Kijk voor je begint te importeren welke waarden toegestaan zijn voor elk veld. Hier leggen we uit hoe je kolommen kunt aanpassen, zodat ze aan het vereiste formaat voldoen.


We vertrekken van de eerste bijlage.


Het gewenste resultaat ziet eruit als de tweede bijlage. Dit bestand kan dienen als richtlijn voor jouw importbestand.


Hieronder vertellen we hoe je de meeste kolommen in je importbestand in orde kunt brengen. Eigenlijk moet je maar drie formules kennen:

  • Tekst naar kolommen
  • Sorteren en Filteren/Zoeken en Selecteren
  • Tekstformules combineren


Formule om tekst om te zetten in kolommen

Met deze formule kun je kolommen aanpassen die adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, accountmanagers of gerelateerde contacten bevatten (of andere kolommen met meerdere waarden).

  1. Voeg rechts evenveel nieuwe kolommen toe als het maximale aantal e-mailadressen in eenzelfde cel. Selecteer je kolom met e-mailadressen > Ga naar Gegevens > Selecteer de optie 'Tekst naar kolommen':
  2. Kies de optie Gescheiden.
  3. Klik op Volgende > Kies een scheidingsteken uit de lijst (bv. komma, puntkomma enz.) of typ je scheidingsteken naast Overige.

4. Klik op Volgende om door te gaan > Kies de optie Standaard voor de opmaak van de gegevens in de kolom. Controleer de nieuwe kolommen die zullen worden aangemaakt in de sectie Voorbeeld van gegevens:

5. Klik op Voltooien. Ziezo, dat is klaar!


Opmerkingen:

  • Kies in stap 4 de optie Tekst voor de opmaak van de gegevens in de kolom.
  • Kolom met telefoonnummers: als er twee of meer telefoonnummers in dezelfde cel staan, kun je ze scheiden met de formule Tekst naar kolommen.


Sorteren en filteren/Zoeken en selecteren

Deze formule werkt met kolommen waarin landen, talen, betalingstermijnen of sectoren staan (of andere kolommen waarin je waarden wilt vervangen).

  1. Selecteer de kolom met de landen.
  2. Klik op Sorteren en filteren en selecteer Filteren:

3. Je ziet nu een vervolgkeuzeknop boven de geselecteerde kolom. Klik erop om een lijst te krijgen van alle verschillende landen in de kolom.

4. Om voluit geschreven namen van landen te vervangen door de tweeletterige ISO-code, moet je Zoeken en selecteren gebruiken.

5. Klik op Zoeken en selecteren en kies Vervangen:

6. Vul de naam van een land in in het veld Zoeken naar en de overeenkomstige ISO-code in het veld Vervangen door. Klik dan op Alles vervangen:

7. Herhaal stap 6 voor elk land.


Tags van twee of meer cellen combineren in één cel

  1. Voeg rechts een nieuwe kolom in
  2. Enter = selecteer in de eerste cel van je nieuwe kolom de eerste cel van de eerste kolom met tags, type de string &“,”& en selecteer vervolgens de tweede cel van de tweede kolom met tags en druk op Enter om te bevestigen. 
  3. Om de formule op de volledige kolom toe te passen, selecteer je de cel met de formule en plaats je de cursor op de rechter onderhoek totdat er een zwart +-teken verschijnt.

4. Klik op het +-teken en sleep het naar beneden. Je kolom zal er als volgt uitzien: