica la fecha de caducidad de tus presupuestos en tres contextos diferentes:

  • En la plantilla del documento del presupuesto
  • En la plantilla de presentación del presupuesto (texto introductorio o valor del código abreviado $QUOTATION_TEXT$)
  • En la plantilla de correo electrónico para el envío del presupuesto


Plantilla del presupuesto

Puedes añadir la fecha de caducidad del presupuesto en la plantilla que sirve de base para la creación del PDF del presupuesto. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Ve a Parametrización > Formato de documento > Presupuestos > Ver códigos abreviados.
  2. En la sección 'El documento' encontrarás disponible el código abreviado VALID_UNTIL_DATE.
  3. Descarga la plantilla de presupuesto y añade en el documento en formato word el código abreviado usando el signo dólar antes y después: $VALID_UNTIL_DATE$.
  4. Verifica el resultado en la vista previa del presupuesto:


Plantilla de presentación del presupuesto (QUOTATION_TEXT)

Añade a la plantilla del texto introductorio del presupuesto la variable #VALID_UNTIL_DATE para incluir la fecha de caducidad del presupuesto.


Plantilla de correo electrónico del presupuesto

Añade a la plantilla del correo electrónico para el envío del presupuesto la variable #VALID_UNTIL_DATE para incluir la fecha de caducidad del presupuesto en el email que recibirá tu cliente.


Notas

  • No es posible configurar cuándo recibir una notificación en la aplicación sobre la caducidad del presupuesto, que se fija 5 días antes. 
  • Para el recordatorio automático por correo electrónico, no es posible configurar cuándo deseas recibirlo, los 5 días anteriores son fijos y por lo tanto predeterminados.
  • El contenido del correo electrónico de la notificación o del recordatorio automático no es personalizable.
  • Si has cargado condiciones generales por defecto o condiciones generales para presupuestos, asegúrate de que no haber mencionado un periodo de expiración específico para la aceptación del presupuesto en ellos. Esto confundirá a tus clientes si también has incluido el código abreviado para la fecha de caducidad en tu presupuesto.