Cet article contient des conseils, des liens utiles et un flux de travail potentiel pour travailler avec Teamleader Focus dans une agence. Nous pensons que le module de projet est au cœur de votre organisation et ce module sera la base de cet article.
Pas besoin de préciser que deux entreprises ne travaillent pas de la même façon et cet article n'est qu'une suggestion. Teamleader Focus offre plusieurs possibilités. Si vous avez des questions plus précises, vous pouvez vérifier notre centre d'aide ou contacter l'équipe support en cliquant sur le point d'interrogation en haut à droite de votre compte Teamleader Focus.
Voici les différents chapitres que nous verrons ici :
- Planification
- Projets
- Les documents
- Suivi du temps
Planification
Tâches et rendez-vous récurrents
Dans la recherche de l'automatisation, vous voulez consacrer aussi peu de temps que nécessaire à la planification. Il est possible de répéter les tâches quotidiennes ou hebdomadaires. Il en va de même pour les rendez-vous.
Projets
Les agences ont souvent un processus clair en tête lorsqu'elles se lancent dans un nouveau projet avec un client. Dans Teamleader Focus, le processus est organisés en ajoutant des phases dans le projet, et des tâches et des rendez-vous dans les phases. Ci-dessous, vous trouverez quelques points intéressants à garder à l'esprit.
La répartition du projet
Lors de la planification, utilisez les phases dans Teamleader Focus pour diviser votre projet en différentes phases, depuis la partie conceptuelle jusqu'à la présentation de votre travail au client et la publication. Pour commencer à créer des phases supplémentaires et ajouter des tâches et des réunions à ces phases, cliquez sur un projet et vous serez dirigé vers la répartition du projet.
Celle-ci peut ressembler à ceci :
La façon de diviser vos phases dépend du type de travail que vous effectuez. La chose la plus importante est de savoir exactement ce qu'on attend de qui pour chaque phase. Une phase a toujours un responsable final, mais les tâches et les rendez-vous peuvent être assignées à d'autres.
Assurez-vous également de fermer la phase quand les tâches et rendez-vous sont terminés. Vous pouvez la fermer en survolant votre phase et en choisissant Fermer la phase. Si, à la fin du parcours, une phase est encore ouverte, le projet sera considéré comme étant en cours :
Des phases dépendantes
Dans certains cas, vous ne pouvez pas commencer à travailler sur une nouvelle phase avant celui qui précède soit terminé. Vous ne pouvez pas démarrer le développement de votre front-end si vous n'avez pas le fil de fer, par exemple. Découvrez comment créer des phases dépendantes.
Budget dépensé
Ici, vous pouvez voir le montant dépensé en relation avec le budget convenu avec le client. En ajoutant du matériel, ou bien en planifiant des tâches facturables et des rendez-vous, le budget dépensé augmentera. Faites attention de ne pas dépasser le budget du client. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.
Bénéfice
La case 'Bénéfice' au centre de la page vous montre la rentabilité réelle de votre projet. Pour un aperçu détaillé des coûts, cliquez sur 'détails'. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.
Ligne du temps
À partir de l'aperçu de votre liste de projets, vous pouvez facilement passer à la ligne du temps des projets. Elle vous offre un aperçu visuel de tous vos projets. Il vous permet d'évaluer en permanence le niveau d'occupation de votre entreprise et vous indique les projets qui requièrent votre attention.
Planification du projet
Utilisez la planification de projets pour diviser efficacement le travail entre les collègues.
3 Les documents
Les agences ont beaucoup d'images à partager. Voici de bonnes pratiques en matière d'échange de fichiers, interne ou avec vos clients.
Accès externe aux projets
(Cette fonctionnalité est disponible dans le forfait "Boost")
Pour rester en contact avec les clients, leurs questions et leurs sautes d'humeur, vous pouvez les accorder un accès externe aux projets, ce qui les permettra de suivre l'avancement. Tous les fichiers téléchargés dans le projet deviendront visibles et téléchargeables pour votre client. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.
Dropbox
Vous pouvez télécharger des fichiers dans tous vos modules Teamleader Focus, mais si vous souhaitez centraliser vos documents, nous vous recommandons fortement d'utiliser l'intégration Dropbox de Teamleader Focus.
4 Suivi du temps
Si vous voulez savoir exactement ce que vaut votre travail, le suivi du temps est essentiel. Il existe de nombreuses façons de suivre vos heures de travail dans Teamleader Focus, voici quelques options :
- Time Tracker : Suivez le temps que vous passez sur vos tâches directement dans votre compte Teamleader Focus.
- Application mobile : Travailler sans votre ordinateur portable ? Suivez le temps via la nouvelle application Teamleader Focus Mobile.
Quel est votre meilleur conseil pour travailler avec Teamleader Focus ? N'hésitez pas à contacter notre équipe de support.