Iedereen wil zich 100% kunnen focussen op het echte werk. Of dat nu schrijnwerken, loodgieten of dakdekken is; het gaat erom de job te klaren en zo weinig mogelijk tijd te spenderen aan agenda en administratie. Hier komt Teamleader Focus in het plaatje.


Dit artikel stelt een mogelijke workflow voor voor Teamleader Focus-gebruikers actief in de bouwsector of de installatiesector. Het zijn slechts suggesties, dus mocht je meer vragen hebben, bekijk dan zeker eens ons Supportcentrum, of contacteer ons supportteam.


De volgende onderwerpen overlopen we:

  • Agenda
  • Lead capture-Booster
  • Tijdregistratie
  • Werkbonnen
  • Facturatie


Agenda


Afspraak

Laat ons aannemen dat je een tijdstip heb afgesproken met de klant om het afgesproken werk uit te voeren:


  1. Ga naar de 'Agenda' via het overzicht links
  2. Sleep de cursor in het geselecteerde tijdsvak and klik op 'Afspraak inplannen'.

3. Vul de volgende zaken in:


  • Klant
  • Titel van de afspraak
  • De beschrijving
  • De locatie 


4. Klik op 'Opslaan' en je komt op de Afspraakpagina terecht.


5. Klik op het plusteken naast 'Collega's aanwezig' om de collega's te selecteren die op de afspraak zullen zijn.


Dat is de eerste stap! De afspraak werd nu gepland en je zal ze terugvinden in je kalender en in die van je collega. Het is ook mogelijk om Teamleader Focus de afstand (in km) naar het afspraakadres te laten berekenen. Hiervoor ga je naar Instellingen > Agenda > Voorkeuren > Toon de reisafstand naar afspraken. De afspraak zal er als volgt uit zien in je agenda:


Let op: dit is een instelling op accountniveau en niet op gebruikersniveau. Als de optie om de reisafstanden weer te geven ingeschakeld staat in de instellingen dan zal deze optie aanstaan voor elke gebruiker.


Bovendien; dit is slechts één manier om je afspraken te plannen. Klik op de link om te weten wat de mogelijkheden zijn.


Externe agenda

Synchroniseer je Teamleader Focus-agenda naar je externe agenda's om zo op elk platform je schema in de gaten te houden. 


Taken

Voor de eigenlijke installatie op locatie plaatsvindt, moet er nog heel wat voorbereid worden. Plan de taken in bij de juiste collega's:


1. Ga naar je agenda

2. Navigeer naar de dag waarop het werk gedaan moet zijn

3. Sleep de cursor om het juiste tijdstip aan te duiden

4. Selecteer 'Plan taak'

5. Vul de volgende zaken in:

  • Werktype (maak je eigen werktypes  aan)
  • Titel van de taak
  • Beschrijving van de taak
  • Verantwoordelijke collega
  • Klant
  • Opleverdatum


Wanneer de taak wordt voltooid, zal een tijdregistratie moeten ingegeven worden om zo je kosten in de gaten te houden. Dat brengt ons bij het volgende deel.


Lead capture-Booster

Een bedrijf runnen zonder online vergaderingen is in deze tijd moeilijk voor te stellen. Daarom hebben we onze Lead capture-Booster in Teamleader Focus. Ontmoet en praat met je klanten online, en laat ze afspraken met jou inboeken. En dit allemaal bovenop alle andere functionaliteiten die onze tool al biedt! Lees hier alles over wat de Lead capture-Booster is en hoe je deze activeert.


Tijdregistratie

(Niet beschikbaar in ons oud GO-pakket)


Tijdregistratie laat je toe alle uren te registreren die je aan taken, afspraken of calls spendeert. Klik op de link om te weten te komen op welke manieren je tijd kan registreren. Dit is een mogelijke workflow:


1. Ga terug naar Agendamodule

2. Selecteer de voltooide taak

3. Klik op 'Voltooien' (het is ook mogelijk om meteen tijd te registreren op de tijd zonder deze te voltooien)

4. Klik op Tijdregistratie toevoegen

5. Geef de begin- en eindtijd aan:


6. Geef aan of de taak al dan niet factureerbaar is. Als dit op 'Ja' staat, wordt de tijd geregistreerd als 'ongefactureerde tijd' en kan dit later aan de factuur worden toegevoegd.


Werkbon


Met werkbonnen in Teamleader Focus kan je op locatie je uren en kosten registreren en dit laten tekenen door de klant.


Hiervoor heb je de Teamleader Focus app nodig. Als je deze nog niet hebt gedownload, kan dat via de Apple App Store voor Iphone, of via Google Play als je Android gebruiker bent.


Om een werkbon op te stellen:


1. Open je de Teamleader Focus app.

2. Klik je op het plus-symbooltje onderaan je scherm.

3. Selecteer 'Werkbonnen'

4. Vul de nodige informatie in:

  • Klant
  • Werkuren (begin- en eindtijd)
  • Beschrijving van het werk
  • Extra artikelen nodig voor de job (optioneel)

5. De werkbon kan nu worden ondertekend door de klant.

6. Klik op 'Opslaan'


Je zal de ondertekende werkbon nu terugvinden in de browserversie in het menu Werkbonnen of onder de 'Bestanden' van de klant.


Facturatie

(Niet beschikbaar in ons SMART-pakket)


Alle taken, afspraken en calls gelinkt aan de klant en die je als 'factureerbaar' hebt gemarkeerd bij het registreren van tijd komen nu onder 'Ongefactureerde tijd' te staan op de contact- of bedrijfspagina van de klant.


Klik op 'Acties' - 'Factureren' om alle deze items te factureren. Als je een taak toch niet wilt factureren, zorg dan dat het vakje recht niet aangevinkt staat.


Een draft-factuur wordt dan aangemaakt die je meteen kan inboeken en verzenden. Klik op de link om de andere manieren om facturen aan te maken in Teamleader Focus te ontdekken.



Heb jij een goeie tip voor het werken met Teamleader Focus die je wilt delen? Stuur die dan gerust door naar support!