Dans le secteur de la création, la pression est toujours forte pour réaliser des projets intéressants qui impressionnent les clients. Il est souvent difficile de garder la tête froide et de mener à bien des projets de A à Z, tous les projets à la fois. C'est pourquoi vous devez disposer de quelques éléments essentiels pour passer d'une idée géniale à un projet prêt à être expédié sans heurts majeurs en cours de route.
Cet article contient des conseils, des liens utiles et un flux de travail potentiel pour travailler avec Teamleader Focus dans une agence. Nous pensons que les projets sont au cœur de votre organisation et ceci sera la base de cet article.
Pas besoin de préciser que deux entreprises ne travaillent pas de la même façon et cet article n'est qu'une suggestion. Teamleader Focus offre plusieurs possibilités. Si vous avez des questions plus précises, vous pouvez vérifier notre centre d'aide pour des informations sur les modules ou contacter l'équipe support
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La planification d'un projet commence dès la phase de pitching
Dans le secteur de la création, tout est question de pitching. Se donner beaucoup de mal pour présenter son idée créative à un client potentiel et la lui vendre fait de ce secteur un marché difficile et concurrentiel. Pour être sûr d'avoir suffisamment de projets, vous devez surpasser la concurrence avec une meilleure idée. Contrairement à ce qui se passe dans d'autres secteurs, la planification des projets commence dès la phase de pitching. Chaque idée dont vous avez discuté avec des clients, telle qu'une campagne de marketing, peut facilement faire l'objet d'un devis que vous pouvez envoyer à votre client pour qu'il le signe. Vous pouvez ensuite convertir ce devis en projet en quelques étapes simples, et le tour est joué !
Dans notre exemple, notre projet est un rebranding d'une campagne marketing :
Gardez une "vue d'hélicoptère" en permanence
Lorsque l'on travaille dans une agence de création, il est nécessaire d'avoir une très bonne vue d'ensemble de ce qui doit se passer. Cela peut sembler logique, mais c'est souvent un facteur sous-estimé : mieux vous planifiez, plus votre projet sera couronné de succès. Une bonne planification ne consiste pas à faire entrer toutes les tâches dans un calendrier infaillible, mais à laisser de la place aux retards, aux erreurs et à l'espace pour respirer.
En-tête du projet
Remplissez les champs, ils vous donneront une vue d'ensemble claire des informations les plus importantes du projet. Vous pouvez ajouter des champs supplémentaires à l'en-tête en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit > Personnaliser l'en-tête.
Gérer les préférences vous permet de définir les droits d'accès/de modification d'un projet. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici.
La répartition du projet
Les agences de création ont souvent un processus clair en tête lorsqu'elles se lancent dans un nouveau projet avec un client. Dans Teamleader Focus, vous pouvez organiser votre projet en ajoutant des groupes et en ajoutant des tâches et des matériaux à ces groupes.
Sous l'en-tête, vous trouverez l'onglet Répartition du projet. C'est là que vous allez structurer votre projet. Comme nous avons converti notre devis en projet, nous avons déjà des groupes et des tâches dans notre projet :
Vous pouvez bien évidemment toujours ajouter des groupes, tâches, et des matériaux à vos projets ou supprimer ceux qui ne sont pas pertinents.
- Ajoutez un groupe en cliquant sur Ajouter un groupe.
- Ajoutez une tâche en cliquant sur Ajouter une tâche ou +Ajouter une ligne.
Vous pouvez aussi ajouter un ou plusieurs collaborateurs à la tâche.
Tous les collaborateurs ajoutés à la tâche dans le projet seront automatiquement affichés dans le champ "Collaborateurs" au niveau de l'en-tête.
Indiquez les dates de début et de fin. Plusieurs mécanismes de sécurité sont prévus pour que vous puissiez livrer votre projet dans les délais et dans le respect du budget. Si vous dépassez la date de fin d'une tâche, d'un matériel ou d'un groupe, vous recevrez une notification à cet effet. Il en va de même lorsque vous définissez le prix ou le coût du budget. Lorsque le prix ou le coût dépasse ce budget, vous recevez également une notification. - Ajoutez un matériel en cliquant sur la flèche à côté de Ajouter une tâche > Ajouter un matériel ou +Ajouter une ligne.
Pour améliorer la flexibilité du module des projets, vous pouvez glisser et déposer les groupes, les tâches et les matériaux pour modifier l'ordre ou déplacer un élément dans un autre groupe.
En fonction de l'évolution de la situation, vous pouvez modifier le statut des tâches et des matériaux : À faire, En cours, En attente et Effectué. Notez que les statuts sont aussi codés par couleur.
Vous pouvez ajouter des colonnes à la vue d'ensemble de la répartition du projet ou les supprimer. Pour ce faire, cliquez sur le rouage et ajoutez toutes les colonnes que vous souhaitez.
Notez également que vous pouvez toujours copier les tâches, les matériaux, les groupes un par un ou tous à la fois. Enfin, vous pouvez fusionner des groupes en glissant un groupe et en le déposant dans un autre.
La créativité n'a pas de prix
Dans la phase suivante, il faut être rentable, mais il n'est pas toujours facile de s'en tenir à un prix fixe.
En discutant avec différentes agences, nous avons appris les choses suivantes. Une campagne créative se compose de nombreux éléments différents : conception graphique, développement web, photographie, etc. Il est possible de fixer un prix fixe pour un certain nombre de ces éléments (comme le temps consacré au développement de la structure d'un site web), mais certains éléments sont difficiles à chiffrer.
Nous avons créé plusieurs méthodes de facturation pour vous permettre de suivre votre projet d'une manière plus souple et plus créative. En bref : c'est vous qui choisissez. Vous pouvez choisir une méthode de facturation pour l'ensemble du projet, pour le groupe ou pour un élément spécifique (tâche ou matériel). Pour en savoir plus sur les méthodes de facturation, cliquez ici.
Pour l'ensemble du projet, vous pouvez choisir les méthodes de facturation suivantes :
- Temps et matériaux : La méthode de facturation par défaut pour un projet, basée sur l'ensemble du temps et des matériaux du projet. Notez que vous pouvez également définir des taux d'utilisateurs personnalisés par projet, vous pouvez le découvrir ici.
- Prix fixe : Un prix fixe est fixé pour l'ensemble du projet. Les travaux sous-jacents n'ont pas de prix individuel, mais un "budget dépensé", qui indique dans quelle mesure le prix fixe est respecté.
- Non facturé : La totalité du projet est non facturable. Il n'y a pas d'options de prix ou de facture.
Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez faire preuve de créativité et vous écarter de cette méthode de facturation par défaut, par exemple pour les tâches. Pour les tâches, nous avons ajouté d'autres méthodes de facturation car certains services requièrent une méthode de facturation différente. Voici les options disponibles :
Après avoir défini vos différentes méthodes de facturation, il est temps de suivre votre travail effectif et de l'enregistrer. Lorsque vous travaillez dans une agence de création, vous devez être vigilant quant à votre temps, afin de ne pas le dépenser de manière excessive. Le suivi du temps est essentiel à cet égard.
Ajoutez un suivi du temps à une tâche en cliquant sur +Ajouter un suivi du temps. Vous pouvez décider ici si le suivi du temps doit être facturable ou non ; cela permet par exemple d'ajouter un suivi du temps non facturable à des tâches facturables. Vous souhaitez ajouter un suivi du temps en masse à la fin de la semaine, par exemple ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité de suivi du temps hebdomadaire !
Si nous revenons à notre vue d'hélicoptère et à l'importance de garder une vue d'ensemble à tout moment, vous pourriez être intéressé par l'exportation d'un rapport de votre feuille de temps par projet. Allez dans l'en-tête et cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit > Exporter les suivis du temps.
Envoyez à vos clients une mise à jour du suivi du temps d'un projet sans créer de facture au préalable, ou sélectionnez cette option pour avoir un aperçu interne du temps déjà passé.
- Cette option est uniquement disponible pour les administrateurs ou les gestionnaires du projet.
- Vous pouvez exporter un rapport vers PDF ou Excel.
- Sélectionnez une langue qui correspond à la langue de votre client.
Facturez votre projet de manière flexible
Pour les agences de création, il est important de garder une vue d'ensemble de qui travaille sur quoi et de facturer ce temps à votre client. Vous pouvez facilement convertir votre projet en facture.
Il est important de décider si vous voulez tout facturer en une seule fois sur la base du temps et des matériaux, ou sur base d'une certaine période de temps de votre suivi du temps. Il est également possible de créer des factures vierges qui sont ensuite liées au projet. Tout cela dépend de votre méthode de travail et peut même varier d'un projet à l'autre.
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